信息時代檔案管理工作面臨的問題和對策

李洪飆

摘要：隨著社會的發展和進步，以及科學技術水平的提升，促進了各個領域的發展和進步。網絡信息化技術的誕生標志著信息時代的到來，檔案管理作為企業、事業單位、政府部門等的重點工作，應用以往的管理方式已無法滿足新時期的要求。檔案管理工作應做到與時俱進、順應時代的發展趨勢，充分利用網絡信息化帶來的便利，進而提高檔案管理的質量和工作效率。促進企業的管理水平，并為信息的規劃提供支持。但是部分企業在進行檔案現代化管理的過程中仍舊存在部分問題，需要采取一系列有效的措施改進這些問題。

關鍵詞：電子檔案；病毒入侵；定期培訓

一、檔案管理信息化的概念

檔案的管理即按照一定的規律對相關部門的檔案進行組織并有效規劃。當前階段各個事業單位、企業、政府、學校等采用現代化的管理手段進行檔案信息的收集、整理、保存和有效管理，使檔案信息的作用得以有效發揮。在進行檔案信息的有效管理時，主要需要將以往的紙質檔案轉化為電子檔案，將紙質信息轉化為電子信息，存儲在計算機或相應的硬盤中。有利于對這部分信息的長久保存，并且方便搜索查詢。對檔案進行數字化的管理當前尚處于技術不完善階段，因此在日常管理中會存在部分問題，需要工作人員采取相應的一系列措施解決。

二、信息時代檔案管理工作的重要性

以往在進行檔案管理時，通常需要管理的是紙質檔案，管理方式相對落后，并且工作具有一定的復雜性且工作量較大，加大了檔案管理人員的工作難度。在進行檔案的日常管理時，為避免紙質檔案受火災、蟲害、水泡、潮濕發霉等的影響，需要投入大量的人力、財力，從而保障紙質檔案的安全。還需制定一系列的預防措施和應急措施，需要專門的地方進行紙質檔案的存放，避免紙質檔案被損毀。并且以往的紙質檔案需要人工的方式進行分類整理，在進行查閱時，也需要耗費大量的時間進行搜索、調取，并且紙質檔案無法盡心有效的備份。隨著網絡信息技術的發展和廣泛應用，促進了檔案管理工作的改革。應用計算機技術和網絡信息化技術，將以往的紙質檔案逐漸轉化為電子檔案，通過計算機或硬盤進行檔案信息的存儲。通過信息化的管理，有利于提高管理的質量和效率，降低了投入的人力和財力，無需專門的空間進行檔案存儲。電子檔案不受火災、蟲害的影響延長了檔案保存的壽命。通過計算機技術在進行檔案查閱時，可以快速的進行檢索和調取，大大節約了時間。通過信息化的管理方式，無需過多的人員進行檔案管理工作，避免人員冗雜，出現不必要的浪費，并減少工作出錯的幾率。

三、信息時代檔案管理工作所面臨的問題

1.管理軟件缺乏普遍通用性

當前階段，雖然各事業單位、企業、政府部門等應用計算機開展檔案的日常管理工作，并應用信息化的管理手段。但是受地域限制，各個企業所使用的計算機型號、管理軟件的系統等均不相同，缺少具有統一性的檔案管理軟件。不利于檔案管理工作的信息溝通和共享，并且加大了相關的檔案管理軟件的開發工作的難度。不利于檔案信息充分發揮其資源的作用，對檔案信息化管理的進一步發展造成嚴重不良影響，不利于檔案管理的現代化發展。

2.檔案管理工作的安全性保密性存在隱患

在信息化時代的大背景下，各企事業單位應用計算機進行檔案管理工作，并通過信息化的管理手段進行管理。雖然在一定程度上降低了工作難度并減少了工作量，減少人力、物力、財力的投入，提高的管理的質量和管理的效率。但是互聯網具有一定的開放性和共享性，在方便資源共享的同時，也使得計算機易遭受病毒的侵害、黑客的惡意攻擊。致使檔案信息受到破壞，遭到篡改、刪除、外泄等，并且導致計算機系統崩潰，無法正常使用等，為檔案管理工作帶來巨大的損失。若不采取有效的預防措施和應急措施，則電子檔案的保密性、安全性無法得到有效的保障。

3.專業的信息化檔案管理人員的缺乏

檔案管理者是開展檔案管理信息化的核心力量，隨著信息時代的高速發展，我們對這方面的人才需求也是愈加強烈，目前，我國既懂技術又懂管理的人才尤為稀缺，規劃信息中心檔案管理人員并不能完全適應現代化檔案管理要求，雖然多數檔案管理工作人員都具備相應的專業管理知識，但時代變了，僅憑原有的知識和經驗來完成工作并不能跟上當今社會日新月異發展的潮流，加上對人員培訓知識的不到位，導致人員缺乏對檔案進行管理的專業能力，也對檔案管理信息化的建設與發展造成一定影響。此外，檔案管理人員在互聯網和計算機方面知識的欠缺，也妨礙就了檔案管理水平的提高。

四、應對檔案管理工作問題得策略

1.開展并加強信息化建設

在目前這個信息時代的背景之下，檔案信息化管理的最終目的是為了使檔案資源能夠得到最大程度的共同分享，最大程度的發揮其價值。首先，應由相關部門牽頭來開發適應現代化信息檔案管理的系統軟件，然后在規劃信息中心乃至全國范圍內推廣使用，以此來提高我國信息化檔案管理的水平。其次，充分應用現代化信息技術開實現規劃信息中心檔案管理工作的自動化，在檔案分類時，可為管理軟件進行編程，以便自動識別不同類型的檔案資源，來實現對資源分類的高效統計、整理和分析。再次，可以利用計算機網絡來實施遠程操作和相互交流。

2.建立健全的檔案信息安全保障體系

檔案管理信息化作為規劃信息中心一種新發展起來的檔案管理手段，其安全和保密工作是相當重要的工作。為了更全面的提高規劃信息中心檔案管理的安全性和保密性，有必要對檔案管理的安全系統進行全面的升級和改造，來保障檔案信息資源不外泄以及安全性。一是檔案信息的存儲安全，二是檔案信息的使用安全。存儲安全和使用應該加強網絡監管，需要技術人員在系統設計時加強防止入侵的安全系數，對于一些機密的檔案管理，需要對相關計算機使用的網絡進行限制，以防病毒的入侵，同時對接觸檔案資源的工作人員進行嚴格審查，并在登錄系統的時候采取身份認證、實名制、密鑰管理、錄入指紋等安全手段來提高信息系統的安全和保密性。

3.加強信息化檔案管理專業人才的培養和培訓工作

隨著信息化時代得到來，電子文件也是突飛猛進，計算機網絡技術也廣泛應用于規劃信息中心檔案管理工作中，當前，各個規劃信息中心都極度缺乏具備信息化檔案管理能力的人員，所以，培養和鍛造一批精通信息技術、電子技術、懂得檔案管理的人員成為當務之急。首先，應充分利用好招聘方式來引進專業的管理和技術人員。其次，對現有工作人員進行培訓，尤其要加大對現代信息技術和科技知識的培訓工作。只有掌握了技術技能和管理知識并提高自身的業務素質之后，才能確保檔案管理人員能夠勝任信息時代規劃信息中心的檔案管理工作，推動信息時代檔案管理工作的發展。

五、結語

信息化的檔案管理手段，在一定程度上提高了檔案管理的質量和管理效率，降低了檔案管理的工作難度，并減少了工作人員的日常工作量，減少了人力、物力、財力的投入。但是互聯網所具有的開放性易使計算機遭受黑客的惡意攻擊和病毒的入侵。因此應通過電腦殺毒、防火墻等有效措施進行預防。并且應對既有的檔案管理人員進行定期的培訓，從而提高其計算機操作能力，獲取更多和計算機有關的知識，提高其專業性，進而提高管理的質量和效率。促進我國檔案的現代化管理水平的提升。

參考文獻：

[1]趙世剛. 信息時代檔案管理工作面臨的問題和對策[J]. 長江叢刊，2016（11）：117-117.

[2]徐輝. 淺議信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策[J]. 科學技術創新，2012（23）：124-124.

[3]孫麗. 信息時代檔案管理工作存在的問題及對策[J]. 辦公室業務，2016（20）：129-129.

[4]張在奎，王豐霞. 信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策[J]. 中國集體經濟，2017，23（12）：31-32.