探討工程檔案管理優化策略

米佳

摘要：隨著理念的發展，檔案精細化管理，即細化分解檔案工作的各個環節，在檔案工作中融入精細化管理，并把各個環節的最佳工作方法歸納總結出來。在企業管理中企業檔案工作占據著極為重要的位置，檔案管理工作的質量和企業的經營效益息息相關，怎樣把企業檔案管理工作做好，讓其更好地服務于企業，是當前探討的一大熱點問題。

關鍵詞：工程檔案;精細化;優化策略

一、工程檔案管理的重要性

1、理念發展層面的要求

理念體現了我們對于發展的認識，不斷地實踐新理念，是促進實際工作開展與發展的關鍵。首先，新理念下，我們對于建設工程的認識更加全面，意識到了工程建設開展，要考慮其全壽命期，因此對于整個工程建設的資料檔案進行重視，能夠保證建設工程的設計，施工，運營等各個階段的開展，提供了一種資料基礎。其次，新理念下，我們同樣意識到了不斷地對于工程檔案工作進行優化改革[1] ，提升了管理層面的有效性，實施精細化管理的模式，也是今后工程建設開展的趨勢所在。總的來說，工程檔案精細化管理，是理念發展層面的要求。

2、實踐開展層面的需要

從實踐的層面進行分析，當前工程檔案管理層面存在著諸多問題。首先，工程檔案是一個十分廣義的概念，工程項目提出、立項、審批，勘察設計、生產準備、施工、監理、驗收等工程建設及工程管理過程形成并應歸檔保存的文字、表格、聲像，圖紙等資料均可以稱為工程檔案。因此實際管理的過程中，十分容易出現紕漏，因此需要強化管理。其次，工程檔案是工程建設的依據，尤其是對于建設工程后期的運營維修，精確有效的檔案，能夠真實反映建設工程的實際情況，對于建設工程的安全性，耐久性有著十分積極的意義，同樣體現了工程檔案精細化管理的必要性。

二、工程檔案優化管理策略

上文中對于工程檔案精細化管理的必要意義進行了分析，不論是從理念的層面分析，還是從工程實踐開展的層面探究，均有著十分顯著的必要性體現。結合實際，主要在以下層面，分析工程檔案精細化管理的有效路徑。

1、加強檔案管理制度建設

對于工程檔案進行精細化管理，首要的途徑即為，要加強檔案管理的制度建設，通過制度層面的建設，促進整個檔案管理精細化，規范化的開展。首先，當前工程建設的過程中，檔案管理制度不完善，不系統，沒有在具體層面規定檔案管理規范，使得工程檔案管理工作以一種較為粗放的模式開展，制約了工程建設的發展[2] 。其次，加強檔案管理的制度建設，主要有著以下層面的具體措施。其一，完善檔案管理制度，不斷地結合實際，對于工程檔案管理的工作進行細化，以及制度或者規范的形式，對于檔案管理的模式進行規定，保證檔案管理精細化開展。其二，相關部門也要對檔案管理中各個步驟和環節進行合理劃分和分配，使得檔案管理工作有序開展，保證工程檔案管理精細化開展所需要的時間，避免出現趕資料的現象發生。其三，建立相應的考評機制，即對于工程檔案管理工作定期開展精細化考評，設置一定的激勵制度，保證檔案管理制度落地，促進檔案管理精細化發展。此外，加強檔案管理制度建設，就是促進檔案管理規范化，使得檔案管理工作有據可依，能夠提升工程檔案管理的精細化程度，對于后期工程建設的開展有著十分積極的作用，應當引起我們的重視。

2、規范檔案管理流程

促進工程檔案精細化管理，完善制度是基礎，還有一個重要的策略就是規范檔案管理流程。首先，檔案管理精細化意義是廣泛的，就是要求工程檔案在管理的過程中，要精確化，細化，有效化，這就對于具體的檔案管理流程提出了要求。首先，工程檔案管理中，要根據不同類型的檔案，進行分類管理。例如，根據工程建設開展的周期，依據項目提出、立項、審批，勘察設計、生產準備、施工、監理、驗收等程序開展檔案管理。

3.加強精細化檔案管理制度建設

當前，對企業檔案管理體制予以完善已慢慢成為促進企業檔案管理水平和管理效率提高的關鍵措施。要想和當前企業發展趨勢及要求相符，實現企業整體管理水平的提升，就必須確保企業檔案管理工作的高效性，而把企業檔案管理工作做好的關鍵，即對檔案管理制度予以完善。運用精細化理念開展檔案管理制度建設，可以實現檔案管理效率的最佳化，并基于此，確保管理標準和管理內容的規范性，企業管理者要借助合理方法和措施完善檔案管理制度，要竭盡所能將檔案管理的有效性增強。此外，相關部門也要對檔案管理中各個步驟和環節進行合理劃分和分配，并選擇某一固定時間考核管理人員，這樣既能在一定程度上促進管理人員專業素質和職業水平的提高，同時還能把管理人員的工作效率提高，從而為企業之后順利開展日常工作提供方便。

4.、提高企業檔案管理工作者的職業技能

要想實現信息化管理精細化，必須做到如下幾點：第一，要對信息化管理的特征予以確定，也就是網絡立足于節點傳播、網絡大數據的集成化利用、網絡具有安全風險等，對這些特征的產生和發展原因進行分析，將相關的管理計劃制定出來。第二，就檔案管理信息化的特征對崗位責任進行劃分，使各個崗位工作人員的職業技能精細化順利實現。不管是對信息化管理的特征進行分析，還是使專崗專責專人的精細化順利實現，都需要檔案管理工作者的職業技能和需要相符，所以，將企業檔案管理工作者的職業技能提高成為促進精細化管理順利實現的重要途徑，建議企業對檔案管理工作者展開專職培訓，也就是借助相關的測試和考核對現有檔案管理工作人員在信息化檔案管理中的工作能力進行分析，如硬件監督檢查的能力、網絡安全管理的能力、檔案資料收集分類的能力等。根據當前工作人員的工作偏好展開崗位劃分并做好相關職業技能培訓，讓他們可以在適合的崗位上充分發揮工作能力;就那些缺乏人才的崗位，如網絡完全管理等，應引入專業人才。

三、結語

本文探究工程檔案精細化管理的有效途徑，主要從上述三個方面進行了分析探究，對于工程檔案工作開展有著針對性的指導作用。總的來說，在工程檔案管理的過程中，需要我們創新思維，積極引入新理念，新方法，最大程度提升檔案管理的質量效率。

參考文獻：

[1] 密玲.工程檔案精細化管理的有效途徑[J].陜西檔案，2016（4）：43-43.

[2] 范小萍.簡析工程檔案精細化管理的有效途徑[J].赤子（上中旬），2017（03）：180.

[3] 姜晶.務實求真，推行檔案精細化管理[J].現代企業文化，2017（17）：108.

（作者單位：國網正定縣供電公司）