創(chuàng)新新時期電子檔案利用路徑探究

楊蕊池

摘要：隨著我國改革開放的步伐不斷加大，經(jīng)濟發(fā)展日新月異以及科學文化的愈加繁榮，檔案工作也隨之發(fā)生了很大的變化。電子檔案的出現(xiàn)，讓檔案開放利用的歷史訴求以及尋找檔案利用的新設(shè)想有了技術(shù)上實現(xiàn)的可能性。

關(guān)鍵詞：電子檔案;利用工作;開展;創(chuàng)新

隨著我國改革開放的步伐不斷加大，經(jīng)濟發(fā)展日新月異以及科學文化的愈加繁榮，檔案工作也隨之發(fā)生了很大的變化。尤其是電子檔案的出現(xiàn)，讓檔案開放利用的歷史訴求以及尋找檔案利用的新設(shè)想有了技術(shù)上實現(xiàn)的可能性。這在今天我們已經(jīng)進入到互聯(lián)網(wǎng)的信息化時代，為檔案的開放利用打下了一個有被社會廣泛接受的堅實的思想基礎(chǔ)。

一、電子檔案管理的重要意義

（一）有利于滿足多樣化需求

在社會不斷發(fā)展的情況下，使用者對檔案的多樣性的要求也越來越高，既需要看原始的文字資料，還需要看原始圖像、視頻等相關(guān)資料，傳統(tǒng)模式顯然不能實現(xiàn)這一要求。正是電子檔案對信息保存具有較高的多樣性，因而能實現(xiàn)使用者各種需求，很好地解決這一問題。

（二）有利于節(jié)省人力物力

傳統(tǒng)檔案管理模式中，因為檔案工作是一項較為特殊的工作，尤其是不易保存的檔案資料，必須由足夠的人力和物力才能保證其完整性，同時也存在被損壞的可能性。伴隨著計算機及網(wǎng)絡(luò)的興起，這些問題得以妥善解決，一方面有了方便管理和整理檔案的助手，另一方面能有效獲取信息，減少了立卷歸檔、查找檢索的障礙，工作人員得到解放，工作效率和檢索效率提高，歸檔質(zhì)量不斷提升，大大節(jié)省了人財物。

（三）有利于提高服務(wù)質(zhì)量

實物資料的信息化是電子檔案的最大特點，在計算機存儲介質(zhì)中，巨大原始檔案能得以保存，并經(jīng)過互聯(lián)網(wǎng)傳播，方便用戶在面對海量信息時，準確快速地篩選出自己所需的資料。

二、電子檔案的優(yōu)勢

（一）豐富了檔案利用途徑

電子檔案的出現(xiàn)，使檔案的利用更加快速、便捷。電子檔案利用的首要途徑為拷貝，這個與紙質(zhì)檔案的利用類似，但強調(diào)拷貝載體提供給利用者時，必須把文件轉(zhuǎn)換為標準文檔存儲格式。其次是通過通信傳輸，即利用網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，將檔案資料提供給固定的查檔單位，檔案的通信傳輸便于實現(xiàn)檔案資源的遠距離共享和交流。三是系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置權(quán)限直接利用。利用者登陸檔案管理系統(tǒng)平臺，通過提前獲取的用戶名和密碼，在平臺上實現(xiàn)直接查詢。用戶直接查詢能實現(xiàn)多人對同一電子檔案的共享。

（二）提高檔案管理的效率

電子檔案管理是通過計算機的應(yīng)用來實現(xiàn)的，電子檔案管理系統(tǒng)的建立能幫助人們快速完成立卷、歸檔、檢索、利用等環(huán)節(jié)，減輕檔案工作者的勞動強度，提高其管理效率。

（三）減少了檔案的人為損毀

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案要靠人工操作進行歸檔和儲存，存在損毀的風險，容易造成檔案的缺失。而電子檔案通過計算機整理完成，避免了人工操作的失誤，使檔案能保存得更加完整、持久。

（四）確保機密檔案的安全

紙質(zhì)檔案通過人工完成一整套的環(huán)節(jié)，容易造成機密檔案的泄露，而電子檔案通過計算機操作，按照設(shè)定的保密程序運行，可以更好地確保機密檔案的安全性。

三、電子檔案利用的方法和路徑

（一）借助新技術(shù)開創(chuàng)信息利用新局面

綜上我們不難看到，因為電子文件的出現(xiàn)、電子政務(wù)的發(fā)展、網(wǎng)格新技術(shù)的推動，檔案利用得到了空前的技術(shù)支持，從而使檔案利用的學術(shù)討論進入了實際運作的重要歷史時期。當前，我們要特別關(guān)注檔案信息資源利用的新亮點，用科學發(fā)展觀指導(dǎo)檔案信息的開發(fā)利用，指導(dǎo)檔案公共服務(wù)體系的創(chuàng)新。例如，建立檔案目錄中心，將本地區(qū)、本系統(tǒng)保存的檔案資料，

通過實體分散、目錄集中的方法匯集起來，實現(xiàn)檔案資源的共享;改變單純依靠檔案部門進行檔案信息開發(fā)的做法，走聯(lián)合開發(fā)之路，有重點地開發(fā)檔案信息資源;此外，還可以進一步改革誠信檔案、人事檔案、“三農(nóng)檔案”和土地房產(chǎn)檔案的利用方式，等等。只要我們把檔案工作的一切著眼點放在利用上，就一定能不斷找到新的利用途徑，開創(chuàng)檔案信息利用工作方面新的未來。

（二）充分發(fā)揮現(xiàn)代計算機技術(shù)的支撐作用

對于檔案利用理論上的研討和探索已進行了若干年，然而效果始終不明顯，究其根本原因就是缺乏相應(yīng)的技術(shù)手段。事實證明，技術(shù)與理論的創(chuàng)新同樣是十分重要的，兩者缺一不可。因而，隨著電子檔案的問世，這一難題開始得到化解。由于電子計算機的普及，我們現(xiàn)行的工作中出現(xiàn)了大量的電子文件，這些文件存入檔案就成了電子檔案。因為電子文件是由一連串數(shù)據(jù)組成的計算機語言，其形成和利用均依賴于電子環(huán)境與技術(shù)的支持，所以它具有互動、易改、不可直讀等特性，使其與紙質(zhì)文件有著根本的區(qū)別和不同。同時，紙質(zhì)文件中的文字、圖表與照片通過掃描儀也可以轉(zhuǎn)換為電子文件。

（三）利用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)資源共享

如今，隨著我國電子政務(wù)建設(shè)的高速發(fā)展，“信息孤島”已顯現(xiàn)出它本身的缺陷。例如，國家政府機構(gòu)中有多少個職能部門就有可能擁有多少個信息系統(tǒng)，每個信息系統(tǒng)又都有自己的數(shù)據(jù)庫、自己的應(yīng)用軟件，各自為政、互不聯(lián)通，政府大小各部門之間最終形成了一個個“信息孤島”，隔斷了部門之間業(yè)務(wù)上的內(nèi)在聯(lián)系，致使豐富的信息資源難以得到共享，同時把無法滿足廣大公眾日益豐富、日益多元化的利用需求。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下產(chǎn)生“信息孤島”的原因是十分復(fù)雜的，似乎一時難以解決，但現(xiàn)在看來，我們可以寄希望于網(wǎng)格新技術(shù)。網(wǎng)格有別于網(wǎng)絡(luò)，究其原理是利用互聯(lián)網(wǎng)把分散在不同地理位置的電腦組成一個虛擬的超級計算機，其中每一臺參與計算機電腦就是一個節(jié)點。

（四）實現(xiàn)計算機技術(shù)與圖書情報檔案一體化

隨著計算機技術(shù)的廣泛應(yīng)用，圖書、情報、檔案三者的界限日益縮小，因為對于計算機來說，本質(zhì)上圖書、情報、檔案都是一種信息，都可以用計算機語言進引存儲、檢索和利用。所以，從某種意義上來說，是計算機技術(shù)促進了圖書、情報、檔案的一體化。我們應(yīng)當清醒地看到，在新形勢下，由于先進技術(shù)手段的采用和客觀的社會需求，圖書、情報、檔案的管理工作及其信息的提供利用都面臨著嚴重的挑戰(zhàn)。無論我們是否愿意，隨著計算機技術(shù)的進一步發(fā)展，圖書、情報、檔案的一體化必將不可避免地向我們走來。此外，在計算機技術(shù)不斷提高和更加廣泛應(yīng)用的今天，加上現(xiàn)代科學技術(shù)的發(fā)展使某些科學研究已從單學科研究轉(zhuǎn)向多學科研究，因而，科研人員不僅需要及時掌握本學科的技術(shù)動向，同時也需要了解相關(guān)學科的最新成果。

結(jié)語

現(xiàn)代社會正在跨入“信息時代”，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛利用會產(chǎn)生越來越多的電子檔案。電子檔案的歸檔、保管與利用，是一項極其重要而復(fù)雜的工作。為了適應(yīng)電子檔案工作的需要和檔案事業(yè)發(fā)展，電子檔案的管理與利用著眼點要高，立足點要實，要符合本單位的客觀實際，順應(yīng)其規(guī)律，加強科學管理，確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準確提供利用的狀態(tài)，使其在社會生活中發(fā)揮更大的作用。

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（作者單位：吉林省白河林業(yè)局）