大數據時代下關于紙質檔案向電子檔案轉化的探討

周麗亞

摘 要 大數據時代下，傳統的檔案管理不僅消耗了大量人力、物力成本，同時也占據了大量的存儲空間。而面對海量的檔案信息以及復雜大數據環境，檔案管理也面臨著極大的困難與挑戰。因此，將紙質檔案轉化為電子檔案已迫在眉睫。基于此，本文筆者首先闡述了紙質檔案向電子檔案轉化的必要性，然后就大數據時代下紙質檔案如何向電子檔案轉化展開探討，以供參考借鑒。

關鍵詞 大數據；紙質檔案；電子檔案；轉化

1 紙質檔案向電子檔案轉化的必要性

1.1 紙質檔案的弊端

（1）不便于保存。隨著公司產品種類以及業務范圍的逐年遞增，檔案數量及種類也逐漸增多，這無疑會給紙質檔案的保存帶來諸多不便。并且，紙質檔案的存儲介質以紙張為主，經過長時間的保存后，容易受到溫度、濕度的影響，如果防霉、防蟲等工作沒有做好，就會直接導致檔案的保存受到影響。

（2）查詢難度大。在進行紙質檔案管理時，對于需要查找的檔案資料，要翻閱大量的文檔庫，并且隨著存儲文檔數量的逐年遞增，也給文檔查詢增加了一定的難度，消耗了檔案管理人員大量的工作時間，使工作效率大大降低。

（3）人力物力消耗較多。隨著檔案數量以及種類的不斷增多，工作內容也更加煩瑣，檔案管理人員大量的時間與精力都放在了檔案的收集、存儲與維護上，每天煩瑣的工作耗費了大量的人力與物力資源，致使工作效率低，管理成本高。

（4）易損耗易損壞。由于紙質檔案存儲介質的穩定性較差，致使在檔案查詢、翻閱、復印以及傳遞的過程中不可避免地會受到一些人為損耗，而這些不可修復的傷害，極易導致文檔信息丟失，從而影響檔案的準確性，對后期的查詢造成影響。并且，隨著時間的推移，檔案原件的紙張會出現霉變、蟲蛀，字跡出現老化、模糊、褪色等現象，這些都會影響閱讀效果，使檔案資料的準確性受到影響。

（5）傳遞使用不便。紙質檔案受到時間與地點的限制，在使用與傳遞方面有諸多不便，并且，紙質檔案在傳遞過程中也耗費了大量時間，不利于檔案資源的有效利用與實時共享。

1.2 電子檔案的優勢

（1）提升工作效率。運用Microsoft office 2003辦公軟件中的Excel與Word進行檔案管理，不僅能有效整理與處理相關的數據，便于進行數據存儲、統計和查詢，而且還能保存大量的文本以及圖片信息，并通過利用Excel中的超鏈接，進行信息的定位與查找，大大提高了檔案管理人員的工作效率。

（2）安全性保密性高。電子檔案能夠對文檔進行加密，確保檔案的安全性。在需要查閱相關電子文檔時，只需要利用智能搜索工具按照自己需要的文件信息進行檢索，防止其他檔案信息的無端泄露，大大提高了檔案資料的安全性與保密性。

（3）便于資源共享。電子檔案能夠實現檔案信息數據的實時共享，打破了時間與空間的限制，能夠隨時隨地為相關人員提供一手的檔案資料，大大提高了檔案資料的時效性與準確性。通過檔案資料的實時共享，大大提高了檔案資料的利用率。

（4）便于查漏補缺。通過電子檔案的自動上傳與更新管理模式，能夠及時對檔案文件進行補充與完善，及時查漏補缺。傳統的紙質檔案由于存儲介質的差異，以至于在需要進行查漏補缺時，需要人工找到具體文件，完成更改后再進行裝訂。而電子檔案只需要檔案管理人員利用智能檢索查找到相關文件，然后對內容進行修改，實現檔案信息編輯、修改的快速便捷。

（5）便于標準化管理。通過制定統一的標準，并借助計算機軟件等實現電子檔案的智能化管理，從而使電子檔案的管理趨于規范化、標準化、統一化，這樣不僅能有效提高檔案管理的質量，而且能有效減輕檔案管理人員的工作負擔[1]。

2 大數據時代下紙質檔案向電子檔案轉化的探討

2.1 以信息資源共享為目標，注重檔案信息資源的開發利用

首先，充分發揮檔案管理部門的優勢，構建科學完善的檔案信息數據庫，促進檔案信息資源的有效整合，形成統一、完整的檔案信息數據庫系統，全面解決公司內部檔案信息傳遞的弊端，改善“信息孤島”現象。其次，以完善的檔案信息數據庫為基礎，加強檔案信息資源的實時共享，全面提高信息資源的利用率，挖掘檔案信息更深層次的價值，使檔案資源由“信息型”向“知識型”轉變，充分發揮檔案信息的潛在價值。另外，在檔案服務上，轉變以往傳統的管理模式，充分利用檔案管理系統，實現檔案信息的全面共享，為檔案需求者提供全方位的服務。

2.2 以規范、統一為目標，加強電子檔案標準化與規范化建設

要想實現對電子檔案的長期保存與有效利用，必須建立健全檔案管理的相關標準與規范。對此，我國逐步建立并完善了檔案管理的相關標準與規范，為電子檔案的管理提供了較為統一的管理標準與規范，為實現電子檔案的統一管理提供了基礎。但值得注意的是，公司應結合自身電子檔案的實際應用情況，制定符合自身實際的電子檔案管理標準與實施細則。此外，在相關標準與規范的制定過程中，應充分發揮檔案管理人員、檔案系統開發人員、系統管理人員以及各業務部門管理人員的作用，為實現電子檔案的標準化與規范化建設提供良好的人員支持與技術保障。

2.3 以確保電子檔案安全為目標，完善電子檔案安全防護管理體系

首先，結合國家檔案管理的標準與規范，確定接收檔案資料的密保程度，并進行實時動態管控，對保密檔案進行定期評估與安全測評，確保涉密檔案的安全性，對非保密檔案全面開放共享；其次，在電子檔案的安全保護體系沒有完善之前，應堅持雙套管理原則，即有能夠體現文檔真實情況的紙質檔案，又有能夠便于查詢、傳輸以及存儲的電子檔案；再次，加強電子檔案管理的安全體系建設，加大安全經費的投入，對電子檔案按照保密級別與重要程度進行密級劃分，并根據用戶權限及檔案保密程度，提供不同的開放機制，對潛在的風險制定對應的安全預警機制，實現對檔案資料的安全防護[2]。

3 結束語

大數據時代下，隨著數據信息來源的增多與信息量的不斷增加，也為檔案管理工作也帶來了全新的機遇與挑戰，這就需要檔案管理人員加強學習與培訓，并結合檔案管理的實際情況，不斷提升業務能力與管理水平，并為檔案管理獲取更大的發展空間。

參考文獻

[1] 王靖怡.電子檔案管理和傳統檔案管理的比較[J].辦公室業務，2018，（7）：67-68.

[2] 王琨.論紙質檔案管理與電子檔案管理的融合[J].卷宗，2018， （22）：18.