論高校檔案管理中信息資源共享模式的構建

錢俊

摘要：在信息技術與國民經濟不斷發展的現代化社會，傳統的高校檔案管理模式已經完全不能跟上高校教育體制的發展需求，這就需要高校樹立正確的高校檔案管理工作意識，引入先進的檔案管理資源信息共享模式，改善傳統檔案管理模式嚴重滯后的現狀。本文對當前我國高校檔案管理模式中存在的重視程度不夠、信息化程度較低及信息隔離等問題，在高校檔案管理基本理論基礎上，從現代化信息技術發展環境下，提出檔案管理信息資源共享模式創新改革措施，為實現我國高校檔案管理工作的高效合理化發展提供有力支持。

Abstract： In the modern society where information technology and the national economy are constantly developing， the traditional university file management mode can not keep up with the development needs of the university education system. This requires the university to establish a correct university file management work consciousness， introduce advanced file management resource information sharing mode and improves the status quo of the traditional file management mode. In view of the problems in the current university file management mode， such as insufficient attention， low level of informatization degree and information isolation， this paper puts forward the archives management information resource sharing mode innovation reform measures based on the basic theory of college archives management， to provide strong support for the efficient and rational development of China's university archives management.

關鍵詞：高校；檔案管理；信息資源共享

Key words： universities；file management；information resource sharing

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2018）32-0096-02

0 引言

高校檔案管理工作本質上是對高校學生從錄入學籍一直到畢業就業的所有在校信息的全面系統匯總，是將學生的在校實踐表現進行全面的數據信息集中化管理的模式。現代化社會背景下，傳統的高校檔案管理模式并不符合當前的社會發展需求，所以對高校檔案管理模式進行優化升級就成為了必然。因此，創建合理有效的高校檔案管理信息資源共享模式，對于實現高校檔案管理工作的系統化、專業化、全面化具有非常重要的實踐意義與社會價值。

1 檔案信息資源管理與信息資源共享基本理論

1.1 檔案信息管理

檔案管理是指整個檔案從數據信息的挖掘、收集、記錄、利用與再生產的所有流程，通過對檔案信息進行有計劃的管控協調來完成各項管理工作。檔案信息管理有異于傳統的檔案管理，主要是依據館藏數據資源與互聯網數據信息，以客戶需求為導向，基于全面系統的檔案資源信息，為客戶搜索數據資源、制定戰略決策以及解決計劃等增值服務提供大量檔案信息支持[1]。而檔案信息管理方式是將檔案管理實現層次上的優化升級，實現檔案信息管理的高度集成性管理。檔案信息管理是將數據信息從個體、行業、社會、地域等方面進行規劃管理。高校檔案信息資源管理隸屬于社會層面的數據信息管理，涉及高校部門的不同層次的數據信息歸納管理。

1.2 檔案信息資源共享

檔案信息資源管理主要是用于加強高校檔案系統的全面化、系統化，提高管理工作效率與服務質量而采取的現代化管理模式，資源共享機制能幫助高校構建更為成熟的信息資源實踐管理體系，所以信息資源管理的終極目標是實現收集數據信息的共享。信息資源共享通常包含數據資源、資源有效傳播以及使用客戶三部分，分別對應著信息資源的物質基礎、信息傳播媒介以及最終服務目標三方面。另外，有效的信息資源共享機制必須要確保信息資源共建與共享的雙重保障。信息資源模塊化建設能最大限度避免出現信息資源的各自為政與重復性構建等行為，降低高校檔案管理成本費用。高校檔案管理信息資源共享就是在信息化建設基礎上，利用互聯網通訊技術、信息管理技術等將各種文字、聲音、圖片等檔案數據，通過特定的方式進行規整處理，為信息資源共享提供數據支持。信息資源共享雖然是構建信息資源管理體系的主要目標，但也要確保共享機制的科學合理性，不能盲目進行超量信息共享，確保信息共享符合社會檔案信息共享規章制度，否則會給信息資源提供方造成較為嚴重的不良影響。

2 高校檔案管理中信息資源共享模式構建重要性

2.1 社會信息化建設發展需求

隨著社會信息化建設與城市現代化進程的加快，社會信息資源已經與傳統的物質資源等成為當前促進我國社會經濟發展的關鍵性資源，其自身特有的社會經濟價值備受社會各界的關注。信息資源的開發與高效利用特性，能夠對資源的能源搜集、原材料加工生產等起到降低成本提高增值價值等作用，真正做到利用信息資源帶動工業化發展。但當前我國高校信息資源開發共享機制遠遠滯后于國際發展水平，所以充分利用挖掘高校檔案資源開發深入與廣度，是實現高校的長久可持續發展的重要渠道。

2.2 社會公眾服務知情權要求

檔案管理機構是社會數據信息的最大集中管理者，在發展初級主要是為了滿足相關領導層的決策需求，逐漸轉變成現代社會的民眾受托機構，所以檔案管理機構本身就承擔著公眾數據信息的公開責任，這是對公眾檔案信息資源的知情權的一種強制性保護。社會經濟的發展使人們對于數據信息的需求量急劇增加，涉及人們生活工作的方方面面，所以在檔案管理中引入信息技術，創新檔案信息資源的共享服務機制，已經成為社會發展的必然趨勢。

2.3 高校教育發展的改革需要

一方面，高校檔案是教師與科研成員的教學研發成果，能對高校科研教育資源的共享與高效利用，提升高校教學層次，實現各高校間優勢信息資源的互補互用，有利于高校的協調共進。另一方面，能有效提高高校教育資源信息化程度，促進高校檔案管理建設的發展。高校信息資源作為公共信息服務系統的重要組成部分，能夠滿足當前社會對大量高校數據信息的需求。所以深入挖掘高校檔案信息的潛在實踐價值，引入現代化信息管理技術，創建更為系統完善的高校檔案管理模式，是高校教育發展改革的必然需求。

3 高校檔案管理中信息資源共享模式構建存在的主要問題

3.1 缺乏對檔案管理的重視程度

由于檔案管理工作并不是顯著性管理工作，不會對學生的學習能力與教師的教學研發能力造成一定程度的影響，所以極易受到高校管理層與教師的忽視。但是檔案管理信息資源共享模式的創建本身就需要高校中各個部門的協調配合，如果管理層與教師并沒有給予應有的重視，會造成數據信息搜集不完全或不能及時進行更新[2]。另外，在信息管理資源共享機制創建過程中，前期準備工作需要投入更多的社會資源與資金，而高校則需要承擔很大一部分的專項資源，如果重視度不夠，會使創建工作很難真正有效開展。

3.2 檔案管理信息化程度過低

雖然大部分高校將數據信息技術引入到檔案信息化管理工作中，但從實踐創建結果來看，管理工作仍舊存在服務管理系統信息化程度過低、模式單一等問題，如信息化檔案管理機制應用單純用于對學生檔案的更新替換或查詢搜索等管理工作，對于挖掘整理更深層次的數據信息共享機制欠缺必須的信息技術支撐。另外，學生數據信息共享中的資料包含學生就職規劃等在內，但這些十分重要的應用價值欠缺高層次的信息化技術，不能深入挖掘更為有價值的檔案信息，導致高校檔案管理工作實踐效率不能得到有效提高。

3.3 無法打破高校檔案信息共享屏蔽

這種信息屏蔽是造成高校間、高校各部門間檔案信息互相隔絕，不能進行有效共享的主要壁壘。在現代化社會中，各種信息資料根本社會價值是交流共享，實現資源價值的最大化。但在實踐管理中，高校檔案管理的封閉性導致高校學生與教師個體很難真正進行資源查閱，更不用說社會上其余人員。這就導致各個高校間無法建立有效的信息檔案共享機制，嚴重限制了學生就職途徑，影響學生的就業成長。

4 高校檔案信息資源共享模式構建對策意見

4.1 給予高校檔案信息資源共享構建應有的重視

高校檔案信息資源共享模式建設需要大量的資金、技術以及設備支持，特別是對構建初期的基礎設施引進、系統優化調整等工作，需要高校管理層與相關部門給予足夠的重視與支持。另外，要充分重視高校檔案信息資源共享模式后期維護工作，不僅要配備專職檔案管理技術人員，對高校支持資源進行合理分配，并且對管理系統配備設施軟件等定期進行優化升級，為信息共享管理系統的高效化開展提供有力保障。

4.2 創新優化高校檔案信息管理共享服務機制

信息共享服務機制從本質上講是為了實現高校檔案信息資源的公開化、透明化，使大量檔案信息資源能夠為高校師生與社會公眾提供有效服務，擴大服務管理范圍。同時由于檔案信息服務機制包含信息資源的整理、保管與服務三方面，所以需要逐步完善檔案工作整體程序，確保檔案管理服務工作的實效性與開放性，使其能更好地滿足社會不同層次、不同領域人群的個性化需求[3]。

4.3 創建高校檔案信息資源集成體系

高校檔案信息資源共享機制需要為包含全校師生與社會公眾在內的所有人提供及時有效的資源信息共享服務，雖然當前我國大多數高校已經進行了檔案信息化建設，但受高校資金、設備以及技術等方面因素限制，在建設過程中暴露出越來越多的問題。同時為了滿足學校自身發展需求，高校間的檔案信息共享管理機制的建設往往各自為政，在管理系統創建過程中采用的軟件設施與信息技術平臺等均存在一定的差異性，導致高校檔案信息資源出現共享屏蔽狀況，很多有價值的資源只能在高校自身內進行使用，無法形成有效的信息交互共享機制，針對這種情況，各高校應該進行聯合協作，創建內容更為豐富化、專業化的檔案信息管理資源庫，為實現信息資源共享體系的系統化、開放化提供有力的物質支撐。

5 結束語

綜上所述，隨著市場經濟發展與教育體制改革優化，高校的檔案管理數量規模迅速擴大，社會對高校方案信息的需求量日益增加，在傳統的檔案管理模式中引入信息資源共享機制，降低管理工作成本耗費，實現檔案管理服務的公開化、個性化，已經成為高校現代化管理發展的必然趨勢。

參考文獻：

[1]解學香.高校檔案管理中信息資源共享模式的構建途徑[J].人力資源管理，2018（01）：207.

[2]趙旭.簡析高校檔案管理中信息資源共享模式的構建[J].辦公室業務，2018（11）：47.

[3]易蓮.高校檔案管理中信息資源共享模式的構建[J].湖北成人教育學院學報，2015，21（01）：76-78.