高校系部教學(xué)檔案管理探析

摘 要：高校的辦學(xué)實力和辦學(xué)水平在一定程度上可以通過教學(xué)檔案反映出來，高校的基本組成單位是系部，其教學(xué)檔案管理工作具有更加重要的作用。但是當(dāng)前高校系部在管理教學(xué)檔案時依然存在許多問題，這對其管理工作會造成一定的不利影響。因此本文主要是對高校系部教學(xué)檔案管理進行了具體的研究與分析。

關(guān)鍵詞：高校；系部教學(xué)檔案管理；信息化水平

高校教學(xué)管理工作的內(nèi)容、方法和效果等都是教學(xué)檔案中所記載的，其可以將高校各個時期的教學(xué)管理情況、教學(xué)質(zhì)量和水平等充分的反映出來。高校要想使教學(xué)管理工作更加有序和正常的進行，需要將系統(tǒng)和規(guī)范的教學(xué)管理檔案系統(tǒng)及時的建立[1]。高校教學(xué)檔案的主要組成部分就是系部，其教學(xué)檔案管理工作對高校具有重要的作用。所以具體研究高校系部教學(xué)檔案管理情況具有重要的現(xiàn)實意義。

1 高校系部教學(xué)檔案管理存在的問題

1.1 沒有全面的收集

高校系部教學(xué)檔案管理工作具有較低的規(guī)范程度和不明確的層級檔案機制，這樣在檔案的歸類中容易將漏歸的現(xiàn)象引發(fā)出來。另外教學(xué)檔案具有非常狹窄的收集范圍，一些資料會在教師個人手中分散，沒有向檔案室及時移交，甚至沒有完整的記錄部分教學(xué)檔案，這會對管理工作造成一些不利影響。

1.2 不統(tǒng)一的數(shù)據(jù)

具有較多的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，但是這些數(shù)據(jù)具有嚴重的不一致的情況。系部整理教學(xué)評估中各種數(shù)據(jù)的主要目的是為分析高校辦學(xué)效果等各項指標提供保障。但是在實際的評估工作中，由于學(xué)生的畢業(yè)論文答辯和獲獎統(tǒng)計等各種數(shù)據(jù)具有很多的出處，但是是不統(tǒng)一的，這樣在實際的評估中無法將具有權(quán)威的統(tǒng)計數(shù)據(jù)拿出來，需要對數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一和匯總，這個過程中需要花費大量的時間[2]。

1.3 信息化程度較低

高校系部檔案信息的編研工作紙質(zhì)簡單的匯總和整理原始資料，這樣導(dǎo)致其具有較低的信息含量，而且也無法及時的歸類和統(tǒng)計日常的教學(xué)檔案。由于在學(xué)期初或者年度末沒有及時的統(tǒng)計這些數(shù)據(jù)，在收集歸檔以后定量分析工作就不能及時的進行，從而嚴重的影響的評估統(tǒng)計數(shù)據(jù)的相關(guān)工作的進度。另外高校系部字編研教學(xué)檔案信息的過程中，對調(diào)查教學(xué)檔案用戶的實際需求情況并沒有充分的考慮，這樣導(dǎo)致其具有較低的針對性、實用性和利用率，而且高校系部教學(xué)檔案管理人員在日常的工作中對于開發(fā)信息的方向往往無法準確的尋找。

2 高校管理系部教學(xué)檔案的對策

2.1 院系領(lǐng)導(dǎo)的重視力度要加大

高校領(lǐng)導(dǎo)要對建設(shè)系部教學(xué)檔案的工作高度重視，在日常的教學(xué)工作計劃中納入系部檔案管理工作，同時在主管領(lǐng)導(dǎo)的議事日常中也要將教學(xué)檔案納入，將投入力度不斷加大，將保管檔案的條件及時的改善，對于系部檔案管理工作中的問題及時的分析和解決。較廣的涉及面和較大的數(shù)量等特點是教學(xué)檔案所具備的，針對這種狀況高校院領(lǐng)導(dǎo)不僅從宏觀上指導(dǎo)系部教學(xué)檔案工作的力度加強，同時應(yīng)該將微觀方面，如將經(jīng)費和設(shè)備使用等投入的力度加強，這樣可以為更好的收集整理和開發(fā)利用系部教學(xué)檔案提供有利的保障[3]。另外當(dāng)前“歸檔難”是大部分高校教學(xué)檔案管理普遍存在的問題，這就需要高校將一定的職能權(quán)利賦予給檔案管理部部門，將其管理職能不斷的情況，同時在教學(xué)檔案管理崗位中要安排具有專業(yè)知識水平和較強工作能力的人，這樣才能將系部教學(xué)檔案管理水平不斷提升。

2.2 將管理人員的自身素質(zhì)不斷提升

系部檔案管理人員的素質(zhì)對檔案管理水平的高低具有直接的決定作用，所以高校只有將檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平不斷的提升才能將檔案管理水平提升。另外檔案管理人員自身要對國家的相關(guān)法律認真的學(xué)習(xí)，不僅要將檔案管理業(yè)務(wù)流程熟練的掌握，對檔案材料本身涉及的專業(yè)知識充分的了解，同時要對手工管理的方式和現(xiàn)代化管理的基本技能熟練的掌握。高校要將培訓(xùn)檔案管理人員的力度加強，對于培訓(xùn)工作要定期組織，其主要目的是將檔案管理人員的思維和業(yè)務(wù)素質(zhì)等不斷的提升，讓其將檔案管理工作的新技能和方法充分的掌握[4]。除此之外，檔案管理為人員要及時的收集文件，將歸檔工作做好，同時對于文件運行的情況實時的跟蹤和了解。

2.3 將科學(xué)靈活的歸檔機制及時建立

高校教學(xué)管理工作的水平受到收集和整理教學(xué)檔案工作的直接影響，所以高校系部一定要完整、準確和規(guī)范的收集和整理教學(xué)檔案。由于連續(xù)性和長期性是高校教學(xué)工作的主要特征，所以其在收集整理工作時可以從學(xué)期期初、其中和期末三個階段進行，這樣可以將收集和整理系部教學(xué)檔案的制度化和經(jīng)?；蟠筇嵘图訌?。

另外階段性的教學(xué)總結(jié)是結(jié)束每個學(xué)年和學(xué)期時必須要進行的，將下一階段的工作布置好，同時當(dāng)結(jié)束每項教學(xué)工作或者教學(xué)活動時要，要及時的收集和整理招生、教學(xué)評估和畢業(yè)生質(zhì)量的相關(guān)材料。同步進行收集教學(xué)檔案和教學(xué)活動可以將收集過程中的一些容易遺漏的材料及時的發(fā)現(xiàn)，而且需要將收集容易缺失材料的工作做好，與相關(guān)部門的溝通力度不斷加大，這樣可以將散失和遺漏材料的現(xiàn)象及時的預(yù)防和避免。

2.4 將教學(xué)檔案的信息化程度提升

廣泛應(yīng)用信息技術(shù)是高校系部教學(xué)檔案管理工作的主要發(fā)展趨勢，教學(xué)檔案信息化的核心和基礎(chǔ)主要是以檔案信息資源建設(shè)和信息網(wǎng)絡(luò)為主。由于多樣性、層次性和時序性等為高校系部教學(xué)檔案的主要特征，所以將高校系部教學(xué)檔案信息化建設(shè)的力度不斷加強不僅可以將系部教學(xué)檔案的管理水平提升，同時可以將將教學(xué)檔案的服務(wù)效率不斷提升[5]。另外隨著高校不斷擴大規(guī)模和提高層次，大大增加了系部教學(xué)檔案以及閱檔和編研的業(yè)務(wù)量，如果不對信息化方式進行使用，則很難與形勢發(fā)展的新要求相符合。針對這種狀況，高校應(yīng)該從以下幾點將系部教學(xué)檔案信息化水平提升：一是將管理電子文件和電子檔案的力度加強，這樣不僅可以使系部教學(xué)檔案工作與實踐活動更好的銜接，同時為高校建立電子檔案信息化標準提供一定的依據(jù)。二是將探索檔案的數(shù)字化進程不斷加快，這個過程中要保證一定的有序性和規(guī)范性。

3 結(jié)論

由此可見，高校系部教學(xué)檔案管理工作對高校的發(fā)展等各個方面都具有非常重要的作用，所以高校需要將系部教學(xué)檔案管理水平不斷的提升，這樣可以將高校的教學(xué)質(zhì)量和水平等不斷的提升。但是在研究中發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前高校系部教學(xué)檔案管理中依然存在一些問題，這對其管理水平的提升會造成不利影響。針對這種狀況，高校應(yīng)該采集具有針對性的措施，將存在問題合理的解決，從而將系部教學(xué)檔案管理水平不斷的提升。

參考文獻

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[2]冒紅.新建本科院校系部教學(xué)檔案管理與高校教學(xué)評估[J].中國成人教育，2015，15（23）：27-28.

[3]王歧興，張陸.科學(xué)分類與科學(xué)管理：對高校系級教學(xué)檔案管理的再認識[J].重慶工學(xué)院學(xué)報（自然科學(xué)版），2017，16（02）：150-152+163.

[4]蘇宇紅，趙初元.優(yōu)化和規(guī)范高校系部教學(xué)檔案管理的實踐研究[J].企業(yè)家天地，2016，21（10）：93-94.

[5]劉莉萍，王建平.模糊綜合評價在高校系級教學(xué)檔案管理中的應(yīng)用[J].孝感學(xué)院學(xué)報，2013，26（03）：33-35.

作者簡介

李海文（1968-）女，漢，內(nèi)蒙古，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理