增強新時期人事檔案管理水平的幾點建議

劉鴻雁

摘 要：進入新時期后，人事檔案管理制度不斷深化改革，在推動人事檔案管理工作發(fā)展的同時，也對現(xiàn)有的人事檔案管理工作帶來了挑戰(zhàn)。面對挑戰(zhàn)，如何提高人事檔案管理水平，成為人事檔案管理工作研究的重點。本文就新時期下人事檔案管理工作所面臨的問題進行了分析，并提出了增強人事檔案管理工作水平的相關建議。

關鍵詞：新時期；人事檔案；檔案管理；信息化建設；

人事檔案是記錄個人信息的材料性文件，人事檔案管理是負責收集、整理、分類、保管人事檔案的一項工作，屬于事業(yè)單位人事管理制度的重要組成部分，關系到個人的升遷和任用的重大問題。進入新時期后，為提高人事檔案管理工作水平，針對當前人事檔案管理工作中存在的問題，開始了人事檔案管理工作的改革。在人事管理工作改革進程中，著力于完善當前人事管理制度中的缺陷，提高人事檔案管理工作的科學性和合理性，增強人事檔案管理工作的有效性，發(fā)揮出人事檔案管理工作的價值和作用。

1 人事檔案管理工作存在的問題

1.1 現(xiàn)代化水平有待提高

現(xiàn)代化水平較低是當前人事檔案管理工作最為突出的問題，也是最為普遍的一個問題，各企事業(yè)單位或多或少都存在該問題。人事檔案管理工作的現(xiàn)代化是指運用現(xiàn)代管理制度和現(xiàn)代科學技術，提升人事檔案管理的信息化、數(shù)字化水平，著力于構建現(xiàn)代化的人事檔案管理制度，達到管理制度科學合理，工作運行規(guī)范高效的狀態(tài)。但是從實際情況來看，人事檔案管理工作普遍信息化水平較低，檔案信息數(shù)字化程度較低，人事檔案仍以紙質化為主要保管方式；在工作方式上，人事檔案信息查閱、調用手續(xù)繁瑣，需要花費大量的時間，效率較低；在管理工作上，管理制度不健全，管理體系較為臃腫，不夠精簡，因此人事檔案的現(xiàn)代化管理水平有待提高。

1.2 管理制度有待完善

管理制度不健全是人事檔案管理工作存在的主要問題之一，集中體現(xiàn)在人事檔案的日常工作中，因管理制度不健全，導致人事檔案的各項工作不能夠有效進行，嚴重影響著事業(yè)單位人事制度的管理和發(fā)展。事業(yè)單位的認識檔案管理工作應遵循一定的規(guī)章制度進行，如材料的收集和整理、檔案的查閱和歸檔等工作，都應嚴格按照制度的規(guī)定開展，但是因管理制度的不健全，導致一些單位在人事檔案管理工作上很“任性”，不能夠按照《人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》去落實人事檔案的材料收集和歸檔、入檔工作；在人事檔案材料的編寫、分類和整理等工作上，又不能夠按照人事檔案材料制作標準進行，導致人事檔案材料的用紙、內容編寫存在著諸多格式問題，制約了人事檔案的規(guī)范性發(fā)展。

2 增強人事檔案管理工作的幾點建議

2.1 健全人事檔案管理制度

健全人事檔案管理制度能夠夯實人事檔案管理工作的基礎，推動人事檔案管理工作向規(guī)范化、科學化、合理化的方向發(fā)展。因此在人事檔案管理制度上，重點要做好以下工作：1.依據(jù)本單位人事檔案工作現(xiàn)狀，制定嚴格的人事檔案管理制度。人事檔案制度的指定一要符合國家相關法律法規(guī)的規(guī)定，二要符合本單位的工作實際，一切從實際出發(fā)，強調實事求是，才能夠制定出合理的人事檔案管理制度。在管理制度的內容上，要對人事檔案的各項管理工作做嚴格要求，細化管理職責和工作內容。在工作上落實責任負責制，要求各崗位工作人員嚴格遵守管理制度的規(guī)定，并對所承擔的檔案管理工作負責。2.規(guī)范人事檔案材料的收集整理工作。在人事檔案材料的收集整理工作上，要明確人事檔案材料的收集和整理標準，進一步規(guī)定人事檔案材料收集的種類，如時間、工作履歷、個人信息、獲獎狀況、違紀記錄等信息，對這些信息的收集要作出具體的固定，如工作履歷要從大學畢業(yè)的時間開始，個人信息則要從有學籍開始記錄，以盡可能的收集個人的相關信息。對所收集的信息進行整理時，針對人事檔案材料的內容制定統(tǒng)一的標準，如書寫、字體大小、照片尺寸、段落布局、紙張大小、字體顏色、印刷等內容作統(tǒng)一的規(guī)定，具體標準的制定可參考《人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》。3.檔案保管制度。檔案的保管制度關系著人事檔案的安全，因此要設置專門的檔案室存放人事檔案，并做好檔案室的防火、防潮、防塵、衛(wèi)生等方面的管理，規(guī)定檔案室內的檔案要按照類別分門別類的擺放整齊，不得隨意挪動檔案。為保障檔案的安全，要對重要的紙質檔案進行備份保管，對調動的人事檔案要做好相關記錄，并規(guī)定每隔半年便審查一次人事檔案的調動工作，檢查人事檔案是否存在缺頁、漏印、信息不全等問題。

2.2 推動人事檔案的信息化建設

為提高人事檔案管理工作的現(xiàn)代化水平，在人事檔案管理工作上應用信息化技術是有效的方式。推動人事檔案管理的信息化建設，首先事業(yè)單位領導層要重視人事檔案管理工作，給予人事檔案管理工作以工作上、資金上、行動上的支持，事業(yè)單位領導層要帶頭使用信息化的人事檔案系統(tǒng)，發(fā)揮領導的示范作用，才能夠有效推動人事檔案管理工作的信息化建設工作。其次要專款專用，將單位的撥款用于采購人事檔案管理工作所需的各項信息化設備，如計算機、網(wǎng)絡設備、掃描設備、打印設備、輸入設備等；還要購買人事檔案管理所需要的軟件，軟件的功能不必追求強大，而要追求經濟實用、安全可靠，以滿足人事檔案管理工作的實際需要為主。設備購買齊全以后，便在人事檔案管理部門的工作場地建立人事檔案管理信息化系統(tǒng)，對所建立的人事檔案管理信息化系統(tǒng)要進行測試，待測試正常后再投入使用。考慮到一些事業(yè)單位有一定的信息化基礎，為節(jié)省資金，可以購買相關輔助設備，更新現(xiàn)有的信息化設備，以較小的代價建立起人事檔案管理信息化系統(tǒng)。最后要依托建立的人事檔案管理信息化系統(tǒng)，對人事檔案進行數(shù)字化處理，使用掃描設備將紙質檔案錄入到系統(tǒng)之中，對所錄入的信息格式要做統(tǒng)一的規(guī)定，制定統(tǒng)一的標準，并進行加密處理，存儲到專用服務器和存儲設備上，保證人事檔案信息的安全。在人事檔案管理信息化系統(tǒng)的使用上，要突出人性化服務，推出便捷查詢服務，便于來訪者的查閱。對人事檔案的調動，要在專用網(wǎng)絡中進行傳輸，防止檔案信息的外泄。

2.3 提高檔案管理人員的綜合素質

檔案管理人員的綜合素質直接影響著人事檔案管理的工作水平，在推動人事檔案信息化建設的今天，引進和培養(yǎng)高素質的人事檔案管理人才是關鍵。首先要提高人事檔案管理人員的服務意識，讓廣大管理人員找準工作定位，提供更加人性化的服務，滿足不同層次人們對人事檔案管理工作的需要。其次要重視對檔案管理人員的培訓工作，定期開展理論知識、業(yè)務素質、操作技能等方面的培訓，增強檔案管理員的理論與實踐能力，提高檔案管理員隊伍的整體素質。最后，要建立適當?shù)莫剳蜋C制，對于在工作上創(chuàng)新的檔案管理員要重獎，以調動廣大檔案管理員的工作積極性，推動人事檔案管理工作的快速發(fā)展。

3 結語

在人事檔案管理工作上，要著力于推動人事檔案管理工作的現(xiàn)代化建設工作，提升人事檔案管理工作的信息化水平，大力培養(yǎng)檔案管理員的理論與實踐能力，建立健全人事檔案管理系統(tǒng)，才能夠有效的增強新時期人事檔案管理工作的水平。

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