醫(yī)院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中電子文件檔案管理的意義

張靜

摘 要：我國當(dāng)前國民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展水平在的不斷提高，促進(jìn)醫(yī)院在逐漸開展信息化建設(shè)工作，但在實(shí)際開展建設(shè)工作的過程中，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)其具有重要作用和意義，并且也能夠?qū)π畔⑻幚砉ぷ鞯拈_展提供幫助。但對(duì)于電子文件來說，與信息化建設(shè)工作的開展具有密切的聯(lián)系，所以，在這樣的情況下，就需要醫(yī)院相關(guān)部門和工作人員提高對(duì)電子文件的重視程度，并采取科學(xué)合理的措施，保證能夠?qū)﹄娮游募M(jìn)行嚴(yán)格控制和管理，從而突出電子文件檔案管理工作的重要性。因此，本文主要針對(duì)醫(yī)院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中電子文件檔案管理工作的重要性進(jìn)行分析和研究，并提出科學(xué)合理的建議。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院辦公；自動(dòng)化系統(tǒng)；電子文件；檔案管理；重要意義；分析研究

我國當(dāng)前醫(yī)院行業(yè)在實(shí)際發(fā)展的過程中，都在逐漸開展信息化建設(shè)工作，而醫(yī)院在實(shí)際發(fā)展的過程中，會(huì)產(chǎn)生大量的信息和數(shù)據(jù)，在這樣的情況下，就需要積極采取辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，保證能夠?yàn)楦鱾€(gè)部門之間工作的開展奠定一個(gè)堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，通過這樣的形式，不僅能夠減少整體工作中的成本，還能夠提高整體管理工作的效率。但對(duì)于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件來說，管理工作和問題也對(duì)其具有重要作用和意義，并且與醫(yī)院檔案管理工作的開展具有密切的聯(lián)系。因此，在這樣的情況下，就需要醫(yī)院相關(guān)部門和工作人員提高對(duì)其的重視程度，并采取科學(xué)合理的措施，從而保障能夠進(jìn)一步提高電子文件檔案管理工作的水平。

1 電子檔案是醫(yī)院辦公自動(dòng)化發(fā)展的主要趨勢(shì)

對(duì)于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)來說，是提高整體管理工作效率的重要的促使，并且也能夠滿足我國當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的需求和標(biāo)準(zhǔn)，并且也在我國當(dāng)前各個(gè)行業(yè)中得到了廣泛推廣和應(yīng)用，并且也能夠充分發(fā)揮其自身的作用和價(jià)值。而醫(yī)院想要開展信息化建設(shè)工作，其自身就必須要具備辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，這對(duì)其具有重要作用和意義，并且與各個(gè)部門信息傳輸工作的開展也具有重要作用和意義，還能夠幫助相關(guān)工作人員對(duì)醫(yī)院動(dòng)態(tài)信息進(jìn)行了解和分析。但醫(yī)院在實(shí)際運(yùn)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的過程中，也會(huì)產(chǎn)生大量的電子文件，而在這樣的情況下，就會(huì)提高對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的要求和標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于電子文件來說，對(duì)于辦公自動(dòng)化的發(fā)展具有重要作用和意義，并且與醫(yī)院的整體發(fā)展具有密切的聯(lián)系，所以，在這樣的情況下，就需要相關(guān)部門和工作人員提高對(duì)電子文檔的重視程度，確保電子文檔的收集和規(guī)劃工作能夠順利開展，從而保障電子檔案能夠充分發(fā)揮其自身的作用和價(jià)值。另外，醫(yī)院在實(shí)際發(fā)展的過程中，還需要提高對(duì)檔案信息化建設(shè)工作的重視程度，并采取科學(xué)合理的措施，保證能夠?qū)﹄娮訖n案進(jìn)行嚴(yán)格控制和管理，確保電子檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)規(guī)范化與科學(xué)化的目標(biāo)，從而保障能夠進(jìn)一步提高醫(yī)院工作的效率。

2 醫(yī)院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中檔案管理工作的重要意義

我國當(dāng)前大部分醫(yī)院在實(shí)際開展管理工作的過程中，醫(yī)院檔案管理工作對(duì)其具有重要作用和意義，并且與整體工作的水平具有密切的聯(lián)系，而辦公自動(dòng)化系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件對(duì)于醫(yī)院的檔案管理工作具有重要作用和意義。而我國現(xiàn)階段大部分醫(yī)院在實(shí)際開展信息化建設(shè)工作的過程中，電子檔案都對(duì)其具有重要作用和意義，并且能夠體現(xiàn)出醫(yī)院的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r，保證電子檔案能夠充分發(fā)揮其自身的作用和價(jià)值，從而保障能夠醫(yī)院的發(fā)展奠定一個(gè)堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.1實(shí)現(xiàn)電子文件歸檔自動(dòng)化的目標(biāo)

醫(yī)院在落實(shí)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的過程中，對(duì)于大多數(shù)的電子文件來說，都能夠通過辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)其進(jìn)行管理，還能夠?qū)崿F(xiàn)集中和統(tǒng)一分類的目標(biāo)，但在實(shí)際開展管理工作的過程中，必須要提高對(duì)電子文件內(nèi)容歸檔范圍的重視程度，保證其自身能夠依據(jù)不同的類型歸入科學(xué)合理的檔案數(shù)據(jù)庫。另外，醫(yī)院在實(shí)施自動(dòng)化電子文件管理工作的過程中，必須要依照國家相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，保證能夠?qū)ο嚓P(guān)文檔進(jìn)行科學(xué)合理的整理和編排以及歸檔，從而保障電子文件能夠進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)轉(zhuǎn)換歸檔的目標(biāo)。另外，對(duì)于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件來說，與傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔管理存在較大的差距。但我國當(dāng)前電子檔案在管理技術(shù)和管理設(shè)備等多個(gè)方面都不能夠打破傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作的形式，所以，在這樣的情況下，對(duì)于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)來說，必須要將轉(zhuǎn)換的電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行結(jié)合，確保都能夠充分發(fā)揮其自身的作用和價(jià)值，從而保證能夠與紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一整理和管理的目標(biāo)。

2.2實(shí)現(xiàn)管理工作流程規(guī)范化的目標(biāo)

醫(yī)院在運(yùn)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的過程中，不僅能夠?qū)﹄娮游募M(jìn)行分類，還能夠?qū)⑾嚓P(guān)數(shù)據(jù)和資料進(jìn)行歸檔，從而保障電子文件生產(chǎn)和處理過程中都具備科學(xué)性與合理性的特點(diǎn)，在實(shí)際開展文檔處理工作的過程中，不僅需要將電子文件相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行完善和優(yōu)化，還需要對(duì)電子檔案進(jìn)行嚴(yán)格控制和管理，從而保障電子檔案具備真實(shí)性和可靠性以及完整性的特點(diǎn)。

2.3實(shí)現(xiàn)檔案格式規(guī)范化的目標(biāo)

醫(yī)院在實(shí)際運(yùn)用自動(dòng)化辦公模式的情況下，不僅能夠取締傳統(tǒng)辦公形式，還能夠?qū)鹘y(tǒng)文件歸檔的理念進(jìn)行改善和創(chuàng)新。另外，對(duì)于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生產(chǎn)的電子文件來說，檔案工作人員不僅需要對(duì)其自身的性能和價(jià)值進(jìn)行評(píng)定，還需要與其他部門進(jìn)行溝通，確保電子文件的內(nèi)容具備完善性的特點(diǎn)，從而保障文件歸檔工作能夠順利開展。除此之外，醫(yī)院在實(shí)際開展辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的過程中，日常的信息處理量較大，并且會(huì)涉及到多個(gè)方面的內(nèi)容，其自身也具備復(fù)雜性的特點(diǎn)，這樣不僅會(huì)導(dǎo)致信息資源經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)分散性的問題，還會(huì)導(dǎo)致檔案的格式不統(tǒng)一，所以，在這樣的情況下，就需要相關(guān)部門和工作人員提高對(duì)其的重視程度，并采取科學(xué)合理的措施，保證能夠?qū)⑥k公自動(dòng)化系統(tǒng)自身的性能進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新，保證電子文件具備統(tǒng)一性的特點(diǎn)，并且還能夠?qū)ξ募w檔工作的流程進(jìn)行嚴(yán)格控制，確保能夠符合相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，通過這樣的形式，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案的目標(biāo)，還能夠保障電子文件管理工作能夠逐漸實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化的目標(biāo)。

2.4統(tǒng)一開放運(yùn)用的標(biāo)準(zhǔn)化

醫(yī)院在實(shí)際運(yùn)用自動(dòng)化辦公模式的情況下，對(duì)于檔案管理部門來說，還能夠通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，并且科學(xué)合理的情況下，能夠運(yùn)用檔案文檔查詢系統(tǒng)的鏈接對(duì)醫(yī)院相關(guān)電子檔案和數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢，通過這樣的形式，就能夠進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)電子檔案查詢和利用一體化的管理目標(biāo)。但對(duì)于醫(yī)院內(nèi)部的電子檔案來說，都屬于保密性的文件，所以，在實(shí)際運(yùn)用的過程中，必須要避免互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和新聞媒體行業(yè)對(duì)其進(jìn)行轉(zhuǎn)載，并建立一套科學(xué)合理的管理體系，從而避免醫(yī)院內(nèi)部檔案的信息出現(xiàn)泄漏方面的問題和現(xiàn)象。另外，對(duì)于醫(yī)院的工作人員來說，能夠通過其自身系統(tǒng)的賬號(hào)和密碼進(jìn)行登錄，這樣就能夠?qū)︶t(yī)院的電子檔案進(jìn)行在線查詢和閱讀，通過這樣的形式，不僅能夠提高醫(yī)院電子檔案信息的傳播和利用率，還能夠強(qiáng)化醫(yī)院工作的透明性，從而突出醫(yī)院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的重要性。

結(jié)論：綜合上文所述，我國當(dāng)前醫(yī)院在實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化目標(biāo)的情況下，對(duì)于醫(yī)院開展信息管理工作具有重要作用和意義，通過這樣的形式，不僅能夠促進(jìn)醫(yī)院信息化建設(shè)工作的快速發(fā)展，還能夠提高醫(yī)院管理工作人員自身的工作效率，確保能夠提高醫(yī)院自身的服務(wù)水平，最終保障醫(yī)院行業(yè)能夠健康發(fā)展。

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