關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探索

袁帥

摘 要：現(xiàn)階段我國(guó)社會(huì)不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)在不斷的進(jìn)步，因此對(duì)于檔案信息化建設(shè)和管理要求越來(lái)越高，要求其管理方式要與時(shí)俱進(jìn)，緊跟社會(huì)發(fā)展腳步，同時(shí)，還要對(duì)于存檔者嚴(yán)格保密其信息檔案，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)信息的有效收集以及管理，從而滿(mǎn)足現(xiàn)代社會(huì)對(duì)于檔案信息管理要求，還能夠有效的保障存檔人員的信息安全，能夠使我國(guó)存檔者的利益能夠得到保障，以此來(lái)促進(jìn)我國(guó)檔案信息化建設(shè)與檔案管理的快速發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化；檔案管理

我國(guó)經(jīng)濟(jì)不斷的快速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)也在不斷的進(jìn)行發(fā)展，現(xiàn)階段我國(guó)的信息化建設(shè)已經(jīng)成為現(xiàn)代檔案管理中信息管理的主要管理方式，隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，我國(guó)信息技術(shù)也在不斷的深入發(fā)展，對(duì)于我國(guó)的檔案管理產(chǎn)生嚴(yán)重的影響，對(duì)于我國(guó)檔案管理來(lái)說(shuō)即使挑戰(zhàn)也是機(jī)遇，因此本文基于以上觀點(diǎn)，首先分析檔案信息化建設(shè)內(nèi)涵，然后表明現(xiàn)階段檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題，其次簡(jiǎn)述建立檔案信息化步驟，最終提出檔案管理信息化實(shí)施策略，以此來(lái)促進(jìn)我國(guó)檔案信息化建設(shè)與檔案管理的不斷發(fā)展。

1 檔案信息化建設(shè)內(nèi)涵

檔案信息化主要是指運(yùn)用信息技術(shù)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)等將信息進(jìn)行收集、保存和管理，為人們提供全新的檔案管理方式，首先能夠有效的對(duì)于存檔者的信息進(jìn)行保密，使存檔者的檔案更加安全，同時(shí)，還能夠使人們的檔案信息管理更加輕松和方便，但現(xiàn)階段的檔案信息化建設(shè)還存在一定的問(wèn)題，因此對(duì)于現(xiàn)有的檔案信息化建設(shè)與檔案管理通過(guò)信息技術(shù)的發(fā)展進(jìn)行改革，以此來(lái)體現(xiàn)現(xiàn)階段的信息數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。

2 現(xiàn)階段檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

2.1 數(shù)據(jù)存在差異性

現(xiàn)階段我國(guó)的檔案信息數(shù)據(jù)在接受進(jìn)行處理的時(shí)候，由于各部門(mén)之間運(yùn)用計(jì)算進(jìn)行傳送數(shù)據(jù)的時(shí)候產(chǎn)生差異性，導(dǎo)致大部分檔案在接受后會(huì)出現(xiàn)一定的差異性，主要包括據(jù)數(shù)據(jù)來(lái)源差異、文件屬性差異、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)差異等，其中最嚴(yán)重的后果就是產(chǎn)生特殊文件，因此嚴(yán)重導(dǎo)致信息結(jié)構(gòu)變得更加復(fù)雜，增加工作人員的工作負(fù)擔(dān)，同時(shí)，阻礙我國(guó)數(shù)據(jù)信息化建設(shè)的有效發(fā)展。

2.2 信息過(guò)于分散

由于我國(guó)存檔者人數(shù)過(guò)多，因此信息數(shù)據(jù)過(guò)大，在進(jìn)行檔案管理時(shí)會(huì)發(fā)現(xiàn)有很多相同的數(shù)據(jù)信息，并且這一現(xiàn)象的出現(xiàn)不僅是單一部門(mén)發(fā)生的，還會(huì)在各個(gè)不同的部門(mén)發(fā)現(xiàn)此種情況，導(dǎo)致存檔者的信息過(guò)于分散，因此加大工作人員的工作量，導(dǎo)致大部分員工心里負(fù)面情緒增多，甚至嚴(yán)重者還會(huì)辭職，導(dǎo)致我國(guó)的檔案信息化建設(shè)無(wú)法開(kāi)展下一步工作。

2.3 信息管理滯后

檔案信息化建設(shè)主要是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行收集和管理，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的數(shù)字化，使人們能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行查找自身的信息數(shù)據(jù)，還能夠利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)快速的查找相關(guān)資料，但現(xiàn)階段我國(guó)的信息化建設(shè)管理未曾完善，同時(shí)，管理人員的工作態(tài)度過(guò)于消極，甚至還有不是專(zhuān)業(yè)學(xué)校畢業(yè)的，導(dǎo)致管理信息化建設(shè)很有難度，因此造成檔案信息化管理滯后，從而無(wú)法有效的進(jìn)行長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

3 建立檔案信息化步驟

3.1 創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)檔案信息系統(tǒng)

我國(guó)現(xiàn)階段的檔案信息化管理還存在一定的問(wèn)題，信息數(shù)據(jù)的管理過(guò)與分散，導(dǎo)致我國(guó)的檔案建立無(wú)法進(jìn)行下一步的發(fā)展，因此需要建設(shè)網(wǎng)絡(luò)檔案信息系統(tǒng)，以此來(lái)緩解信息化管理現(xiàn)狀，首先可以建立完整的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，然后創(chuàng)建電子信息平臺(tái)，使檔案管理工作能夠形成自身的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，同時(shí)，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)安全進(jìn)行監(jiān)管，使檔案信息化管理能夠?qū)τ谛畔⑦M(jìn)行更嚴(yán)密的保密工作，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)與檔案管理的持續(xù)發(fā)展。

3.2 將文件電子歸檔

對(duì)于檔案管理工作中，相關(guān)的管理部門(mén)對(duì)于信息數(shù)據(jù)的掌握較為扎實(shí)，因此對(duì)于信息的建設(shè)有一定的影響，所以在進(jìn)行收集信息管理信息時(shí)，要求管理人員通過(guò)有關(guān)規(guī)定和自身的工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行有效的了解和歸類(lèi)，對(duì)于其中有價(jià)值的數(shù)據(jù)信息進(jìn)嚴(yán)密管理，同時(shí)，要利用網(wǎng)絡(luò)資源對(duì)于數(shù)據(jù)信息進(jìn)行相關(guān)處理，以此來(lái)保證信息的可靠性，最終體現(xiàn)出網(wǎng)絡(luò)檔案工作中的價(jià)值性能。

3.3 保存歸檔的電子文件

想要真正的實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息化管理和檔案管理，就要對(duì)于收集到的信息進(jìn)行有效的辨別，同時(shí)，要妥善的保管，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)將數(shù)據(jù)信息進(jìn)行數(shù)字化，然后通過(guò)上傳到網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管，能夠有效的避免出現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)數(shù)據(jù)受潮、落塵、遭到空氣的破壞以及磨損等情況，但在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行保管信息數(shù)據(jù)也要定時(shí)進(jìn)行檢查，防止重要的數(shù)據(jù)丟失，造成嚴(yán)重的不良后果。

4 檔案管理信息化策略

4.1 提升電子信息化管理水平

檔案管理在接受到信息滯后，需要工作人員根據(jù)信息數(shù)據(jù)的不同進(jìn)行分類(lèi)，充分利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，將數(shù)據(jù)信息進(jìn)行數(shù)字化的轉(zhuǎn)換，其中也包括紙質(zhì)的數(shù)據(jù)信息，將其中的內(nèi)容通過(guò)網(wǎng)絡(luò)轉(zhuǎn)化成電子信息，從中在進(jìn)行挑選，從而找到最有價(jià)值的信息進(jìn)行妥善保存，同時(shí)，在保存的時(shí)候一定要確保信息的真實(shí)性和完整性，使其能夠發(fā)揮應(yīng)有的作用與功能。

4.2 培養(yǎng)檔案管理人員職業(yè)道德

現(xiàn)階段我國(guó)的檔案管理工作人員普遍職業(yè)素養(yǎng)較差，一大部分檔案管理工作人員不是專(zhuān)業(yè)畢業(yè)，而且傳統(tǒng)的檔案管理模式深入人心，因此對(duì)于全新的信息化管理模式難以接受，從而影響我國(guó)檔案信息化管理的發(fā)展，所以對(duì)于檔案管理的工作人員應(yīng)加強(qiáng)培訓(xùn)力度，邀請(qǐng)專(zhuān)業(yè)專(zhuān)家進(jìn)行開(kāi)展培訓(xùn)工作，使其能夠掌握專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)，以此來(lái)適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，能夠?yàn)槲覈?guó)的檔案管理工作做出貢獻(xiàn)。

4.3 改變傳統(tǒng)檔案管理模式

想要提升我國(guó)的檔案管理水平就要改變傳統(tǒng)的檔案管理模式和信息建設(shè)模式，同時(shí)，還要更新自身的管理觀念，注重主動(dòng)服務(wù)模式，以此來(lái)提升檔案管理工作人員的管理能力，還能夠利用網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)以及多媒體進(jìn)行傳播有價(jià)值的信息，以此來(lái)促進(jìn)我國(guó)檔案管理事業(yè)模式的改革，從而使我國(guó)的檔案管理工作進(jìn)行下一步發(fā)展。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，傳統(tǒng)的信息數(shù)據(jù)管理對(duì)于信息數(shù)據(jù)的保護(hù)力度不夠，由于大多數(shù)都是紙質(zhì)信息，因此容易受潮而遭到破環(huán)，但信息化管理則能夠保證信息數(shù)據(jù)的安全，能夠確保為人們帶來(lái)更有價(jià)值的信息，同時(shí)，還能夠加強(qiáng)檔案管理水平，以此來(lái)保障人們的檔案的安全性。

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