新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀分析及應(yīng)對(duì)措施

摘 要：檔案管理關(guān)系到事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展，在事業(yè)單位工作中占據(jù)重要地位。對(duì)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行剖析，指出其一般性問題，進(jìn)而提出解決方案，通過轉(zhuǎn)變思想、改進(jìn)管理制度、加強(qiáng)人員素質(zhì)，使事業(yè)單位檔案管理工作得以有效改進(jìn)，實(shí)現(xiàn)單位健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理 現(xiàn)狀 應(yīng)對(duì)措施

引 言

檔案管理與事業(yè)單位發(fā)展密切相連，有效的檔案管理是事業(yè)單位良好運(yùn)行的首要要求，事業(yè)單位的發(fā)展離不開有效檔案管理的推動(dòng)。但目前我國事業(yè)單位的檔案管理工作一般都被看輕，檔案管理人員不受重視，檔案管理制度粗制濫造，導(dǎo)致單位檔案工作過程中留有許多弊端。在當(dāng)代新形勢(shì)下，面對(duì)上述問題，事業(yè)單位應(yīng)找到應(yīng)對(duì)措施，快速高效地解決問題，完善檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的良性可持續(xù)發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）工作不受重視

檔案管理工作之所以被忽視，是因其不能直接給單位帶來實(shí)際利益，大多數(shù)人認(rèn)為檔案管理工作只是進(jìn)行簡(jiǎn)單的記錄、整理的重復(fù)性工作，沒有什么操作難度[1]。這一特點(diǎn)，容易使檔案管理工作在整個(gè)單位中被共同無視，檔案管理人員長(zhǎng)期處于不被重視的狀況下，也容易忽視自身工作的重要性，最終出現(xiàn)工作不深入、只做表面的情況，甚至提出換崗要求。人員的頻繁更替、單位檔案資料頻繁地來回交接，檔案管理工作的連續(xù)性、完整性受到影響。在此期間，管理上很容易出現(xiàn)漏洞，造成檔案資料缺失或錯(cuò)誤，進(jìn)而影響單位今后的運(yùn)行及發(fā)展。

（二）制度不夠完善

長(zhǎng)期以來，受落后管理思想的影響，檔案管理制度粗制濫造。沒有合理、規(guī)范的檔案管理制度，就不會(huì)有好的檔案管理工作。檔案管理工作的人員就會(huì)抱有“鉆空子”的心態(tài)，忽視一些小問題，錯(cuò)記、不記部分檔案資料，造成資料的流失，不能為將來的工作提供有價(jià)值的參考。在整理檔案資料時(shí)，沒有嚴(yán)格按照規(guī)范去記和擺放，導(dǎo)致在查閱和使用資料時(shí)浪費(fèi)時(shí)間，很大程度上影響了工作效率。

（三）信息化程度低

社會(huì)的信息化進(jìn)程在加快，現(xiàn)代化管理技術(shù)也逐漸增多。在實(shí)際生活中，檔案管理信息化建設(shè)并未深入普及，進(jìn)而很大程度上限制了資料的存儲(chǔ)與管理以及檔案管理工作效率的提升。即便配備了相應(yīng)信息化設(shè)備的單位，也常因沒有專業(yè)的人員，信息化應(yīng)用浮于表面，如只是單純的數(shù)據(jù)錄入、無分類整理等，導(dǎo)致沒有達(dá)到簡(jiǎn)便查閱的效果[2]。

二、 改進(jìn)檔案管理工作的措施

（一）提高重視程度

首先，改變事業(yè)單位管理層對(duì)檔案管理工作的固有印象[3]。通過會(huì)議、宣傳講座、案例分析等活動(dòng)，使單位管理人員與檔案管理員形成互動(dòng)，理解檔案管理對(duì)單位工作的重大作用，使管理人員極大程度上重視檔案管理工作。第二，檔案管理人員從自身重視自己的工作，在其崗、謀其事，肩負(fù)起單位檔案管理工作的責(zé)任，才能從根本上扭轉(zhuǎn)檔案工作被輕視的現(xiàn)狀，進(jìn)而促使各科室在檔案形成上投入更多精力，使單位能夠從檔案管理工作中汲取更多的營養(yǎng)。

（二）制定完備制度

完善的制度是一切工作的先決條件，不規(guī)范的制度必將導(dǎo)致整個(gè)工作的混亂。事業(yè)單位在制定檔案管理制度時(shí)需根據(jù)本單位實(shí)際情況，在科學(xué)理論指導(dǎo)下，制定出合理完善的檔案管理制度[4]。把職責(zé)以及具體管理范圍明確到各級(jí)工作人員身上；嚴(yán)格要求檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，檔案材料的搜集、鑒別、整理、儲(chǔ)存、應(yīng)用等必須按管理制度嚴(yán)格進(jìn)行。有了健全的管理制度，才能確保各項(xiàng)工作有據(jù)可依，方便分工完成檔案工作，便于各科室查閱信息，提高單位整體工作效率。

（三）資料數(shù)據(jù)信息化

隨著社會(huì)進(jìn)步，各項(xiàng)事業(yè)的信息化進(jìn)程也在不斷加快。事業(yè)單位多年來的存在與發(fā)展形成了大量資料和數(shù)據(jù)，而檔案資料傳統(tǒng)保存方式的特點(diǎn)注定其無法很好適應(yīng)這種飛速發(fā)展和歷史積淀，檔案管理難度日益增大。因此，應(yīng)及時(shí)改變檔案管理方法，積極引進(jìn)信息化管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息線下整理、記錄，線上錄入、檢索、利用等工作，提高檔案管理效率，為使用者提供更為簡(jiǎn)便的查閱方式和更為全面的檔案資料。如，將已有檔案目錄數(shù)字化，將紙質(zhì)文件錄入數(shù)字檔案資料庫中，建成可供查閱的內(nèi)部檢索平臺(tái)。又如，利用互聯(lián)網(wǎng)收集可用資料，與其他單位間交換部分檔案資料，實(shí)現(xiàn)共贏。

（四）提高人員素質(zhì)

定期培訓(xùn)是提高檔案管理員工作能力最有效最便捷的手段。不僅要提升專業(yè)知識(shí)素養(yǎng)、信息化設(shè)備操作能力，更要改變觀念與思路，鼓勵(lì)與時(shí)俱進(jìn)，拒絕一成不變，更好地?fù)?dān)負(fù)起新形勢(shì)下事業(yè)單位的檔案管理工作。同時(shí)，單位需制定合理的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)檔案管理工作人員的積極性，并宣傳發(fā)動(dòng)全員參與檔案工作，廣泛收集有利用價(jià)值的檔案資料，不斷豐富資料庫。另外，檔案管理人員還應(yīng)主動(dòng)了解單位動(dòng)向，及時(shí)提供對(duì)當(dāng)前工作有用的資料，把工作做在前頭，完成工作方式由被動(dòng)到主動(dòng)的轉(zhuǎn)變。利用培訓(xùn)培養(yǎng)檔案管理人員的忠誠心和責(zé)任感，不斷更新其知識(shí)儲(chǔ)存，探索創(chuàng)新工作方式，培養(yǎng)出一批新形式下的檔案管理人才。

三、結(jié)束語

一個(gè)沒有歷史的單位，它的進(jìn)步和發(fā)展無從談起。檔案管理在事業(yè)單位中有著無可取代的重要地位，極大程度上影響到單位發(fā)展和事業(yè)傳承。因此，必須大力改進(jìn)我國事業(yè)單位的檔案管理工作，針對(duì)問題制定策略，及時(shí)解決檔案管理工作中存在的弊端，使檔案工作符合時(shí)代要求、適應(yīng)單位現(xiàn)狀，為單位的長(zhǎng)足發(fā)展起好指導(dǎo)與輔助作用。

參考文獻(xiàn)：

[1] 周麗娜.事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀分析與對(duì)策研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（6）：158-158.

[2] 王建春.新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革研究[J].人力資源管理，2017（9）：316-317.

[3] 楊璽.淺析新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的改革[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（7）：103-103.

[4] 苗菁.新形勢(shì)下事業(yè)單位人事檔案管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（1）：165-165.

作者簡(jiǎn)介：高照（1984—），性別：女，民族，漢族，籍貫：山東濰坊，職稱 助理檔案管理員，學(xué)歷 碩士研究生，單位 濰坊市體育中心，研究方向 檔案管理。