檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用

黨其連

摘 要：毋庸置疑，當今時代可以稱之為計算機的時代，其作為一種極為高效的現代先進工具，為世界人民的工作和生活帶來了太多的便利，但將其應用于檔案管理工作則必須要做好信息數據的收集、整理及輸入的基礎性工作，以充分滿足計算機工作的基本要求。

關鍵詞：檔案管理 基礎工作 現代檔案管理 作用

一、檔案管理基礎工作中存在的問題

從我國檔案管理的現狀來看，絕大多數綜合性檔案館具有內容龐雜、案卷繁多、時間跨度長，而每個歷史時期對檔案的整理要求和規范又都不盡相同，因此導致了檔案基礎工作普遍較差的現狀，問題主要體現在以下幾個方面，一是檔號不規范、目錄號缺失，或者一卷多冊；二是標題不夠嚴謹和規范、標題與主題無關或者根本沒有案卷標題的現象相當普遍；三是許多案卷缺少目錄，造成有的內容根本無法檢索而永遠難以利用的局面；四是許多案卷頁碼缺失，其后果就是若頁碼掉落難以發現；五是組卷隨意，有的根據時間組卷、有的按職能部門管轄權限組卷，還有按文種組卷的，可謂千奇百怪；六是案卷厚薄不一，甚至相差懸殊。

二、規范工作程序和工作方法，有效提升基礎工作水平

毫無疑問，標準化和規范化的工作方法及工作流程是提高管理水平的重要保障，只有將檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄及保管等各個環節的工作都達到了標準化和規范化，則表明檔案管理的基礎工作達到了要求。

1、全面普查案卷，去糟取精

案卷普查是檔案管理實現標準化和規范化的第一步，主要是由于多數綜合性檔案館多年來從沒有進行過全面的清查，再加上存在移交單位劃分保管期限不準確等外界因素的影響，使得重份或無查考價值的檔案數量驚人，因此，清除這些垃圾文件至關重要，為未來實行計算機管理清除障礙。

2、重新組合案卷，確保案卷的規范化

組卷過厚或內容魚龍混雜的案卷有必要進行重新組卷，原則是將有著某些聯系的案卷組合一起；在此項工作過程中，也要對那些無頁碼、無目錄、無標題或標題不清楚的案卷進行規范化的整理；筆者認為，重新組卷不僅能夠節省寶貴的館藏資源，也能夠提高將來實行計算機管理后的效率。

3、結合現實情況，規范著錄工作

可以說，科學客觀的著錄工作是檔案管理實現計算機化的重要前提，因為此項工作會對計算機數據與信息的準確性產生直接影響，所以必須加以重視。而且，我國早在上世紀八十年代中期已經頒布了《檔案著錄規則》，要求以此作為著錄工作的規范和標準。但鑒于此規則頒布時間過于久遠，其中有些內容已經遠遠落后于這個時代，因此筆者建議，各大檔案館有必要以此規則為根本原則，并結合自身情況，按照計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則，使其更具針對性，從而提高本館的檔案管理基礎工作水平，對未來實行檔案管理的計算機化也會直到很大的促進作用。

4、統一分類，確保檢索查全率

為了確保檢索的完整性，有必要在分類工作過程中，先根據《中國檔案分類法》進行大范圍的分類，再結合本館實際來制定出一些具體細則來進行標識和區分。此外，分類時，必須對校審工作給以高度的重視，以便及時發現和校正分類人員的錯誤分類；同時，要加大對工作人員的培訓力度，力爭做到統一認識、統一標準、前后標引一致以及同一類文件標引一致，進而實現標準化和規范化管理。

5、規范題名，確保檢索查準率

科學的檔案分類號為檢索的查全率提供了保證，而查準率則要由題名的準確與否來決定。而眾所周知，僅僅要求查全率是不夠的，必須保證檢索的查準率，因此在著錄時題名必須做到統一規范，筆者認為題名規范的重要一點是要規范機構的簡稱，以避免在檢索時含混不清或計算機識別不清的情況發生；另外，題名中的各要素也要做到統一規范化，即在著錄時嚴格按照責任者、事由、文種，及姓名、地點和時間的順序進行填寫，確保完整。

三、 加快數據準備工作，推進檔案管理計算機化進程

在檔案管理各項基礎工作中，數據的準備工作是一個龐大的工程，特別是對于建館時間較長的綜合性檔案館來說，因為其館藏案卷數量眾多，時間跨度長，而巨量的著錄工作又相當復雜，若沒有一套規范而科學的工作程序與方法，會直接影響到檔案管理現代化工作的進程。筆者認為，在著錄過程中，只需要切實把握以下幾點，即可使著錄工作達到預期效果。

1、區分輕重緩急

因為對檔案進行管理的目的在于使其能為社會大眾所用，而進行檔案管理的現代化也無非是為了有效提高檔案的利用率。因此，在推進檔案管理現代化的進程中，有必要對卷宗的重要程度、價值、利用率高低及是否開放情況加以區分，將開放的和利用率高的檔案優先整理加工出來，以推動檔案管理的現代化進程。

2、 分級次著錄

對案卷進行分級著錄，比如對那些查考價值較低的檔案進行一般級著錄；對那些幾個文件涉及同一內容進行文件組合級著錄；而對那些極為重要的檔案進行文件級著錄。

四、結語

總之，檔案管理的現代化新時代對檔案管理工作提出的必然要求，以最大程度提高工作效率。對于檔案管理工作人員來說，首先要做好自己的本職工作，不斷的學習和吸收新的檔案管理知識，從而滿足檔案管理現代化的需求。

參考文獻：

[1] 周宇飛.在現代檔案管理中檔案管理基礎工作的重要性研究[J].辦公室業務，2013（11）：83

[2] 齊海燕.探討在現代檔案管理中做好檔案管理基礎工作的必要性[J].黑龍江科技信息，2012（2）：154

[3] 藍又紅.檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的意義分析[J].中外企業家，2016（22）

[4] 馬雪松.檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用[J].中國新科技新產品， 2011 （12） .

[5] 于彬彬， 王櫻蓓.檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用[J].人力資源管理， 2015 （03） ：189.