檔案信息化建設(shè)分析

劉冠軍

摘 要：近年，我國提出信息化發(fā)展戰(zhàn)略，并制定《2006-2020年國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略》規(guī)劃，得到各個產(chǎn)業(yè)和部門的響應，檔案的信息化建設(shè)也在有序進行，但在發(fā)展過程中仍存在很多問題，因此，為完善檔案信息化建設(shè)，對檔案信息化建設(shè)的研究與探討具有很大必要性。

關(guān)鍵詞：信息化 檔案 建設(shè)研究

1、檔案信息化理論分析

檔案信息化這一概念是檔案工作發(fā)展到一定歷史階段的社會形態(tài)，而不是瞬間形成的結(jié)果。檔案信息化是指利用現(xiàn)代信息技術(shù)完成檔案工作的過程 。主要強調(diào)三個層次的含義：信息技術(shù)在檔案管理中的廣泛、深入的實際應用；通過各種方式方法整合檔案信息，使信息資源化，以得到社會的共同使用，并轉(zhuǎn)化為所需資料；檔案信息化逐步滲入全社會信息化發(fā)展之中。

檔案信息化的基本內(nèi)容包括六個方面，分別為檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、檔案管理應用系統(tǒng)建設(shè)、檔案信息化標準規(guī)范建設(shè)、檔案信息化人才隊伍建設(shè)、檔案信息安全保障體系建設(shè)。這些內(nèi)容是由國家檔案局中央檔案館在2002年提出的。檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)內(nèi)容的核心部分，如何利用信息化充分利用和有效發(fā)揮資源的價值是檔案信息化建設(shè)的重要方向。

檔案信息化的主要原則，以全國信息化領(lǐng)導小組和國家檔案局的統(tǒng)籌規(guī)劃總統(tǒng)原則為導向，參考各地區(qū)各部門的具體實施原則，包括統(tǒng)一規(guī)范和標準，試驗先行、推廣在后，分步進行、總結(jié)漸進，合作、共享、保密。

2、檔案信息化建設(shè)存在問題

2.1檔案信息化認識不足

受傳統(tǒng)思維和工作方式的影響，采用手工書寫和人員整理的方式已經(jīng)深入人心，雖然數(shù)據(jù)、信息眾多、工作冗雜，但人們已經(jīng)習慣了這種方式。要進行檔案的信息化對于傳統(tǒng)的人員設(shè)置、工作要求改變較大，進行檔案信息化很難得到檔案工作人員的理解和接納。其實這是因為對檔案信息化的認識不足。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，各個行業(yè)和部門積極利用這一便利基礎(chǔ)，順應時代發(fā)展要求，對于效率等各方面都有很大提高，檔案的信息化也是如此，不僅可以提高檔案的個人工作效率、提高部門的整體職能效率，還有利于對檔案信息化模式的不斷探索和完善，為我國檔案信息化的整體發(fā)展奠定基礎(chǔ)。隨著信息化這個大環(huán)境的形成，一味堅持傳統(tǒng)思想觀念是不可取的，部門要加強對檔案工作者信息化知識的宣傳，并傳遞相關(guān)積極信息，鼓勵下屬各積極開展檔案信息化工作，提高對檔案信息化建設(shè)的認識。

2.2檔案工作信息化人才較少

檔案的信息化建設(shè)離不開信息人才的支撐。所謂以人為本，人才是一個、部門和社會發(fā)展最核心的要素，檔案工作是整合檔案資源，配合各方信息需求，唯有人才的相互配合才能完成部門的應盡職責；同時，隨著我國各項改革措施的提出和實施，檔案工作也將面臨更大挑戰(zhàn)，只有擁有大量有實力的人才，才能保證各項工作的有序進行。檔案信息化建設(shè)它不僅需要檔案專業(yè)人才還需要既懂檔案工作又有計算機專業(yè)知識的信息化人才。雖然我國信息技術(shù)一直在不斷飛速發(fā)展，各種高端人才數(shù)量連年增長，但這些人才基本上分布在電信、航空工業(yè)、研究開發(fā)等領(lǐng)域，檔案工作受其工作特點和其他因素的影響，信息化人才相對較少，不利于檔案信息化建設(shè)的持續(xù)發(fā)展。

2.3信息化設(shè)備利用率低

檔案信息化建設(shè)已經(jīng)經(jīng)歷了一段時間的發(fā)展，部分檔案館也積極引入計算機等信息化設(shè)備，以便提高檔案管理工作的效率，響應國家信息化戰(zhàn)略。但實際上，目前我國檔案信息化設(shè)備大部分處于閑置狀態(tài)、利用率偏低，只有簡單的編輯、傳輸文件等功能被利用。各檔案部門根據(jù)自己實際情況將已有設(shè)備利用起來或引入新的信息化設(shè)備是促進檔案信息化的下一步重要工作點。

3、檔案信息化建設(shè)對策

3.1轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，提高信息化意識

轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，接受新的事物也許需要很長的時間，也將面臨很大的挑戰(zhàn)，但是我們要堅定檔案信息化的決心，逐步樹立信心化觀念，實現(xiàn)檔案信息化的逐漸過渡。我們要充分認識到信息化的這個大環(huán)境，認識到檔案信息化的重要性，認識到信息化對于整合資源、促進共享的重要性，各部門要將檔案信息化作為發(fā)展戰(zhàn)略，并提到實際日程上。這符合檔案事業(yè)改革創(chuàng)新的發(fā)展方向。檔案工作者也要積極接受信息化工作方式、認清檔案發(fā)展的大方向，提供工作責任感、樹立現(xiàn)代化管理理念。通過領(lǐng)導與職工的共同努力，實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的進一步發(fā)展。

3.2加大人才培訓和招聘力度

檔案部門要加大對現(xiàn)有職工的信息化培訓，聘請信息化專業(yè)人員不定期對檔案工作者進行基礎(chǔ)知識傳授和實踐演練，促進理論與實踐的結(jié)合運用。同時利用校園招聘、社會招聘、人才引進等方式，加大專業(yè)人才的招收，吸收實施檔案工作的新鮮血液，在完成本職工作同時，帶動其他工作者的進步，形成良好的檔案信息化工作環(huán)境。同時還要注重檔案管理人才的培養(yǎng)，具備專業(yè)的檔案管理知識、有較強的整體規(guī)劃能力，保證檔案保管等工作的順利進行。要更好的做好檔案信息化工作，還要進一步將兩種專業(yè)的人才融合培養(yǎng)，加強具備多能力人員的存在。

3.3建立檔案信息化建設(shè)工作組

檔案信息化的建設(shè)是一件比較浩大的工程，要做好這項工作、保證每個環(huán)節(jié)的正確對接和順利實施，需要建立檔案信息化工作組。檔案信息化工作組主要對檔案工作進行總體布局，并制定詳細發(fā)展和工作計劃，同時推進和監(jiān)督信息化工作的進展，直至完成。檔案信息化工作是一項基礎(chǔ)性、服務性很強的工作，但也是我國事業(yè)發(fā)展的重要一環(huán)，所以只有組織者和實施者共同努力，才能更好的完成。

4、總結(jié)

由于我國經(jīng)濟發(fā)展水平的不平衡性與差異性，決定了其檔案信息化建設(shè)戰(zhàn)略模式的選擇必須考慮以下因素：一是檔案信息化建設(shè)必須與經(jīng)濟發(fā)展水平相吻合；二是檔案信息化建設(shè)必須具有中國特色。基于此，我國信息化建設(shè)可采取“分步漸進，重點突破，適度跨躍，梯次前行”的綜合性發(fā)展模式。比如，在中國的東、南部沿海經(jīng)濟發(fā)達地區(qū)及重點城市可選擇適當超前的跨躍模式；中部地區(qū)可選擇為工業(yè)化服務的梯次前行、重點突破模式；西部及經(jīng)濟落后地區(qū)，只能采取邊發(fā)展經(jīng)濟，邊刺激信息化建設(shè)的漸進式戰(zhàn)略。

參考文獻：

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[2] 周玲.劉檔案信息化建設(shè)的思考.檔案學通訊，2009.