科研檔案在科研管理中的作用

唐粉玲 劉萌 吳斌 徐梓寧 盛占武

摘 要：本文對科研檔案管理基本內容進行了分析，著重探討了科研檔案在科研管理中的作用，結合當前科研檔案管理方面存在的問題，提出了加強科研檔案管理的具體對策，希望為不斷推動科研檔案和科研管理工作有效融合，進而更好地發揮應有的功能和價值提供一定的參考或者借鑒。

關鍵詞：科研檔案；科研管理；作用；內容；問題

中圖分類號：G275.3 文獻標識碼：A 文章編號：1671-2064（2018）19-0218-02

科研檔案是記錄科研管理成就的重要載體，新形勢下隨著科技水平不斷提升，科研檔案類型越來越多，來源越來越廣泛，內容日益龐雜，新形勢下加強科研檔案規范化、信息化管理，并采取有效的措施提高科研檔案在科研管理中的作用，是當前擺在科研管理部門面前的一項重要研究課題。科研檔案在科研管理中的作用和應用水平，一定程度上反映了科研檔案的利用價值和功能。加強新形勢下科研檔案在科研管理中的作用研究，具有深遠的意義和影響。

1 科研檔案基本內容分析

科研檔案是科研活動的真實記錄，是指科研項目在研究準備、研究實驗、鑒定驗收、成果評價、獎勵申報、推廣應用等過程中形成的、具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式載體的文件材料。科研檔案是科學技術研究活動的真實記錄和重要的科技信息資源。科學規范的檔案管理，是檔案管理工作規范化的體現，有助于進行應用和維護。完善的科研檔案管理內容應當包含以下幾個方面：

（1）科研準備階段：形成的科研項目相關的申報材料、立項批復文件、任務書或委托書、開題報道、調研總結、論證方案、協議合同、經費預算等文件。

（2）研究實驗階段：執行情況或年度報告，取得的階段性成果，重要的來往技術文件，業務和技術交流活動、會議等記錄材料，經費使用情況等。

（3）鑒定（評價）驗收階段：研究報告、專題報告、技術性報告、總結報告，研究論文、著作、標準、品種證書，專利申請書或證書原件和影印件等，專家評審意見、鑒定（評價）會材料（代表名單、會議記錄、鑒定（評價）意見等）、鑒定（評價）證書、驗收證書，推廣應用證明，宣傳報道，經費決算材料等。

（4）獎勵（成果）申報階段：科研成果登記表，獎勵（成果）申報材料以及審批材料， 科研成果獲獎材料（獎杯、獎章、證書等）原件和影印件，推廣應用的經濟效益和社會效益證明材料等。

（5）推廣應用階段：轉讓合同、協議書，推廣應用方案、總結說明材料、宣傳報道，擴大生產的設計文件、工藝文件，生產定型鑒定材料、轉讓合同、用戶反饋意見等。可見科研檔案管理是一項復雜的系統工程，牽涉面廣、涉及到科研成果從申報、形成、推廣到應用整個環節。所以應當加強全面管理和全過程管理，才能不斷提高科研檔案管理整體水平。

科研檔案有關的材料，可以根據科研檔案的功能和作用的差異，進一步細分為依據性材料、過程中材料、結論性材料等三種類型，這也充分體現了科研檔案管理的動態性。科研檔案管理具有本身的屬性和特點，具有成套性、系統性、專業性等特征。科研檔案是系統的檔案管理體系，科研檔案材料的來源渠道比較多、載體比較多元、檔案的內容也比較龐雜，涉及到很多的創造性、技術性和專業性的領域，加上和其他檔案之間還具有一定的交叉和聯系，所以科研檔案要保證完好、準確，確保科研檔案的完整成套性和系統性，才能為應用推廣或借鑒提供充分的參考依據。如果科研檔案不完整，將會影響使用價值和后期利用。科研檔案本身資源比較寶貴，加上需要進行不斷探索、總結，最終形成，需要依據歷史資料，結合現狀，運用科學的方法進行分析，才能形成重要的科研成果，所以有很多的歷史憑證和資料，這些都可以作為支撐依據，應當納入科研檔案管理具體事項中。科研檔案能夠為準確客觀地評價科研人員科研水平作為重要參考，也有助于進行科研規劃、科技推廣實施方案的編制等。科研檔案管理工作備受關注，應當充分挖掘科研檔案本身的價值和應用潛力，加強全過程規范管理，才能切實發揮好科研檔案應有的作用，更好地推動科研成果的順利轉化和具體應用，為科研助力。

2 科研檔案管理方面存在的問題

從中國熱帶農業科學院海口實驗站的科研檔案管理來看，目前存在以下幾個方面的問題。

（1）科研檔案管理信息化水平較低。隨著信息技術不斷發展，互聯網等信息技術逐漸滲透到行業管理的方方面面，且發揮著重要的作用。中國熱帶農業科學院海口實驗站檔案管理工作也從原有的紙質檔案逐漸融入信息技術，從而提高檔案管理規范化和信息化水平。檔案存儲有兩種方式，包括書面文字形式和數字信息兩種形式，書面文字進行儲存，容易增加丟失的風險，或者容易產生缺損等，不利于提高科研檔案管理內容的系統性、完整性，進而影響科研檔案材料的應用、傳播和流通。利用計算機網絡技術，結合科研檔案管理具體情況，借助現代信息技術加強檔案信息管理，實行電子化信息檔案，能夠有效解決書面存儲的不足。檔案管理信息化建設，是一項復雜的系統工程，需要在不斷完善檔案管理功能的基礎上，提高檔案管理效率。但是目前在科研檔案信息化管理方面，整體推進進程緩慢，檔案管理信息化建設水平較低，目前只是停留在進行檔案信息錄入、信息檢索查找等方面，沒有結合科研檔案的具體情況，針對性進行深層次開發和管理應用，從而導致科研檔案管理信息化推進進程緩慢。

（2）科研檔案管理質量不高。目前在科研檔案歸檔過程中，沒有嚴格按照規范要求進行編入和整合，部分科研檔案材料存在缺項，沒有及時進行歸檔，一些科研檔案往往只有最終的成果或者驗收材料，沒有階段性材料或年度進展報告，科研檔案形成過程沒有進行準確詳實地記錄和整體，對科研檔案管理整體重視程度不夠，立卷不規范，從而影響了科研檔案的價值和利用成效。

（3）科研檔案保密機制不健全，開發利用不深入。一方面對科研檔案哪些應當進行公開，哪些應當保密等沒有進行嚴格的分類，尤其是對于技術性較強、保密性要求較高的科研檔案，由于涉及到配方、絕密等情況，還需要進一步探索，應當加強保密工作，卻沒有加強保密管理，加上相關制度不夠健全，從而影響了整體的歸檔工作。另一方面科研檔案開發應用程度不高，科研檔案形成后需要進行應用，才能體現持續性價值，但是目前科研檔案很多滿足于完成歸檔立卷，基礎應用設施配置不完善，在信息資源共享和開發利用方面沒有進行定期跟蹤、反饋，檔案管理僅僅停留在靜態檔案信息建設方面，缺乏深入開發和利用長效機制引導。

3 科研檔案在科研管理中的作用分析

科研檔案是科研活動的真實記錄，是科研人員的勞動成果、實踐總結和智慧結晶，所以要積極充分合理地利用科研檔案，才能發揮其價值。科研檔案之所以倍受重視，主要是由于其在科研管理中具有重要的功能和意義，具體作用體現在以下幾個方面：

（1）加強科研檔案在科研管理中的應用，為進一步開展深入的科學研究提供了材料數據支撐。科研工作具有系統性、連續性的特點，任何科研成果的取得，都是一個反復探索的過程，科研成果的發明，需要對前人、他人的成果進行總結，并結合實際進行創新探索，從而提高科研成果創造效率。只有把原來的成果加以研究，才能作為充分的參考，進而找到創新的地方，新的成果是對固有成果營養成分的汲取，也有助于進一步提升科研水平，利用他人的現有成果，開展同類型的、或者相對立的成果創作，有助于節約研究時間，將科研檔案作為重要的接續起點和接力棒進行傳遞，很多試驗數據等都可以進行參考。在已有的科研成果上進一步的拓展研究，不僅省時，而且省力，有助于深度創造，這也是科研試驗接續作用的重要顯現。同時利用現有的科研檔案，有助于科技人才進行參考，從而了解目前有關課題或者方向的研究進展，進而促進科研人員的創造性。

（2）加強科研檔案在科研管理中的應用，有助于促進科研項目和科技獎勵申報。科研項目和科研獎勵申報是一項系統工作，涉及到研究背景、國內外研究現狀、研究的目的意義、技術路線設計、計劃進度安排，考核指標的確定、工作基礎和條件、前期工作及進展、經費預算等。對科研檔案進行系統管理，可以有效地輔助科研項目和科技獎勵的申報，提高申報的有效率。

（3）加強科研檔案在科研管理中的應用，有助于推動科研成果的快速轉化。科研檔案對科研成果從申請、獲批、形成、應用、推廣等都進行了完整地記錄，有重要的參考價值，并且隨著發展變化，不斷進行完善和補充，所以加強科研檔案在科研管理中的應用，有助于進一步推動科研成果動態管理，而不是停留在靜態的歸檔整理方面，提高科研人員成果應用和轉化意識，結合科研成果具體內容，探索更加有效可行的推廣方式進行推廣，從而及時進行推廣情況分析和總結，發現成果的具體價值，更好地促進行業發展。

4 結語

總之，科研檔案和科研管理之間具有相互促進和相互影響的作用。為了進一步提升科研檔案在科研管理中的應用價值，就需要一方面加強對科研檔案的規范化管理，同時利用現代信息技術，提高科研檔案信息化建設進度，積極探索科研檔案信息化建設開展渠道和應用方式，更好地實現科研檔案多元化全方位管理。另一方面要完善基礎設施，加強軟硬件配置，還要針對科研成果如何進行公開貢獻和轉化利用等方面進行探索，提高科研管理人員對科研檔案的重視程度，以實際行動做好科研檔案管理，實現科研檔案管理全面應用，更好地服務于科研工作。

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