高職高專院校檔案管理現狀及對策研究

吳麗娟

摘要：學校檔案對社會、學校的發展變革有著重要的歷史憑證作用，規范、安全管理好學校檔案至關重要。而就高職高專院校來說，在檔案工作上存在諸多的問題，嚴重制約其檔案工作的發展，也將制約著高職高專院校今后的建設與發展。因此，對高職高專院校來說，認清問題，正視問題，積極解決，才能走出檔案工作困境，促進今后檔案工作的發展。

關鍵詞：高職高專院校；檔案管理；現狀；對策

學校檔案是指學校在從事教育教學、科研、黨政管理以及其他活動中直接形成的對社會、學校具有保存價值的各種文字、聲像、圖表等不同形式的歷史記錄，可供社會和學校各方面參考、利用的檔案資料。它真實地反映了學校在各個歷史時期發展、變革的情況，記載了學校發展的歷史，對學校的教育教學、科研、管理等活動有著重要的憑證作用。

隨著教育事業的不斷發展，學校檔案在學校的發展變革中起著承前啟后的重要作用，它真實記載了學校過去在教育教學、科研、管理等活動方面的情況，也將為今后學校的發展提供歷史依據和經驗借鑒，指引著學校朝著更好的方向發展。學校檔案管理工作直接反應著一個學校的管理水平。做好學校的檔案管理工作不僅為學校今后的發展提供利用，更是優化學校管理模式，提高學校管理水平的重要方面。

近幾年，隨著檔案工作越來越受到社會各界人士的重視，人們逐漸意識到檔案對社會、對單位、對個人的重要性，檔案管理工作逐步走上了正軌。學校檔案作為檔案整體的一個組成部分，在學校的管理活動中也越來越備受重視。學校檔案管理工作經過眾多學校在多年的實踐過程中得到了完善，也形成了其自己的特性。目前，學校檔案管理工作在本科院校中做的相對較好，而高職高專院校同樣作為大學教育，就存在很多的欠缺，這嚴重制約著高職高專院校的全面發展，所以，對于高職高專院校來說，彌補欠缺，完善不足，迫在眉睫。

1、高職高專院校檔案管理現狀

1.1、檔案意識欠缺，重視程度不夠

長期以來，高職高專院校著力于提高教育教學質量、科研能力、行政管理水平、校園建設等工作，認識不到檔案工作對學校發展的重要作用。認為檔案管理只是收集文書檔案和一些重要的資料，做的好壞并沒有影響到學校的教育教學、管理等工作，于是，被看做是可有可無的一項工作，導致檔案管理在學校管理上一直被邊緣化。在許多高職高專院校中，一提到檔案，人們便只知道那是一些歷史遺留下來的、布滿灰塵的、不會被翻閱的東西，并不知道檔案為何物，也不知道檔案有什么作用。也正因為如此，學校的檔案管理工作變成了想起來、有時間便隨便理理，想不起來、沒時間就先放放的一個局面。在本科院校已經單獨建館規范管理的時候，許多高職高專院校仍連專門的檔案室都沒有，更不要說專門的人員和相應的制度了。

1.2、缺乏規范的管理制度與管理方法

目前，許多高職高專院校對于檔案管理并沒有制定相應的規章制度，也沒有規范的管理方法，使得學校的檔案管理一直處于混亂、分散的狀態，缺乏規范。據了解，高職高專院校在檔案規范管理上存在的問題主要表現為：

①在有的高職高專院校中，檔案管理并沒有被納入學校的統一規劃、管理上，在管理方面并沒有制定相應的制度，也沒有規范的整理方法。因此，在檔案管理工作中，只是從辦公室的人員中分配一人兼顧，而只是保管好日常的文書檔案和一些零散的不便他人保管的重要資料。這些只是學校檔案中極小的一部分，那么學校在日常的教育教學、科研、管理等活動中形成的重要檔案資料則分散在各個部門或某個人手中，隨著學校機構的變革和人員的流動更替，這些重要的檔案隨時面臨著丟失的風險。而原來保管的那一小部分也將因為保管不善而面臨著損壞、遺失和查找不便的問題。

②有的院校由于學校建設的需要和領導的重視，正逐步推動檔案管理工作的發展，建立制度，安排專門的人員進行管理。但由于各種問題的制約，仍存在諸多的問題。由于缺乏專業的檔案人員，在管理的過程中難免缺乏專業性，并且建立起的制度多為沿用那些發展相對成熟的本科院校，因為學校性質和實際情況的差異，那些制度并不能真正體現自己的實際情況，在實施的過程中往往面臨著理論高于實際、無法切實指導實踐的問題。這樣的管理難以真正改變其檔案管理問題的實質，也難以適應今后學校發展對檔案工作的需要。

③由于缺乏制度和標準的規范，在日常的教育教學、科研、管理等活動中，因為沒有歸檔范圍，也沒有規范的整理方法，更沒有統一移交保管的專門人員，諸多檔案資料均在部門或個人手中保管，整理方法各異，歸檔內容全憑各人理解，多有查找利用不便、內容不完整和遺失的現象發生，給今后的工作造成了諸多麻煩。

1.3、管理體制不盡合理

高職高專院校大多存在著體制不合理的弊端，主要表現在：

①諸多高職高專院校中要么沒有獨立的檔案室，檔案管理工作歸屬于辦公室；要么有檔案室，但檔案室歸屬于辦公室的管理。檔案工作沒有獨立的機構，在實際工作中往往與辦公室的工作的密不可分，甚至多數時候由于重辦公室的管理工作而疏于檔案工作，致使檔案工作始終未能有效開展起來，得不到發展。

②在許多院校中，學校教職工的人事檔案存放在檔案室，而檔案室又歸屬于辦公室，人事檔案就成了辦公室在管理，但形成、使用人事檔案的又是學校的人事部門。在長期的人事檔案管理活動中，給工作造成了很多的不便和問題。比如，人事部門要查閱人事檔案，需經過辦公室的批準；教職工個人要查閱自己的檔案，需先到辦公室預約，再需人事部門批準。這樣的工作程序給管理工作造成了很多的不便，又存在著諸多的矛盾。管理部門不清楚哪些材料必須歸檔，形成、使用部門又不清楚管理的方法和檔案中的內容，長此以往，必將造成管理的混亂。

③由于沒有相關的歸檔移交制度，各個部門形成的檔案僅僅只是保存在自己部門，比如教務處的學生學籍檔案、教學檔案，科研處的科研檔案等等。學校檔案分散在學校各個部門中，一方面由于沒有專門的人員管理，致使管理松散，疏于整理和安全保管；另一方面機構的變革導致檔案的延續性差且容易丟失；再者，這種分散管理，寶貴的檔案財富隨時面臨著損壞和丟失的風險，且不利于為今后學校的發展建設提供利用和經驗借鑒，不僅失去了其作用，也將給學校造成極大的損失。

1.4、缺乏專業的管理人員

檔案專業管理人員直接影響著檔案管理的質量和檔案工作的成效。目前高職高專院校缺乏專業的管理人員是制約其檔案工作發展的一大重要因素。

①高職高專院校中的檔案管理人員多數為辦公室的人員，并不是檔案專業出身的人員，缺乏專業素養，不管是管理的方法還是相關的職業道德操守都有所欠缺。在管理的過程中經驗和工作習慣成為主要的指導，但這些往往帶有主觀的成分，且與科學管理實際有所差距，給日后的科學管理埋下隱患。

②由于檔案管理工作歸屬于辦公室，不管是專業的檔案人員還是非專業的檔案人員都屬于辦公室人員。他們大多數不是專門管理檔案的，而是要同時兼顧辦公室的工作。辦公室的工作多為日常的、瑣碎繁雜的事務，兼職的檔案管理人員常常難以兼顧兩個工作，因此難以應對大量的檔案管理工作與繁雜的辦公室工作之間的矛盾，只能先解決緊急的辦公室工作，而檔案管理工作常常被擱置。專門專業的管理人員的緊缺是導致檔案工作滯后的重要因素。

1.5、檔案管理信息化程度嚴重滯后

隨著社會和科學技術的發展，社會各方面的工作都朝著信息化的方向發展，檔案管理工作同樣如此。原始的紙質管理方式已經無法適應當今的管理模式，它與信息化管理相比，效率低、管理耗時耗力、查找利用極為不便、同時安全性低，因此，檔案管理信息化是形勢所趨，也更為科學、有效。

在本科院校中，大多高校已逐步實現了檔案管理信息化，而在高職高專院校中多數才開始起步，甚至還未開始。

①據悉，高職高專院校中管理檔案的人員多數年齡較大，對電腦、管理軟件等信息化設備使用存在著巨大的困難，因此，檔案的信息化工作便長期被擱置下來。

②由于多年保管的紙質檔案數量龐大，高職高專院校檔案管理人員緊缺，資金緊張，信息化設備欠缺，因此信息化工作就變得異常艱巨。同時，學校多年形成的檔案一是整理方法存在問題，二是數量巨大，在進行信息化前需重新整理立卷，而如今管理的人員又不清楚過去的實際情況，整理又面臨著巨大的困難，并且耗時耗力。這些嚴重制約著高職高專院校檔案信息化工作的開展。

③有的院校雖已開展了檔案的信息化，但是也基于上述種種原因，進展緩慢，延續性差，信息化過程處處受阻，管理實質也存在諸多弊端。市面上的檔案管理軟件眾多，且多為普遍適用的，但是，各個學校的實際情況又不盡相同，在選擇時就難以找到真正適合自己的，因此在類目設置、模塊功能等方面上諸多受限。

1.6、硬件設施嚴重不足

高職高專院校由于其學校性質的制約，多數學校把主要精力放在提高學校教育教學質量、科研能力、管理水平和學校的整體建設上。要發展改革的東西太多，而資金又緊張，故對檔案管理的硬件設施便無暇也無力顧及。這一現狀是制約高職高專院校檔案管理硬件設施嚴重不足的重要原因。許多院校僅僅只有一間或者幾間空房間作為檔案庫房，這些庫房內沒有任何溫濕度調節設備，也沒有任何防光、防火、防蟲鼠、防盜等設施，遠遠無法達到檔案庫房的基本要求，嚴重威脅著檔案的安全保管，存在著巨大的安全隱患。

2、改善高職高專院校檔案管理現狀的對策

2.1、增強大家的檔案意識，提高對檔案工作的重視程度

目前高職高專院校檔案規范統一管理工作尚未得到有效開展，其中一個重要的原因是大家的重視程度不夠，缺乏檔案意識。那么，要做好檔案統一規范管理工作首先要增強大家的檔案意識，主要包括重視檔案工作的意識，積極主動收集檔案的意識，檔案的安全保管意識和檔案的立卷歸檔意識。可以通過檔案宣傳教育，增加大家對檔案的認識和了解，認識到檔案的重要性，從而提高大家對檔案的重視程度。大家的檔案意識提高了，重視程度提高了，這樣才能促進檔案工作的順利開展。

2.2、盡快建立檔案管理制度，制定規范完善適用的檔案管理辦法

制度建設對檔案的綜合管理起到至關重要的作用。完善的管理制度將促使檔案管理朝著規范化、制度化的方向發展，對檔案管理的各項工作起到推動和規范的作用，這是目前高職高專院校開展檔案工作的一大助力。這些制度主要包括：綜合性的規章制度、立卷歸檔制度、檔案保管制度、檔案利用制度等。最終形成由一系列制度構成的檔案管理工作規范。

2.3、健全學校的管理體制，實現機構獨立，職責分明

高職高專院校管理體制中機構不獨立、職責模糊的弊病嚴重制約學校檔案管理工作的開展，必須加以改進。學校要做好檔案工作，必須要有獨立的檔案室（館）和專門的檔案管理人員。因此，將檔案室和管理人員從辦公室分離出去是十分必要的。因為只有獨立才能實現職責分明，才能徹底解決檔案管理工作與檔案管理人員受制于辦公室管理和辦公室工作的現狀，才能全心全意地專注于檔案工作的開展。

2.4、引進專業人才，解放現有專業人員

要解決目前檔案管理專業人員緊缺的問題，必須著力于引進專業的檔案人員和將現有的專業人員從辦公室工作中解放出來，這樣才能彌補人員不足的難題。引進專業人才，一方面是引進專業的理論與實踐和改善原有管理存在的問題，另一方面是為今后檔案工作的科學發展提供高素質的人才支持。解放現有專業人員，將原有的檔案管理人員從辦公室工作中解放出來，這樣才能有更多的時間和精力去面對艱巨的檔案管理工作，才能改善長期以來檔案工作存在的問題。

2.5、劃撥專項資金，組織專門人員，完善軟硬件設施，大力推進信息化進程

資金、人員和軟硬件設施是制約檔案信息化的關鍵因素。在資金方面可以以申請專項項目的方式申請專項資金，畢竟信息化是學校檔案工作發展和與時俱進的有利之舉，是應當給予支持的重要項目。解決人員問題，在資金緊張的情況下，可以從學校其他部門抽調人員，但考慮到其數量龐大和其長期性，且抽調人員缺乏專業性，這也只是暫時的舉措。若是資金允許，可以引進專門的信息化公司以外包的形式將過去積累的龐大檔案承包出去進行信息化，而今后的維護就要靠檔案管理人員的日常管理來完成。至于設備方面，需引進專門且必需的信息化設備，這是信息化的物質條件。同時適用的檔案管理軟件也是信息化必不可少的。若自己有能力開發的，可以自己開發，這樣既符合實際，又能極大地節約成本。若是必須從外引進則要多方調研，選用同類型學校使用的功能完備、使用便捷的適合自己的軟件，切忌一味追隨大流。解決了這三大制約因素，將大力推進檔案工作的信息化進程。

2.6、完善庫房條件，降低保管風險

檔案的安全保管至關重要，直接關系到檔案的安全與壽命。檔案庫房是保管檔案的最基本的物質條件，它所具備的功能是檔案安全與否的重要指標。檔案室的溫濕度調控、防火、防盜、防水、防蟲鼠、防光等性能是保障檔案安全的基本要求，這需要從最初的選址、設計、建設，到檔案柜架的選用及相關設施的配備就要開始考慮。要盡量地改善檔案庫房的條件，給檔案保存提供一個相對安全、適宜的環境，保障檔案的長期、安全保管，以為今后提供利用。

高職高專院校的檔案管理工作正處于起步階段，雖存在眾多的問題，面對諸多的困難，但只要給予重視，認清問題，積極改進，其檔案管理工作將會越來越好，不僅起到保護檔案資源的作用，也為發揮其價值，推動社會及學校的發展有著重要意義。

[參考文獻]

[1]曹玉蘭.高校檔案管理創新研究[J].蘭臺世界，2003，（3）：38-39.

[2]何永清.淺析學校檔案管理工作現狀及其對策[J].時代教育，2012，（5）：26.

[3]邱曉青.高職高專院校聲像檔案管理現狀及對策[J].福建商業高等專科學校學報，2015，（2）：63-67.

[4]朱榮莉.淺析學校檔案管理現狀及對策[D].荊州理工職業學院，2015.

[5]蔣嫻.高職院校檔案管理現狀與優化[J].湖北函授大學學報，2016，（19）：22-23.

[6]顧廣強.論高校檔案信息化管理[J].哈爾濱金融高等專科學校學報，2009，（4）：83-84.

[7]董繼英.學校檔案管理現狀及對策研究[J].牡丹江教育學院學報，2011，（5）：166-167.

（作者單位：云南能源職業技術學院，云南 曲靖 655000）