高校檔案管理存在的問(wèn)題及改革措施分析

王芳

摘 要：為了提高高校檔案管理水平，本文對(duì)檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行全面分析，并針對(duì)這些問(wèn)題，提出了相應(yīng)改革措施。其中，檔案管理中存在問(wèn)題主要有3個(gè)，包括檔案資料問(wèn)題、檔案管理方法問(wèn)題、檔案意識(shí)問(wèn)題。針對(duì)這些問(wèn)題，本文通過(guò)引進(jìn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，豐富檔案資料，構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)，組織檔案培訓(xùn)活動(dòng)，來(lái)實(shí)現(xiàn)預(yù)期管理目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；改革措施；網(wǎng)絡(luò)技術(shù)

檔案是個(gè)人身份與經(jīng)歷的象征，主要包括小學(xué)、初中、高中、大學(xué)、工作等取得的學(xué)歷證明、獎(jiǎng)勵(lì)證明、懲罰證明等[1]。如果檔案丟失，則其個(gè)人履歷無(wú)法查詢與證明。據(jù)調(diào)查，很多工作崗位要求畢業(yè)生提供大學(xué)以及大學(xué)之前的檔案信息。由此可見(jiàn)，各大高校的檔案管理非常重要，不僅要求檔案內(nèi)容全面，而且要求具有良好的管理體系。本文將對(duì)高校檔案管理存在的問(wèn)題展開(kāi)研究，并提出改革措施。

1 高校檔案管理存在的問(wèn)題

擴(kuò)招政策推出以后，各大高校學(xué)生越來(lái)越多，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足管理需求，很多紙質(zhì)版檔案存儲(chǔ)困難，容易丟失。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)，為高校檔案管理的改革開(kāi)辟了新的研究路徑。本文將對(duì)當(dāng)前高校檔案管理存在的問(wèn)題展開(kāi)全面分析，將其作為后文管理改革措施的研究基礎(chǔ)。

1.1 檔案資料問(wèn)題

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代到來(lái)之前，我國(guó)公民檔案信息都是以“紙質(zhì)版方式”記錄，很難記錄全面。通常情況下，檔案資料袋中裝有團(tuán)證、小學(xué)獲獎(jiǎng)證書(shū)、初中獲獎(jiǎng)證書(shū)、中考成績(jī)、高考成績(jī)、高中獲獎(jiǎng)證書(shū)、記過(guò)等信息[2]。除此之外，很難查到該學(xué)生在成長(zhǎng)過(guò)程中的其他經(jīng)歷，或者小型獎(jiǎng)勵(lì)、懲罰、愛(ài)好、技能等信息。由此可見(jiàn)，以傳統(tǒng)方式存儲(chǔ)的檔案資料不夠全面，急需引進(jìn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，完善檔案資料，幫助審核單位更全面的掌握被審核人資料。

1.2 檔案管理方法問(wèn)題

據(jù)統(tǒng)計(jì)，目前大部分高校采用的檔案管理方式是人工管理方式，學(xué)生在入學(xué)時(shí)遞交檔案以后，由學(xué)校檔案管理人員統(tǒng)一管理[3]。其管理方法為：按照學(xué)生入學(xué)年份的不同、所處學(xué)院和所學(xué)專業(yè)不同進(jìn)行分類(lèi)，根據(jù)類(lèi)別不同，存儲(chǔ)到制定檔案室。然而這種管理方式在檔案交接、檔案存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)容易出現(xiàn)丟失、損壞等問(wèn)題，而紙質(zhì)版的很多檔案信息沒(méi)有備份，無(wú)法修補(bǔ)，給學(xué)生造成了嚴(yán)重困擾，同時(shí)學(xué)校也需要為此承擔(dān)責(zé)任。因此，必須對(duì)當(dāng)前的檔案管理方法進(jìn)行改進(jìn)。

1.3 檔案意識(shí)問(wèn)題

據(jù)調(diào)查，學(xué)生對(duì)檔案重要性認(rèn)識(shí)不夠，認(rèn)為自己今后找工作與檔案關(guān)系不大。因此，在填寫(xiě)一些與個(gè)人相關(guān)的信息時(shí)不夠認(rèn)真，部分信息填寫(xiě)不完整，或者存在錯(cuò)誤，給檔案管理工作的開(kāi)展帶來(lái)了困難。正是因?yàn)閷W(xué)生的檔案意識(shí)薄弱，導(dǎo)致檔案資料不全等情況發(fā)生，或者畢業(yè)派遣出現(xiàn)問(wèn)題。因此，想要提高高校檔案管理水平，就必須增強(qiáng)學(xué)生檔案意識(shí)。

2 高校檔案全管理改革措施分析

針對(duì)上述問(wèn)題，本文將從以下3個(gè)方面提出檔案管理改革措施。

2.1 借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)豐富檔案資料

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的出現(xiàn)，為人們?nèi)粘Ｉ顜?lái)便利的同時(shí)，也為工作創(chuàng)造的便利條件。本文研究的高校檔案管理工作就可以利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)開(kāi)展，利用該項(xiàng)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)來(lái)彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理存在的不足。首先，利用學(xué)生的身份證申請(qǐng)賬號(hào)，將自己在初中、高中的一些獎(jiǎng)勵(lì)等重要經(jīng)歷按照提示錄入系統(tǒng)中。該項(xiàng)操作要求各大高校安排檔案系統(tǒng)管理人員為學(xué)生指導(dǎo)，根據(jù)實(shí)際情況填寫(xiě)，并對(duì)提交上來(lái)的信息進(jìn)行審核，一旦審核中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，立即與學(xué)生核對(duì)，如果出現(xiàn)造假情況，將采取懲罰措施，并記錄到檔案中，以示警戒。其次，將學(xué)生遞交上來(lái)的檔案信息錄入系統(tǒng)中。該項(xiàng)操作是對(duì)學(xué)生上交上來(lái)檔案信息進(jìn)行掃描處理，以文檔或者照片形式上傳到系統(tǒng)中，以免重要文件丟失對(duì)學(xué)生和學(xué)校造成重大影響。最后，根據(jù)學(xué)生在大學(xué)幾年中的表現(xiàn)，不斷完善檔案信息，使得學(xué)生檔案信息得到完善。以上改革措施是借助互聯(lián)網(wǎng)操作平臺(tái)，錄入學(xué)生檔案信息，填充檔案信息，并將信息以文件或者圖片格式存儲(chǔ)到系統(tǒng)中，從而便于檔案管理，并達(dá)到了豐富檔案資料的目的。

2.2 引進(jìn)先進(jìn)科學(xué)管理技術(shù)，構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)

傳統(tǒng)的檔案管理方式是采用人工管理方式，將收集到的檔案存儲(chǔ)于檔案室中，而網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)，打破了傳統(tǒng)檔案管理方式，并豐富了檔案資料，因此，需要通過(guò)構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)，來(lái)提高檔案管理水平。首先，檔案存儲(chǔ)子系統(tǒng)的構(gòu)建。前文提到關(guān)于利用互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)存儲(chǔ)檔案信息內(nèi)容，此項(xiàng)操作需要構(gòu)建檔案存儲(chǔ)子系統(tǒng)，根據(jù)高校不同，設(shè)置唯一檔案管理網(wǎng)站，按照學(xué)院類(lèi)別不同，將學(xué)生信息存儲(chǔ)到相應(yīng)文件夾中，每一個(gè)文件夾中存儲(chǔ)該學(xué)院各個(gè)專業(yè)學(xué)生檔案信息。其次，檔案安全訪問(wèn)管理子系統(tǒng)的構(gòu)建。為了避免學(xué)生檔案信息外泄，必須構(gòu)建檔案安全訪問(wèn)子系統(tǒng)，除了初始密碼以外，采用動(dòng)態(tài)密碼技術(shù)，綁定用戶手機(jī)，訪問(wèn)一個(gè)新頁(yè)面時(shí)都需要輸入新的密碼，從而提高訪問(wèn)安全性。最后，檔案修改管理子系統(tǒng)的構(gòu)建，只有檔案管理員有檔案修改操作權(quán)限，從而避免學(xué)生檔案被惡意篡改。以上改革措施是借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)，來(lái)提高高校檔案管理水平。

2.3 增強(qiáng)檔案意識(shí)

除了上述改革措施以外，還必須增強(qiáng)學(xué)生的檔案意識(shí)，以培訓(xùn)講解的方式，讓學(xué)生了解到檔案對(duì)于自己將來(lái)發(fā)展的重要性，加強(qiáng)檔案意識(shí)，以便于高校檔案管理工作的順利開(kāi)展。首先，組織學(xué)生參加檔案科普知識(shí)大會(huì)，做好宣傳工作，要求每一名學(xué)生都參加，為其講解關(guān)于檔案方面的知識(shí)。其次，以實(shí)例分析的方式，講解丟失檔案人員畢業(yè)后的處境，給今后工作帶來(lái)的弊端，同時(shí)告知學(xué)生檔案信息不全面，會(huì)給自己造成怎樣的影響，讓學(xué)生對(duì)檔案有更加全面的認(rèn)識(shí)。最后，組織檔案知識(shí)考試，通過(guò)觀察考試結(jié)果來(lái)判斷學(xué)生的檔案意識(shí)是否增強(qiáng)。以上改革措施是通過(guò)開(kāi)展培訓(xùn)講解活動(dòng)，來(lái)達(dá)到增強(qiáng)學(xué)生檔案意識(shí)的目的。

3 總結(jié)

為了便于高校檔案工作的開(kāi)展，彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理方式給檔案管理的不足，本文提出引進(jìn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通過(guò)構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，對(duì)檔案資料進(jìn)行完善，提高檔案信息管理安全性，提高學(xué)生檔案意識(shí)，以此實(shí)現(xiàn)高校檔案管理改革。希望通過(guò)本文的研究，可以為高校檔案管理提供參考依據(jù)。

參考文獻(xiàn)

[1]張海蛟，隆娟.高校學(xué)生黨員檔案管理存在的問(wèn)題及改進(jìn)策略[J].學(xué)校黨建與思想教育， 2017（10）：53-54.

[2]李嘉怡.高校科研項(xiàng)目檔案收集工作存在問(wèn)題及對(duì)策研究[J].北京檔案， 2017（2）：26-27.

[3]戴玲.干部人事檔案任前審核中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].檔案管理，2017（2）：64-66.