新時期基層檔案管理理念創新與實踐

鄭婉琪

摘 要：管理水平的高低影響著建設發展的進程，人們愈發重視管理水平的提升，基層檔案管理的質量對管理工作的質量起著關鍵性的影響作用。針對新時期基層檔案管理的的新要求，本文重點研究了其理念創新的必要性，及其在實際工作中采用的具體方法。

關鍵詞：新時期；基層檔案；管理理念

作為各項管理工作的基礎性的工作內容，基層檔案管理水平提升對管理水平的提升有根本性的影響。在新的時代背景下各項管理工作的理念、模式等都發生了新的變化，導致其對基層檔案管理工作提出了新的需求。這使得基層檔案管理理念與實踐工作必須進行創新，以適應其面臨的新要求。

1 管理機制建立理念的創新與實踐

1.1 創新的必要性

為保證基層檔案管理工作的正常運行，相關單位必須制定較為完善的管理機制，對其工作進行規范。要想建立完善的管理機制就必須在正確的理念指導下進行。如最基礎的社區檔案管理，提高其管理水平全面記錄社區建設和工作的各種信息，有利于相關單位全面、細致的了解社區工作的基本情況，不斷總結社區建設方面的成功經驗和做法。管理機制的健全，對檔案信息錄入及歸檔的準確性與及時性會有重要影響，從而將促進到檔案的服務質量的提高。為此相關人員必須樹立新的理念來指導管理機制建立工作，以促進該機制的真正完善。

1.2 創新與實踐方式

在建立新的管理機制時，相關人員的工作如下：首先，樹立專項管理理念。在實際工作時可以設立獨立的部門、組建專門的團隊，進行基層檔案管理工作，可有效提高基層檔案的管理水平。在檔案調度轉移時要依據三審制度，已明確檔案管理職責歸屬問題。其次，進行管理工作的調整，提高基層檔案管理在管理工作的地位，這有利于提高所有人員對其重視度。再次，提高基層檔案管理工作與其他各部門工作的結合度，可有效的監督雙方工作，同時提升彼此的工作水平。如將財務報銷制度中的各項報銷材料作為基層檔案材料進行管理，可有效提高報銷信息的準確性。最后，建立完善的激勵與懲罰制度[1]。這可有效提高個人對該項工作的重視程度，從而促進整體機制的高效運行。

2 管理服務理念的創新與實踐

2.1 創新的意義

檔案管理本身就是為管理者發現問題、制定決策提供各種相關有力的信息依據的，所以檔案管理最根本的作用就是向相關群體提供服務。基層檔案管理作為基本的工作內容的基層檔案管理，提高服務意識是提高工作水平的最基本的手段。因此，檔案管理人員必須降低其管理理念樹立并提高其自身的服務理念。

2.2 創新與實踐的具體途徑

基層檔案管理人員必須改變原本的人們需要這項服務的工作理念，樹立主動服務的新型理念，提高自身服務意識與主動性。在實踐過程中基層檔案管理人員應積極對自己所管理檔案的信息進行及時更新與整理，保證其信息的及時性與全面性。在整理檔案信息的過程中，管理人員應提取、整理、記錄各檔案中的有效信息，這樣可更好地為檔案使用者提供服務。同時，管理人員要不斷推進信息技術在檔案記錄、整理及調取中的應用。這有利于以提高檔案服務的便捷性與高效性，使得基層檔案的服務作用得以充分挖掘與發揮，有效促進管理水平的提高。

3 管理方式理念的創新與實踐

3.1 創新的必然性

首先，面對管理對基層檔案管理提出的新要求，管理人員必然會創新其管理方式，使檔案管理工作符合新的發展要求。這就要求管理者對現有的管理理念進行創新，并在其指導下建立并應用新的管理方式。其次，人們的意識是在不斷發展的。事物的發展與變化會使得人們處理事情的方式發生變化，尤其是新技術的誕生，必然導致人們工作方式的改變。當下，信息化技術的發展與應用已深入到各領域之中，在這一背景下，基層檔案管理方式必然發生轉變。基層檔案管理人員創新管理方式理念是順應時代發展要求，進一步提高基層檔案管理工作的快捷性。

3.2 創新與實踐的具體方式

當前，管理人員已將信息化等先進技術應用于基層檔案管理中，新的管理模式理念已經初步建立起來。但無論是理念還是具體的管理模式都尚不完善，管理人員只是單純的意識到將信息化技術融入檔案管理中，創新檔案管理方法。但在實踐過程中，只是將計算機技術應用于基檔案詳細的錄入與檢索輸出上，缺乏完整的管理系統來進行基層檔案管理的各項工作[2]。依靠當今的計算機等信息化技術創建完善的管理模式，管理者必須進一步創新指導管理模式建立的理念。為此，管理者必須充分認識到先進的技術在基層檔案管理中適用的領域，并在其指導下建立完善的管理模式。

第一，利用計算機技術將基層檔案管理系統與其他相關系統進行連接，系統可及時提取有價值的信息進行錄入。這樣就可保證信息及時的錄入到基層檔案中，進而提高檔案時效性。第二，相關的技術人員應利先進的技術完善當前的檔案管理系統，這樣管理者就可應用各種信息化技術處理檔案管理工作。提高技術的應用水平的同時提高管理工作的效率。第三，利用電子文件、電子照片及二維碼等技術建立相應的網絡管理系統，將不同用戶的個人信息進行相應的整理存檔。第四，利用互聯網技術建立檔案查閱平臺，并針對不同的用戶建立不同的信息庫，提高單位或個人查閱檔案的便捷度。

4 管理宣傳理念的創新與實踐

4.1 創新的意義

為進一步提高人們對基層檔案管理的重視度，管理人員必須提高工作宣傳的效率，這就要求管理人員轉換當前的宣傳工作思路，樹立新的宣傳理念。對于個人而言，基層檔案關于其自身基本信息，人們可客觀、全面的認識自己，也利于他人通過自己的檔案認識自己。對于基層政府而言，基層檔案記錄本地區發展的歷程，管理者可根據檔案的信息總結本地區本單位在發展過程中存在的問題。這有利于管理者提高決策制定的可行性，保證有效地解決本地區或本單位自身的各種問題。

4.2 創新與實踐的方法

管理人員創新宣傳理念，首先要樹立全面宣傳意識。這包括兩點內容，一是檔案管理工作宣傳的全面性，在宣傳內容要包含管理的意義、各項工作及檔案信息的特征。二是，宣傳對象的全面性，宣傳工作的受眾要包含管理者，也要包含基層群眾。此外，管理人員要樹立戰略宣傳理念，先提高管理者的重視程度，再通過管理者進行相應的組織學習工作。這有利于提高宣傳工作的效果。首先，管理者要向人們宣傳檔案管理的作用，尤其是基層檔案與其自身的密切關系，充分提升人們對基層檔案的重視程度。再對基層檔案建立與信息歸檔的要求進行宣傳講解，促進人們全面了解基層檔案管理工作，從而促進基層檔案管理水平的提高。其次，戰略性的宣傳可通過整理基層檔案中有價值的信息，在向管理者進行匯報的過程中進行有效宣傳，提高領導者的重視程度。再通過領導者向基層工作人員宣傳，可有效提高宣傳效率[3]。

5 管理隊伍建設理念的創新與實踐

5.1 創新的目的

只有建立高素質、專業性的管理隊伍，才利于真正提高基層檔案管理水平，做好其管理理念的創新與實踐工作。因此，管理者必須創新管理隊伍建設理念。

5.2 創新與實踐的具體措施

首先，領導者要重視選檔案管理人員的選用，聘用高素質的專業性人才。這樣可以促進檔案管理隊伍整體素質的提高。其次，建立并逐漸完善的隊伍管理的制度，建立完善的管理體系。這有利于規范檔案管理隊伍的工作，保證基層檔案管理工作的有序、高效開展。

6 結論

隨著基層檔案管理在管理工作中的作用逐漸突出，創新其管理理念與實踐工作時其發展過程中的必然要求。基層檔案管理人員必修依據其發展的新要求與技術發展應用的新情況，創新該項管理中的各項工作的理念。

參考文獻

[1]劉碩.新時期基層檔案管理工作的創新途徑[J].城建檔案，2016，（3）：36-37.

[2]李君.新時期基層檔案管理工作的利用和創新[J].現代經濟信息，2013，（24）：157.

[3]黃楨.基層檔案管理理念創新與實踐[J].蘭臺世界，2011，（S3）：41.