醫院檔案管理的改進路徑研究

王智杰

摘 要：隨著近年來我國醫學技術快速發展，醫院檔案管理工作受到了廣大學者的重視，醫院檔案管理工作人員作為醫院檔案管理體系的重要組成部分，必須跟上現代醫學的發展趨勢，按照新時期的檔案管理思想，優化檔案管理機制。醫院也必須重視對檔案管理人員的培養，不斷提高檔案管理人員綜合素質及業務能力，明確其工作職責，改變傳統的檔案管理方法。

關鍵詞：醫院檔案管理；改進路徑；問題研究

1 醫院檔案管理工作范圍

從目前我國醫院檔案管理發展現狀來看，醫院檔案管理的首要職責是文件史料檔案保存。文件史料檔案記錄了醫院發展的歷史，是醫院規劃建設的重要參考，是反映醫院整體建設成果的重要文字材料。檔案工作者要針對醫院重要的文件史料進行搜集、分類、歸檔及長期保存，滿足醫院未來發展的需要。同時醫院檔案管理工作者要針對醫院各類病歷檔案妥善保存、管理。因為醫院的服務對象主要是傷病員，病人在住院期間會留下完整的信息記錄，這就需要檔案管理人員對各類病案信息進行收集和管理。在醫院檔案管理工作中，還包括科研教學檔案和人事檔案。因為醫院是知識密集型場所，在臨床實踐中會形成各種科研教學資料，需要檔案管理人員針對這些重要的科研信息有針對性的儲存和保管。人事檔案記錄了醫院工作人員的工作經歷、工作能力、業務水平，對醫院管理制度的健全有著重要影響，檔案管理人員要對各類人事檔案妥善保存，滿足醫院發展建設的需要。當然在檔案管理過程中還有其他類型的信息，包括獎章、有紀念價值文物等實物載體，也需要檔案管理人員妥善搜集和保存，方便其他部門查詢[1]。

2 醫院檔案管理人員的工作要求

在醫院檔案管理實踐中，檔案管理人員必須具備專業知識和較高的理論素養。因為檔案管理工作是高技術水平的一項工作，一位合格的檔案管理人員不僅要掌握專業的檔案管理知識，還應該熟練掌握各種管理技能，通過不斷學習，增強自己的業務能力，以便更為優秀的做好檔案收集、整理、歸檔及管理工作，保障檔案資源得到有效利用。其次，檔案管理人員必須具有較高的理論素養，具備淵博的學識。檔案管理工作的實質是為了更好的開發利用檔案信息資源，檔案工作人員如果僅有專業知識是遠遠不能滿足需求的。優秀的檔案工作人員還必須學習相應的醫學知識，學會運用計算機技術操作檔案管理系統，形成較高的信息化素養。同時，檔案管理實踐過程中工作人員必須具備良好的溝通能力。檔案管理部門是一個多元集成的部門，每一個工作環節都需要專業的人員與其他部門人員進行溝通。因此，檔案管理工作者必須具備較強的溝通能力，能與其他部門或人員取得聯系，建立良好的溝通機制，為快速開展工作提供有利條件。此外，檔案管理人員還要具備嚴謹細致的工作作風。檔案管理工作要做到細致嚴格、謹慎嚴密，要把各類信息記錄的原材料統一搜集整理，及時做好信息備份工作，方便檔案資源及時利用。最后，檔案管理人員必須具備較好的服務意識。檔案管理人員作為文件信息材料的記錄者和擁有者，在工作實踐之余要充分挖掘檔案信息資源的價值，既要為領導層提供相應的決策服務，也要為員工發展提供建議，以確保醫院各項工作又好又快發展[2]。

3 當前醫院檔案管理人員工作現狀

1）在醫院管理機制建設中，醫院管理層把如何提高醫療服務水平、服務質量、醫療條件作為優先建設內容，著重醫療技術型人才培養，引進先進設備更新基礎設施，重視改變以往的工作環境，為患者提供更優質的醫療服務。這種機制下，醫院管理層忽視了對檔案管理人員的培養，既沒有就檔案管理技術方法進行更新，也為全面重視檔案管理人員技能建設，導致很多醫院的管理隊伍素質普遍不高。

2）檔案管理人員隊伍結構不合理。目前在醫院檔案管理工作實踐中，其人員組織隊伍結構不夠合理，平均年齡較大，技能水平較差，無法形成與工作崗位相契合的理論水平及業務能力，不能有效提高檔案管理效率。

3）未全面重視醫院檔案管理人員交流學習。在醫院內部，醫院管理層更重視專業技術型人才及醫生護士的繼續教育，對檔案管理人員的繼續教育不夠重視，既沒有提供與其職位相匹配的學習機會，也沒有制定有關檔案管理人員全面學習的計劃，導致檔案管理人員素質上存在不足。

4）醫院內部檔案資源利用意識不強。從目前醫院檔案管理實踐來看，醫院檔案不僅是醫院發展過程中的歷史全記錄，更涉及到醫務工作者在診療服務過程中的文書信息和各種影像資料，有的資料具有重要的研究價值，對醫院的發展建設影響重大。由于目前醫院檔案工作者檔案資源利用意識不強，很多珍貴的檔案資源得不到有效開發和利用，無法發揮出檔案管理的優勢作用。

5）檔案管理基礎設施建設不足。在目前醫院檔案管理實踐中，醫院將大多資源投入到疾病理療等領域的基礎設施建設中，甚至很多醫療設備水平已達到世界一流，但是對檔案管理的硬件設施投入卻極為有限，甚至信息化技術還未全面應用其中，導致檔案管理效率無法得到有效提升。

4 醫院檔案管理工作的主要改進路徑

1）重視檔案管理人員專業化培養。檔案管理人員作為醫院現代管理體系的重要組成部分，對推動醫療事業改革、醫院現代化建設有著重要作用。醫院管理層應轉變思維意識，重視檔案管理人員的專業化培養，既要給檔案管理人員提供職位晉升通道，也要給其提供交流學習的機會，通過加強檔案管理人員的繼續教育提高其技能水平，促進醫院檔案管理整體水平得到提升。同時，醫院檔案管理部門不僅是醫院管理機制的重要組成部分，也是推動醫院進行信息化改革的重要驅動力，為提高醫院檔案管理工作效率，醫院管理部門應樹立創新意識，大力宣傳檔案管理部門的重要性，以提高檔案管理者和醫護人員的信息化意識。醫院管理部門要開展多種形式的組織培訓活動，在提高檔案管理人員技能水平、業務能力的基礎上，增強檔案管理人員的使命感和榮譽感，要著力健全管理制度，完善管理體系建設，逐步強化檔案管理人員的法律意識。醫院管理者要強化檔案管理中病案質量監控和病案書寫規范化培訓，針對醫院管理中的各種文書信息實現標準化管理，既要讓檔案管理人員切實意識到標準化建設的重要性，也要對其工作進行規范化管理，做好各類資料的搜集和整理，將各種文件材料統一保存，為后期查詢使用提供便利。

2）檔案管理人員作為醫院現代信息管理體系重要建設者和實踐者在推動醫院信息網絡建設方面發揮著重要作用。醫院管理層有必要轉變思想意識，將檔案管理人員培養納入到醫院人才培養整體計劃中，可通過開展合作交流學習活動、專題講座、學術交流等活動促進檔案管理人員知識得到更新，以保障醫院檔案管理業務更好開展。同時，醫院檔案管理人員要重視將信息化技能及手段應用到醫院檔案管理中，提高醫院現代化建設水平，促進醫院各項管理工作有效開展。

3）檔案管理人員重視把醫院的信息資源價值全部發揮出來并融入到各項管理工作中，為醫院的發展決策提供參考，給醫院職工的職業發展提供建議，促進醫院各項工作得到有效落實。醫院檔案管理部門應樹立信息化管理意識，在不斷增大資源投入和基礎設施建設的基礎上，重視檔案信息資源的挖掘和利用，要以歷史檔案信息作為經驗借鑒，建立新指標，開展新業務，確保各類檔案信息資源能發揮應用價值為醫院現代化建設提供指導。

4）檔案管理人員在推動醫院文化建設的同時，還要注重發揮自身的專業優勢，豐富管理內容。因為醫院的文化內涵融入在檔案信息中，為全面推動醫院信息化建設，傳統文化與現代管理理念有機融合，要立足實際打造特色的文化精神，促進醫院內部形成核心價值觀和凝聚力，推動各項醫療工作有效落實。

5）在醫院內部成立綜合性的檔案管理機構。醫院管理者要全面意識到檔案綜合化、專業化管理的重要性，制定統一的規章管理制度，根據醫院檔案管理工作開展的實際情況對檔案管理工作進行規范，針對檔案信息搜集、歸類、整理、歸檔制定統一的標準，完善管理機制。在檔案管理實踐中要針對醫院產生的各類檔案信息進行全部歸檔利用，針對重要的醫療信息實現針對性存儲，建立健全相應的管理章程，制定完善的管理實施細則，以保障檔案管理平穩有序開展。此外要健全相應的考核管理制度，設定分級把關原則，將具體的責任落實到人，將醫院的檔案管理納入到科室管理建設中，確定科室的管理職責，完善科室與檔案管理部門系統對接，在保障醫院檔案管理工作有效落實的基礎上，實現分級考核，以促進檔案管理部門能不斷提升檔案管理水平。

6）建立集成化檔案管理系統。檔案信息資料管理與普通資料管理有著本質的不同，一方面要根據醫院日常行政辦公管理特征建立信息自動化搜集機制，包括利用傳感技術、IC卡讀取技術、自動存儲媒介、信息交互技術，Web2.0工具、信息網絡及網絡互通系統等，全面促進信息技術與檔案信息管理結合；另一方面，檔案信息資料管理是一項綜合的系統工程，既要有相應的技術支撐，也要建立相應的大數據分析機制，根據醫院檔案信息資料本身特點以及檔案信息管理體系構建多元化、全方位的信息管理系統，促進檔案資料得到全方位保存與管理。同時，醫院檔案管理部門每天要處理大量信息資源，要針對不同類型的檔案信息資源分類存儲和長期保存，需要多個機構或部門協同配合，要對各種結構化和半結構化的信息數據有效收集和分類，如信函、通知、會議記錄、財務報告、醫療信息記錄等，大部分信息傳播依靠網絡系統，雖然內部管理網絡有著較好的數據交互性和內容連續性，但其信息管理機制不夠完善，難以滿足管理系統建設需求。因此，檔案管理部門應協同多網絡平臺共建信息傳播機制，引導多元主體參與其中，大量應用OA辦公系統，實現內部管理，網絡互聯互通，針對有價值的信息資源全面搜集、管理及整合。正如美國伯納德信息中心的調查顯示，檔案信息管理中3%～5%的工程問題是由信息資源匱乏及信息失真導致的，因此要全面建立OA系統，建立集成化的檔案管理系統，以保障醫院檔案資源高效管理及規范化應用。

5 結語

醫院檔案信息管理作為現代醫院管理機制的重要組成部分，在推動醫院信息化建設方面發揮著重要作用。作為醫院檔案管理人員要認識到當前醫院檔案管理中存在的不足，轉變思想意識，改進工作方法，健全醫院檔案管理體系，結合先進的技術工具改變醫院的管理體系，全面推動醫院檔案管理各項工作有效落實。

參考文獻

[1]曾永輝.新形勢下醫院檔案管理工作的新思路探究[J].中國當代醫藥，2013，20（11）：143-144.

[2]梁鈺君.醫院檔案管理工作中存在的問題與對策研究[J].城建檔案，2016（03）：64-65.