事業單位檔案管理信息化建設思考

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一、事業單位檔案管理信息化建設概述

隨著時代發展，傳統的檔案管理方式已經不能夠滿足于當前的快節奏時代需求了，因此逐漸被淘汰。取而代之的是信息化技術與計算機技術。計算機技術在檔案管理中的應用優點就在于管理檔案時能夠排除其他因素的影響，并對檔案進行科學的分組與排序，能夠確保在很短的時間內將所需要的檔案找出。另外，傳統的紙質檔案會受很多因素影響而受到損害，嚴重的可能導致檔案內容丟失，造成巨大損失。而信息化技術的應用很好地解決了這個問題。值得一提的是，檔案管理的改善方式也并非只有信息化這一個，因此，需要在長時間的應用中對檔案管理信息化進行改善，不能一蹴而就。

二、目前事業單位檔案管理存在的問題

首先，很多事業單位對其檔案管理工作目標缺乏足夠的理解，因此在工作中難以做到檔案管理標準化、制度化的要求，最終檔案管理也失去了其基本意義。其次，檔案管理工作人員能力不足，與時代發展不適應，這是當前事業單位檔案管理在短時間難以順利進入信息化的重要原因。最后，部分事業單位檔案管理缺少相關管理技術與物資，因此其難以與當前的信息化同步發展。

綜上所述，推行信息化技術在事業單位檔案管理中的應用迫在眉睫，是有效處理以上問題的途徑。

三、推動信息化技術在事業單位檔案管理中應用的措施

(一)明確事業單位檔案管理的目標

事業單位要想做好常規的工作，獲得持續發展，就必須對檔案管理工作加以重視。而明確檔案管理的目標是其重要前提與保障。事業單位檔案管理的目標是對檔案進行制度化與規范化處理，保障事業單位的平穩發展。明確這個目標也是推動信息化技術在事業單位檔案管理中應用的前提。原因在于傳統的檔案管理方式已經難以適應當前時代信息化技術的發展，從而制約了事業單位的發展。

(二)以實用網站作為事業單位檔案管理信息化的支撐

網站的運用不僅僅能夠使檔案管理更加信息化、規范化，還能夠使單位的工作公開化、透明化，對改善單位形象，增進管理人員與員工的關系有重要幫助。

通過網站將檔案再現也是隨著現代技術發展而出現的一種新的檔案管理方式。事業單位既可以單獨建立一個網站，也可以在單位網站里設置鏈接。兩種方式都是可行有效的檔案管理方式。但是需要注意的是，不論是何種方式，都需要將檔案管理納入事業單位的統一管理下。主要目的有兩個：首先，事業單位對網站的統一管理可以最大化實現網站的價值，實現資源共享，為員工提供便利服務；另外，網站建設必須要保證其安全性。只有將網站管理納入事業單位管理范疇內，才能最好地保障網站的安全性。

(三)事業單位檔案管理信息化需要引進高素質人才

事業單位的檔案管理工作地位十分重要，而且檔案管理是一項系統的工程，因此有必要引進高素質的人才來擔任事業單位的檔案管理工作。此處所說的高素質人才不僅僅需要充分掌握計算機技術，還需要能夠對檔案進行科學有效的分類整理與排序。在網站出現問題的時候，還需要能夠對網站進行修復，時刻保證檔案在事業單位網站上的共享，為事業單位的發展提供保障。

(四)以數字化作為事業單位檔案管理信息化的載體

信息資源的數字化作為事業單位檔案電子信息化的前提條件，和以往的紙質信息存在根本性的差異，是檔案管理的最新手段，是檔案保存的一次信息革命。把檔案信息化管理，需要有效利用互聯網最新科技，將事業單位的信息資料轉化為數字信息，繼而在計算機中用互聯網管理保存。相關負責人員利用互聯網技術，系統性地搭建整體數據庫，以及個性化地整合、修改、發布數據，對事業單位的服務將更為便利。在整合、分類過程中，要將主次內容分清，突出重點，以內容和性質作為劃分的根據。檔案管理的信息化要在數字化的同時，結合傳統，而不是消滅紙質化管理，兩者應當互補，和諧共存。

(五)科學規范事業單位檔案管理的信息化

與傳統紙質實體檔案的管理過程一樣，事業單位檔案管理信息時代也需要進行系統地科學規范。檔案管理信息化的規范性是考察管理工作是否符合時代要求的重要標準之一。目前，在有關部門的引導下，事業單位應當落實國家的管理標準，在結合本單位實際狀況的同時，建立健全規范系統的管理體系。

(六)引進高素質檔案管理信息化人才

作為具有復雜性的長期工程，事業單位檔案管理的信息化急需綜合素質高的人才，不僅要對檔案管理的整合、分類、保存等專業知識有充分了解，還要精通互聯網高新科技，能夠構造完善的事業單位檔案數據庫，為事業單位的檔案管理需求提供最好的信息服務。因此，事業單位急需創造條件，在招聘過程中引進檔案管理信息化的高素質人才。

四、結語

在當今經濟飛速發展的背景下，傳統事業單位的實體性檔案管理阻礙了事業單位的規范化管理。為了適應時代的進步與發展，對當前事業單位檔案管理中存在的問題，事業單位應當充分重視，將信息化技術引入到事業單位的檔案管理中，讓檔案管理的數字化與信息化同步發展，高效處理事業單位檔案管理工作，促進事業單位的規范管理。