淺談新時期學校檔案管理的創新

摘 要：隨著社會不斷發展，檔案管理工作也在新的時代背景下面臨著新的挑戰。一些學校仍然延續著傳統的檔案管理工作，使檔案的管理不能很好地適應于學校發展。基于這些問題的存在，本文給出了一些解決問題的措施。學校應該不斷加強建設有關檔案管理的相關規定；檔案材料的組織管理也需要進一步的加強；完善檔案管理工作對學校的服務；對學校內部的檔案材料需要開發利用。

關鍵詞：學校檔案；管理；問題；發展

一、 當前我國學校在檔案管理方面顯現出的一些問題

隨著社會經濟的發展，學校檔案管理工作迎來了重大挑戰，學校內部的管理人員，需要不斷提高自己的工作能力。學校的一些重大事項活動，都要將之記錄下來，對其進行歸納整理，這些材料的儲存，以備以后有什么需要可以查看。對一個學校來說，檔案的存在是為了幫助用戶能夠最大限度地獲取相關的信息。在新的社會背景下，一些學校仍然延續著傳統管理檔案的措施，這種傳統的方式早已無法滿足用戶的需要。總的看來，傳統的檔案管理方式，存在以下幾點缺陷。

（一） 檔案沒有較好的保密性

檔案的保密性是檔案管理好壞的直接評判標準，而傳統的管理方式，使檔案的保密方式極差。一些與檔案無關的人員也可以隨意翻看檔案，這樣使檔案的一些重要信息容易泄露。傳統的管理方式還是人工管理檔案，有很多人經常會不經過檔案管理人員的同意，就私自調取檔案。這樣的操作方式，沒有明確的檔案記錄，有時候查看檔案的人歸還檔案不及時，會導致檔案的丟失。

（二） 檔案管理準確性不高

鑒于傳統檔案管理是通過人工來管理的，所以檔案管理的準確性很低。檢索檔案的效率十分低下，檔案的檢索，如果是按照標題來檢索，龐大的檔案基數，使檔案查找起來十分繁瑣。一個學校的檔案多如牛毛，整理起來相當的麻煩和消費時間，人工整理更是相當的費時間和精力。人的記憶力畢竟有限，檔案管理的準確度和效率大大降低。

（三） 檔案在進行實際維護方面是一個難題

使用傳統的方式管理檔案，勢必在實際的維護方面面臨很多的難題。檔案的數量多，內容雜，人工一件件分類整理檔案是一件非常繁瑣的事情。如果檔案由于人工的疏忽，而放在那里，長時間沒有整理，那么這種長時間堆積的檔案，想要將其準確分門別類是一件十分復雜的事情。

二、 當下我國學校在新時代背景下檔案管理工作的創新方案

基于上述所述的用傳統方式管理檔案的種種缺點，學校管理人員應該不斷加強檔案的管理工作，使檔案管理跟上時代不斷變化發展的需要，不斷滿足人們的需要。學校必須充分重視相關檔案的管理工作，確保檔案的安全性，不斷加強學校的建設和教學管理工作。

（一） 學校應該大力加強建設有關檔案管理的相關規定

檔案管理工作要進行的好，首先必須需要相關規定政策的支撐。我們知道檔案的管理，需要專門的檔案管理人員，學校檔案的形成有賴于檔案管理人員的努力。這兩者的關系務必處理妥當，只有這樣，學校檔案才能真正管理到位。學校應該大力加強相關管理規定的制定，只有制定相關的政策規定，才能保證檔案整理工作有序地進行。學校的相關管理人員，一定要加強對相關政策的熟知，另外對相關檔案要有一定的熟識度。

（二） 學校內部檔案材料的組織管理需要進一步加強

學校內部需要建立相關的檔案管理小組，檔案管理小組的成立，有利于對檔案整理工作起到積極的作用。有專門的人員對檔案進行管理，這是至關重要的。而檔案整理小組內部，也要制定相應的工作制度，要做到分工明確，只有這樣，管理工作才能有序的進行。學校選擇檔案管理人員時，也要有一定的考核制度，對管理人員的專業素養，要進行一定的考核。只有優質的檔案管理人才管理檔案，才能保證檔案保密性、檔案的安全性、檔案的缺失才會減少。

（三） 要進一步完善檔案管理工作對學校的服務

我們知道，一個學校的檔案記錄了一個學校的發展歷史，對一個學校的發展至關重要，學校檔案首先要服務于學校的領導層。學校檔案在一定程度上可以為學校的進一步發展提供相應的理論支撐，領導層通過查閱相關檔案，對學校過去的發展有熟知，才能更加明確接下來，學校應該怎么發展。學校的檔案還要進一步服務于學校相關的教學科研工作，新時期下，電子信息技術的不斷發展，檔案管理可以利用相應的電子技術平臺，使檔案的管理與利用更加便捷化。學校的教學科研工作對一個學校的發展至關重要，使得檔案更好地為教育科研工作服務的理念也至關重要。

（四） 進一步開發學校內部檔案資料的利用方式

學校內部檔案資料對于學校的發展至關重要，學校內部檔案真實反映學校內部的各項工作，在某種程度上，可以幫助學校開展各種工作。學校內部的館藏檔案對于學校的建設與發展至關重要，學校應該加大對內部檔案的調度與運用。新的時代背景下，學校可以運用相關的電子信息技術，對內部檔案進行整合與管理。另外，對于檔案的編研工作也要進一步挖掘，只有挖掘的深，檔案才能起到他真正的作用，真正地對學校管理以及相關的教學科研工作起到一定的作用。

三、 結語

綜上所述，隨著社會時代的不斷發展，電子信息技術被日益廣泛地運用到學校管理中。檔案的重要價值，也在這種發展中不斷被凸顯出來，為了更好地實現學校檔案的相關價值，學校管理人員，應該不斷加強對學校檔案的管理工作。檔案管理人員要不斷提高自身的管理素質，不斷調整自身的管理方式，使得檔案管理能力與學校發展相匹配。

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作者簡介：盧彩云，甘肅省臨夏回族自治州，臨夏中學。