電子檔案與實體檔案的整理方式

陳翠林 趙春波

摘 要：網絡信息技術的普及已然成為常態，社會各行業部門及單位的辦公自動化、網絡化也越來越明顯，因而形成了海量的網絡文件。和傳統現有檔案文件不一樣的是網絡文件的利用需要經過繁復的編碼與解碼，和載體間聯系并不緊密。它能夠在各種介質間復制、存儲，使用者對于檔案信息的利用只需得到許可就行。我們已經不能用傳統檔案思維去看待網絡文件管理，而是需要以現代化、信息化的方式對網絡文件進行檔案化管理。

關鍵詞：電子檔案；實體檔案；檔案管理

一、網絡文件檔案代替現有檔案的難點

（一）無法確保真實性。網絡文件需要有可被利用性、可理解性才會有效，比如信息能識別、存儲系統安全等等。要是文件無法識讀，那么文件內容就算很重要也沒有保存意義。因為網絡文件是通過計算機之類的數字設備來讀取，所以總是會存在因為技術因素而導致打不開、讀不出的問題出現，也失去了利用價值。所以，技術因素是網絡文件有效性的最大障礙。網絡文化的傳輸、處理的有效性提高了，才能漸漸代替現有檔案文件。

（二）很難確定真實性與原始性。所謂網絡文件真實性就是指網絡文件的內容、結構與背景信息通過鑒定后確定和形成時的原始情況相同。網絡文件要確保行政有效或者當作法律證據，那么真實性就是必不可少的。內容的真實性是網絡文件作為歷史憑證，具備情報參考

價值的基礎。人們一般使用原件鑒定的方式鑒定現有檔案的原始性。因為它具有直觀性，鑒定起來也容易。不過，網絡檔案內容能夠和載體分離，并被復制到另外的載體上，內容更改的前后情況難以分清。網絡文件檔案的修改與刪除很容易，但是卻不容易被發現，存在因非法更改失去真實性的可能。

（三）不如現有檔案安全。網絡文件的使用不會被非授權用戶使用或者不被破壞體現得是其安全性，也就是不會存在泄露危險。網絡文件的不安全因素主要體現在形成、存儲、查詢、利用等方面，比如保管不當、病毒入侵、設備損壞、黑客攻擊等等，不管哪個問題的發生都足以給網絡文件造成無法挽回的后果。

二、網絡文件檔案化管理的具體思路

（一）加強網絡文件全過程管理機制建設。網絡文件從形成到檔案的利用，環節很多，但是不管在什么地方出現差錯，那么都會影響網絡文件的原始性與真實性。因此，為了確保網絡的原始性、真實性、完整性，需要建立完善的歸檔制度。比如網絡文件形成后需要及時收集，目的是確保處于分散狀態的網絡文件的信息不會丟失。另外，和現有文件歸檔不同的是，網絡文件歸檔無論是從范圍、內容還是時間、要求上都需要有明確的規定。歸檔過程中，要仔細、全面檢查網絡文件，如果和歸檔要求不符，則需要有具體的處理方法。網絡文件檔案對載體的要求十分嚴格，相關的保護措施也是不可或缺的，這樣才能不因為載體的問題而損害網絡文件的原始性、真實性以及完整性。通過載體轉化讓網絡檔案長期保存需要有明確的措施，這樣才能在轉換的時候使信息不會遭受損失。并從管理制度上進行科學、嚴密的規定，防止各個環節的信息堵塞、失真問題。同時，對網絡文件的全過程管理，應以網絡文件生命周期理論為基礎，加強產生網絡文件的“前端控制”，并進行網絡文件的“過程管理”，這是保障網絡文件真實性、完整性和有效性的關鍵。“前端控制”必須拓展到文件管理系統的設計研制里，“過程管理”必須嚴格控制每個階段操作者的權限，并做到操作留痕。

（二）確保網絡文件信息安全。網絡文件的信息存儲具有密集性特征，這對信息的收集、保管、攜帶、傳播、利用來說是一個優勢，不過也隱藏著很大的潛在危害。現有檔案安全性的控制較為容易一些，就算檔案文件損壞或者丟失，造成的影響也通常只是一部分。但電 子文件的損壞或者丟失通常會是瞬間的、毀滅性的。所以，在歸檔網絡文件時，應該將一般的網絡文件轉化成不同平臺都可以使用的文本文件格式，以防止因為技術變革所帶來的影響。有的網絡文件是特殊格式，在存儲載體中要有相關的瀏覽軟件。如果原件的歸檔是利用“只寫一次式光盤加背書”的方法來制作，就應該要保證相關的內容信息是原始的。進行歸檔前，歸檔人有責任確保網絡文件內容的原始性，而檔案室則負責歸檔后的網絡文件內容的原始性。為了進一步明確職責，最佳的方式就是雙方在不可更改的載體上簽字，并且該光盤的同一處刻錄軌跡只可以寫入一次，這就是“只寫一次式光盤加背書”。在互聯網背景下，人們可以使用一種安全技術以保障網絡文件信息安全，那就是在確認發件人身份的同時，也可以進行保密保安全，這種技術就是“公用密鑰數字簽名技術。當然，網絡安全檢測、數據加密技術、防火墻技術等也是一種有效保證網絡安全的技術。具體來說，要對查詢權限 進行分級設置且不斷更改，一定要加密處理保密信息內容，尤其是要嚴格控制信息內容的復制與拷貝工作。系統要全過程對利用進行跟蹤監控，自動記錄，使之成為查證的依據。相關的利用系統必須要有一定容錯能力，防治因操作失誤而造成的巨大損失。

值得注意的是，人們對網絡文件檔案化過程中的信息安全問題多從技術上重視，而管理問題卻關注較少，恰恰管理上的漏洞有時甚至比技術問題還嚴重。所以，網絡版檔案的信息安全作為系統工程應該從技術、管理兩個方面進行全面防范。如果安全保密工作不完善，那么資源就不能隨意共享，特別是網絡文件檔案和國家、社會安全等相關，就需要高度重視安全的監管。也可以通過相關管理制度及工作流程的規范化建設以及相關的技術方法，標準化、一體化管理網絡檔案。

（三）進一步建設網絡檔案管理隊伍。在互聯網信息環境下，如果檔案員對于文件的形成、保管不認真介入的話，文件就極易遺失或者無法被合理鑒定、保存、利用。因此，檔案員一定要不斷熟悉現代化信息技術，在網絡信息的制作使用、維護管理過程中能夠很好地使用計算機或者現代通信設備，不然對于網絡文件的形成與保管就很難介入，更遑論合理規劃設計網絡文件的管理與檢索系統。而且也無法做一名優秀的網絡文件檔案的管理者，無法確保網絡檔案的安全、完整性，無法抵制危害網絡檔案的行為。因此，應該不斷提高檔案員的計算機科學與檔案學的綜合運用能力，尤其是能夠高效而全面運用這兩種學科知識的檔案管理人才。但這些人才不能在短時期內就獲得，所以要加強當前檔案員的計算機技能培訓，要求他們不斷全面了解計算機技術，并正確地運用到檔案管理上。或者著眼于長遠期發展，從高校的檔案工程學系挑選、聘用檔案工程學人才，以提高網絡檔案管理人才的水平。

總得來說，在互聯網時代網絡文件的檔案管理日益成為常態，也是如今檔案管理中一個十分重要的發展方向。它是在信息時代大背景下產生的一種新型的管理模式，它對于檔案管理工作有著非常重要的作用，所以必須受到我們的高度重視。

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（作者單位：射陽縣檢察院）