論港務企業行政管理中的辦公室協調藝術

王學智

【摘要】在港務企業行政管理中，港務企業特有的生產規律及其運作特點，決定了從屬于它的行政辦公室具有鮮明的“港務”行業特色，并且協調工作也有其自身特點。善于把握企業的運行規律，能讓辦公室的協調工作變得高效。

【關鍵詞】港口企業；行政管理；辦公室；協調

在港務企業日常的行政管理中，其特有的生產規律及運作特點決定了行政辦公室具有“港務”特色。了解港務企業行政管理的內涵、特點，明確港務企業辦公室的協調職能，熟悉港務企業辦公室的協調方式，可以提高辦公室的工作效率，讓協調工作變得更加高效。

一、港務企業行政管理的內涵及其特點

（一）港務企業行政管理的內涵。港務企業行政管理，主要指以港務生產為經營目標的企業，運用企業權力對企業事務進行管理的活動。這種管理活動，主要包括對企業的發展戰略、生產經營目標以及后勤保障等方面的管理，涵蓋了企業運行的各個方面。港務企業行政管理是以提高企業的生產效率和行政效率，降低企業的生產成本為目的而進行的管理活動。

（二）港務企業行政管理的特點。1.意志性。在港務企業實施行政管理的過程中，行政機關的使命主要是執行企業權力機關的意志，它主要是通過大量的組織、協調、調查研究、決策等工作來確保企業正常的運轉和良好的發展，帶有明顯的企業意志。2.執行性。在港務企業實施行政管理的過程中，行政機關必須要嚴格執行黨和國家的各項路線、方針、政策，同時還要執行企業權力機關所賦予的各項任務，對企業權力機關負責，接受企業權力機關的監督。另外，行政機關執行任務不僅要有雷厲風行的作風，而且還要確保各項任務有效落實。3.權威性。港務企業的行政管理工作，主要是以企業名義進行，并以企業的各項規章制度為后盾，因此，所有管理對象有義務服從企業行政機關及其工作人員的管理行為。除此之外，企業行政機關在執行任務時，要嚴格按照公司各項規章制度進行，集中體現了企業行政管理的權威性。

二、港務企業辦公室及其協調職能

（一）港務企業辦公室。港務企業辦公室主要指保障領導工作和服務企業的綜合辦事機構。它在企業中起著承上啟下、協調左右、參謀助手的作用。我國的港務企業均配備有為本企業服務的辦公室，也有企業稱為綜合辦、綜合部、秘書科等，它們的性質大體相同。

（二）協調職能。協調工作是辦公室管理工作的基本職能，也是辦公室提高企業組織能力、凝聚企業向心力的重要手段。任何企業在日常管理中都需要對各項事物進行協調，以此確保企業正常運轉和發展。主要通過統一思想、統一政策、統一步調等方式，讓企業各部門及其工作人員達到步調一致、增強合力、改進作風的目的。

三、港務企業辦公室的有效協調方式

（一）通過參與調度會進行協調。港務企業調度會，主要是港務企業針對港口晝夜生產進行總結和計劃下晝夜生產目標，解決生產問題的工作會議。會議參與部門主要包括生產部門、安全部門、貨管部門、行政部門等。會議參與人員主要為企業領導及其各部門的管理人員。由于調度會每日例行召開，管理人員到位齊全，高效聚集了企業的各方力量，因此，辦公室可以利用參與調度會的機會，把需要解決的問題在會上進行協調，這樣可以高效理順關系、解決問題。

（二）通過參與辦公會進行協調。港務企業辦公會，主要是由企業領導及其決策層主持召開的會議，會議內容主要是討論企業的行政方案、方針、決定，以及解決企業問題。參與會議的人員主要是企業領導決策層和各部門負責人，因此，辦公室可以利用參與辦公會，以及領導決策層和各部門負責人均在場的契機，把需要解決的問題在會上進行協調，這樣做可以有效利用企業決策者的最高行政權力進行統籌協調，避免了各部門推諉扯皮。

（三）通過召開協調會進行協調。協調會，主要是指企業為解決專門問題而召開的多方參與的非常規性會議。此類會議主要是由辦公室牽頭，組織相關部門參與，用于解決單個部門無法解決，需要多方解決的問題。“專項專辦”是協調會的最大特點，它的協調性使得矛盾的解決更易于推進。因此，辦公室在解決較為棘手的問題時，不妨通過召開協調會進行解決。

（四）通過個別溝通進行協調。在企業的生產和經營過程中，我們通常會遇到一些問題，這類問題的協調對象比較單一，涉及面不大，因此，我們在協調此類問題時，應選擇個別溝通的方式進行協調，如主動找到有關部門或個人進行協商、談心，陳述情況、理順關系、化解矛盾，通過溝通取得雙方理解、認同來達到協調的目的。這樣的協調方式及時、靈活、方便，而且效果也明顯。最后，辦公室的協調工作任重而道遠，我們只有善于把握企業的運行規律，才能讓協調工作變得事半功倍。