縣級檔案館館藏檔案開發(fā)利用的途徑探索

辛芬芳

摘 要：檔案是歷史的記錄和知識的載體，涵蓋了各個方面的內(nèi)容，屬于最為原始與可靠的信息，具備極大的開發(fā)利用價值。在縣級檔案館工作中，應該注重對館藏資源的開發(fā)利用，這樣才能充分發(fā)揮出檔案資料的價值，滿足信息時代的要求，為和諧社會提供更好服務，也推動著檔案事業(yè)的快速發(fā)展。因此縣級檔案館要引起高度重視，加大對館藏資源的開發(fā)利用力度，為全縣各項工作的順利展開提供支持。本文將簡述縣級檔案館館藏資源的現(xiàn)狀，并提出了縣級檔案館館藏資源的開發(fā)利用策略。

關鍵詞：縣級檔案館；館藏資源；開發(fā)利用

近年來社會各界在信息上的需求量不斷變大，縣級檔案館中存儲了大量本地各方面重要檔案信息資源，在資源上的優(yōu)勢顯得非常顯著。對檔案信息資源開放利用來說，主要是結合社會客觀需求對檔案信息資源進行挖掘，將高效利用服務提供給社會。但是檔案會受到接收與開放年限的影響，讓檔案信息表現(xiàn)出分散性、時空性及跨越性等特征，在客觀上導致檔案信息利用價值難以得到提升。對此縣級檔案館應該轉變以往封閉保守的做法，結合經(jīng)濟與社會的需求，不斷拓寬館藏資源開放利用途徑，通過開發(fā)有用的檔案信息，更好的服務于經(jīng)濟建設與社會事業(yè)發(fā)展。

1 縣級檔案館館藏檔案開發(fā)利用的意義

縣級檔案館館藏檔案的開發(fā)與利用，主要是將具備較高利用價值的檔案信息資源發(fā)掘出來，將各種檔案信息資源及時、準確的提供給檔案利用者，滿足他們的實際需求，以達到推動社會經(jīng)濟發(fā)展的目的。加強縣級檔案館館藏檔案開發(fā)利用工作，不僅可以促進社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，有力維護國家安全與社會穩(wěn)定，還包括保證人民群眾的各項權利，讓黨的執(zhí)政能力與政府管理水都能夠實現(xiàn)提升。但是在傳統(tǒng)檔案管理思想的影響下，縣級檔案管理至今還存在著“重藏輕用”的現(xiàn)象，管理體制不完善，很大程度上忽視了館藏檔案的開發(fā)與利用，投入力度也不足，且很多都是傳統(tǒng)服務，如借閱、復制、實物陳列和展覽等，不能對館藏檔案資源實現(xiàn)深層次的開發(fā)利用，不利于將檔案信息資源價值充分發(fā)揮出來。

隨著網(wǎng)絡技術的發(fā)展與應用，縣級檔案館館藏檔案的開發(fā)與利用受到了各界的廣泛關注，需要引起縣級檔案館的高度重視，其作用在于以下兩個方面：一方面，加強館藏檔案的開發(fā)與利用，能夠推動我國經(jīng)濟的快速長遠發(fā)現(xiàn)。通過做好館藏檔案的開發(fā)利用工作，在檔案工作上能夠逐步實現(xiàn)信息化，提到傳統(tǒng)人工管理檔案的模式，這也在我國信息化建設中占據(jù)著關鍵地位。縣級檔案館做好館藏檔案的開發(fā)與利用工作，能夠讓各種資源得到更加有效的利用，讓資源實現(xiàn)可持續(xù)利用，為社會發(fā)展提供服務。縣級檔案館在館藏檔案開發(fā)與利用中，也可以避免出現(xiàn)資源浪費的問題，讓資源利用效率得到大幅度提升。另一方面，縣級檔案館館藏檔案的開發(fā)利用，能夠滿足社會主義文明建設的要求。檔案信息資源在我國信息資源中是必不可少的部分，需要做好開發(fā)與利用工作，才能充分體現(xiàn)出其價值。在信息化背景下，縣級檔案館通過做好館藏資源的開發(fā)利用工作，能夠跟上時代發(fā)展步伐，滿足社會各界對檔案信息資源的要求。縣級檔案館在館藏資源的開發(fā)利用中，應該保證其科學性與合理性，這關系著我國經(jīng)濟與社會的發(fā)展，讓我國經(jīng)濟效益實現(xiàn)提升，同時也與社會主義精神文明建設需求相符。

2 縣級檔案館館藏資源的現(xiàn)狀

2.1 檔案整合力度不足，管理不夠規(guī)范

第一，縣級檔案館在館藏檔案上缺乏有力的整合，現(xiàn)階段檔案管理工作中建檔主體發(fā)展的越來越多元化，特別是很多部門與股室在檔案管理上沒有集中進行，這讓檔案信息資源無法建立起體系化管理系統(tǒng)，從而引起了檔案信息資源發(fā)生信息孤島的現(xiàn)象，為檔案信息資源的開發(fā)利用帶來了不利影響。第二，縣級檔案館在館藏檔案管理上規(guī)范化水平不高，很多時候在開展檔案管理工作的時候，沒有根據(jù)國家標準進行，且各項檔案管理規(guī)章制度與條例也顯得不夠健全。這需要縣級檔案館進一步采取有效應對措施，從整體上提升檔案管理工作規(guī)范化水平，避免對檔案信息資源服務工作帶來阻礙，不利于館藏檔案的開發(fā)與利用。

2.2 缺乏足夠館藏檔案

要想做好館藏資源的開發(fā)利用工作，需要注重豐富館藏，但是現(xiàn)階段很多縣級檔案館館藏資源不豐富，結構不完善，為檔案開發(fā)利用帶來了制約。第一，門類單一，基本上是文書檔案，科技、專業(yè)和聲像檔案比較少。第二，載體單一，基本上是紙質檔案，照片、錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤等磁介質、光介質檔案、實物檔案很少。第三，信息比較落后。在《檔案管理通則》上規(guī)定了“檔案館接收立檔單位保管十年左右的檔案”，縣級檔案館在管理檔案上還有很多問題，如在館舍面積等因素影響下，很多檔案未能根據(jù)規(guī)定進館，在基層單位散存[1]。而在社會信息需求影響下，與歷史信息不同，人們更加需求時效性更強的信息，即使縣級檔案館設置了現(xiàn)行文件中心，不過在信息采集、開發(fā)和利用等方面需要繼續(xù)加強。

2.3 基礎設施不完善

縣級檔案館在開展館藏檔案開發(fā)利用工作的時候，需要將收集后的檔案整理好后，結合檔案利用者的實際需求，根據(jù)目的與要求的不同，采取不同方式與深度的加工，以各種信息產(chǎn)品方式向檔案利用者提供，便于其使用。在館藏檔案開發(fā)利用的過程中，能夠讓無序信息轉變?yōu)橛行蛐畔ⅲ寽\層信息轉變?yōu)樯顚有畔ⅲ瑢^藏檔案信息資源的優(yōu)勢充分體現(xiàn)出來。但是當前很多縣級檔案館庫房建設時間較長，基礎設施建設緩慢，不能滿足現(xiàn)階段檔案事業(yè)發(fā)展的要求。一些檔案館投入的資金較少，庫房飽和，工作用房非常擁堵，設備設施也很陳舊，檢索體系也不完善。在社會發(fā)展與科技進步過程中，檔案工作也要加快信息化建設步伐，然而很多縣級檔案館也不重視信息化建設，既沒有引進信息技術，也沒有將現(xiàn)代化管理設施設備配置齊全。

2.4 服務效能發(fā)揮不明顯

從縣級檔案館服務方式上看，大多為傳統(tǒng)檔案管理方式，未形成先進的服務理念，主動意識、服務意識和參與意識等都不強，很多時候都是被動提供服務，等著利用者上門。此外，縣級檔案館服務上也很死板，服務途徑很窄，服務方法單一，為館藏資源開放利用帶來了不利因素，與社會經(jīng)濟發(fā)展需求不符。因此這需要縣級檔案館在做好檔案收集、整理與保管等工作，還要積極開發(fā)與利用，讓檔案資料得到有效利用，并主動提供服務，滿足社會各界對檔案的需求[2]。此外，當前檔案信息的傳播與共享通常按照數(shù)字資源形式進行，大量的紙質檔案被歸檔存檔使用，縣級檔案館在館藏檔案開發(fā)利用的過程中，很多時候要以數(shù)字化檔案信息資源為主。然而現(xiàn)階段檔案管理部門缺乏有力的投入，檔案信息資源數(shù)字化水平也很低，為檔案信息資源的開發(fā)與利用帶來了不利問題。

3 縣級檔案館館藏資源的開發(fā)利用策略

3.1 完善檔案管理機制

一個完善的管理制度，才能讓各項工作順利進行， 對縣級檔案館來說也應是如此。在縣級檔案館館藏資源的開發(fā)利用中，需要不斷提升檔案管理工作的規(guī)范化和標準化水平，尤其是在計算機與通訊技術快速發(fā)展的今天，辦公自動化的應用需要與檔案管理自動化結合起來，提升檔案管理的現(xiàn)代化水平。縣級檔案館要注重應用檔案管理查詢系統(tǒng)，并完善檔案接收、立卷、歸檔和查詢等方面的制度，在接收檔案的過程中，應該做到同時接收紙質檔案與數(shù)據(jù)檔案，且妥善歸檔，如果有必要，還需要將紙質檔案通過現(xiàn)代技術轉變成數(shù)據(jù)檔

案[3]。縣級檔案館要在制度層面上將檔案接收、立卷、歸檔、管理和查詢等明確下來，這樣才能更好的開發(fā)與利用館藏資源，更好的社會發(fā)展服務。

3.2 豐富館藏，增加檔案信息儲備量

縣級檔案館應不斷豐富館藏，既要有數(shù)量還要有質量，轉變傳統(tǒng)檔案管理方法，應該選擇具備較高價值的檔案資料。當然也要避免故步自封和等待觀望，應該加強調研工作，定期進行地域范圍內(nèi)的檔案資源普查與調查工作，應該不斷拓寬形式，讓散存在機關、社會上的檔案資源得到整理，通過征集進館，不斷豐富館藏[4]。縣級檔案館要對各個時期、行業(yè)、類型和載體的檔案收集起來，特別是要注意可以體現(xiàn)地方特色的檔案，讓檔案信息資源得到有效匯集。還要拓展檔案收集范圍，既要有黨政檔案，還要有歷史人物、重要事件等材料，提升科技檔案、專業(yè)檔案和聲像檔案等數(shù)量，適當提升科技檔案、專業(yè)檔案和聲像檔案等數(shù)量，并提高土地區(qū)劃、資源、人口普查、本地名特產(chǎn)品、著名人物等檔案館藏比例[5]。這樣能夠解決館藏檔案內(nèi)容單一、結構雷同等問題，讓館藏檔案更加豐富，質量也得到提升。

3.3 注重編研，體現(xiàn)檔案資料價值

從當前縣級檔案館開展的檔案編研工作來看，基本上以編纂本區(qū)大事記、人大會及政協(xié)會文件匯編、組織機構沿革等內(nèi)容，紙質是主要載體形式，在內(nèi)容與形式上顯得很單一，創(chuàng)新性不強，無法讓社會與公民多層次需求得到滿足。對此檔案館在開展檔案編研的過程中，需要將館藏檔案信息挖掘出來，掌握單位、社會和公民等實際需求，加強形式創(chuàng)新，打造精品，提升服務質量。可以與檔案分級管理工作相結合，對館藏檔案進行定級，將本區(qū)本館特色檔案資源挖掘出來，在通過梳理、總結和歸納后形成專題，且載體除了有紙質以外，還要使用光盤、照片和錄像等新載體[6]。縣級檔案館只有從檔案資源入手，形成一系列光盤專題片，將本地區(qū)有特色的編研成果真實出來，才能滿足社會各界的實際需求。通過采取這種方法，可以讓領導決策獲得可靠依據(jù)，也讓政策的制定更加科學合理，讓“死”檔案真正成為了“活”信息，讓靜態(tài)信息逐步實現(xiàn)了動態(tài)化，真正實現(xiàn)了共享館藏資源的目的。

3.4 豐富展覽形式，拓展檔案利用新途徑

縣級檔案館要不斷豐富館藏資源，在機關、企業(yè)等舉辦形式多樣、內(nèi)容豐富的檔案展覽，這樣才能真正將檔案館社會宣傳作用體現(xiàn)出來，促進檔案的開發(fā)與利用。對檔案館舉辦檔案展覽來說，其除了是促進檔案利用以外，還可以集中、系統(tǒng)的為社會開放檔案，讓檔案的利用有更多途徑，為人們帶來深刻的印象[7]。同時也能提高人們的重視程度，積極投入到檔案開發(fā)利用中，將檔案價值反映出來，促使宣傳效果提升。縣級檔案館可以進行革命傳統(tǒng)教育，在學校、課堂上舉辦展覽，并通過深入的調查與研究，全面掌握每個學生的實際需求，了解其思想動態(tài)，帶領他們走進檔案館，學習歷史知識。檔案作為一種重要的信息資源，提升檔案管理的科學化水平，加大檔案資源的開發(fā)利用力度，讓檔案利用領域逐步得到拓展，才能將縣級檔案館職能體現(xiàn)出來，為地方經(jīng)濟發(fā)展與各項事業(yè)進步奠定良好基礎。

3.5 建立檔案信息資源數(shù)據(jù)庫

縣級檔案館在館藏檔案開發(fā)利用的過程中，應該將現(xiàn)代化技術手段的作用發(fā)揮出來，打造相應的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，讓館藏的紙質檔案、縮微膠片檔案、視頻音頻檔案等不同載體檔案在數(shù)字掃描、光學影像、音頻視頻轉換等技術上，逐步轉變?yōu)閿?shù)字信息，并形成各種檔案信息資源數(shù)據(jù)庫[8]。縣級檔案館在建設檔案信息資源數(shù)據(jù)庫的時候，應該做到有特色，即在建設檔案館信息資源的時候，應該將地區(qū)與文化特色體現(xiàn)出來，讓本地區(qū)政治建設、經(jīng)濟建設、生態(tài)文明建設、文化建設及社會建設等有良好的條件。此外，縣級檔案館還要結合地方特色、歷史特色、時代特色、館藏特色、民族特色、文化特色和專業(yè)特色等，確保建設的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫能夠將地方特色凸顯出來。不僅如此，縣級檔案館在檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設過程中，能夠解決傳統(tǒng)手工檢索的落后管理模式，讓檔案信息服務禮儀變得高效與便捷。

4 結語

總之，縣級檔案館要注重館藏檔案的開發(fā)利用工作，不斷提升檔案收集、管理和利用水平，通過對檔案管理程序與措施的完善，提升館藏檔案信息的先進性。但是檔案縣級檔案館館藏檔案開發(fā)利用工作中還有很多問題，不利于將館藏檔案的價值發(fā)揮出來，影響了縣級檔案館的服務功能。因此，縣級檔案館要將自身的職能充分履行到位，通過最大限度發(fā)揮出館藏優(yōu)勢，真正做到重利用和促發(fā)展。這樣縣級檔案館館藏資源的價值才會得到體現(xiàn)，其作用也能得到發(fā)揮，提升已有檔案的利用率，才能為社會的發(fā)展創(chuàng)造良好條件，也促進社會各項事業(yè)穩(wěn)步開展。

參考文獻

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