淺談如何做好新時期基建檔管理工作

張曉春

摘 要：基建檔案作為工程管理的一個主要組成環節。本文主要針對基建工程檔案管理存在的問題和隱患，提出了幾點認識；健全檔案管理制度等措施，以加強基建工程的檔案管理，充分發揮基建檔案的指導作用。

關鍵詞：設備開箱資料；合同管理；竣工圖紙

1 加強基建檔案工作的收集

基建項目工作周期長，涉及方面廣，形成文件材料多樣。如何實現基建檔案的完整性，系統性和有效性是眾多檔案工作者的難題。首先在項目實施之前，我們需要制定一系列的相關管理制度，實施細則來指導促進檔案工作的有序進行。其次，學習現行的標準，與城建局提前溝通掌握竣工驗收的要求。在簽訂合同中制定專門的檔案條款。再次需要對前期的從項目前期核準請示與批復，招標計劃書、工程整體設計理念和方案、施工單位以及責任人簽訂的合同、與地方政府的往來文件等重要檔案信息進行及時掃描并做好登記。在這種全面性和明確化的檔案管理當中不僅能夠為后期工程起到一定的指導性作用，同時還能夠在出現突發情況和問題時找到癥結并進行有效的處理，并且保證對文件不造成損壞。最后建立檔案管理網絡圖，明確領導小組成員的檔案管理任務，配備檔案資料管理人員，制定管理制度，統一管理建設項目的檔案資料。

作為建設單位的檔案負責人，根據歸檔范圍及投產后實踐中的經驗得知：信息本身就是組成檔案的基本和核心的要素。需要檔案人員隨時隨地跟蹤，在整個工程建設過程中檔案人員要隨時跟蹤，建立一個完整的跟蹤管理框架體系，與勘察設計單位，供應商采購單位、施工單位、安裝調試單位等形成有機的聯系，多方面信息反饋。充分利用網絡平臺軟件，更便捷高效地加強對工程材料的積累，管理，審定。尤其在設備開箱我們應對設備資料進行全面審查，主要是對照技術協議審核設備本體的資料和外購件的資料是否有質量問題，說明書、圖紙、出廠檢驗報告等資料；針對機務類的設備，機務專工要同時關注熱控專業、電氣專業的相關資料是否齊全，設備專工作為檔案材料的第一手收集者，無論從自身的專業還是檔案的完整系統性方面都要肩負責任，這樣不僅為設備安裝及調試工作提供了有力保障，更加為投產后的維護檢修工作提供了技術支撐。開箱驗收或調試有問題隨時溝通，拍照實時留存，從源頭增強了檔案資料來源的完整性。竣工驗收時，要及時提交一整套合格的竣工圖紙，從始到終將檔案工作貫穿于建設工程的全過程，實時動態管理。

2 合同文件的管理

隨著現在無紙化辦公系統的推廣，目前《企業電子文件歸檔和電子檔案管理指南》對電子文件的定義是指企業在履行其法定職責或處理事務過程中，通過計算機等電子設備形成，辦理，傳輸和存儲的數字格式的各種信息記錄。要求電子檔案具有憑證作用。那么如何來保證文件的憑證性？電子檔案管理系統有別于業務系統，電子商務系統，辦公自動化系統，財務系統。電子文件要求具有真實性、完整性、可靠性、可用性。對于無法輸出成紙質的電子文件由檔案部門其他處原則和初步意見，然后檔案部門會同業務部門和信息技術部門共同研究確定，最后由領導簽發確定。針對實際項目中出現只交裸合同，或部分評標文件的諸多資料不全的情況，如果全部是線上進行，只需將其轉化成電子檔案管理系統識讀的格式，符合電子檔案保存的要求即可。如果線上招表，線下評標，需要將線下產生的嚴格按照紙質文件歸檔要求進行歸檔。若合同作為保密的資料則不需要保存電子文檔，但需要移交部門按照保密資料封簽，蓋章后移交。

3 歸檔材料質量

眾所周知，基建工程的竣工圖紙從檔案的利用角度占據十分重要的地位，只有做到圖紙與實物相符，才能真實準確地反映該工程項目竣工后的真實概況。作為電力企業，從土建、機械、電氣等各專業進行，其范圍之廣，內容之多，作用之重。因此保證基建檔案竣工圖紙的有效性是一項很重要的工作。首先從來源上進行把控：第一其竣工圖的編制范圍需嚴格遵守國家及行業的規章制度，其次根據項目具體情況酌情調整，再經合同雙方協商，在竣工圖編制合同中予以確定.再者，要對圖紙級別深度明確原則：

1）一級圖：前期工程及初步設計的全部成品，施工圖設計的綜合性工程總圖、各專業主體系統圖和布置圖、主要單元功能建筑、結構設計總圖、重要標準設計總圖等。

2）二級圖：專業系統圖及布置總圖，新技術和標準設計的主要圖紙等。

3）三級圖：專業輔助或次要系統圖及布置圖，主要的組裝圖等。

4）四級圖：輔助設備、附屬機械安裝圖及設備次要組裝圖、端子排圖等。

5）五級圖：零件、一般構建、元件等。

設備專責人積極跟進追蹤資料的去向，按照歸檔標準收集整理資料，按時移交檔案認真學習檔案標準：范圍，份數及圖章要求，對歸檔資料做到心中有數。根據目前紙質版和電子版的推行，要求廠家同時提供紙質版和電子版，并要求兩者內容、圖章完全一致。尤其是合同要有騎縫章和負責人親筆簽名及單位紅章，不可以用彩色打印版替代。

隨著現代無紙化的發展，竣工圖圖紙涉及到設計、施工、監理等多家參與單位，CAD竣工圖紙最終由誰形成，格式版本要一致；再次，在收集CAD竣工圖紙的光盤時，由于光盤作為特殊的載體其質量無法保證，因此要堅持實行雙套制歸檔，且把CAD格式最好轉化成PDF格式，為避免后期無法識讀。紙質文件材料擴展為紙質和電子文件材料，電子文件與紙質文件要求信息真實完整，內容完全一致，字跡清晰。圖章一律蓋在圖紙右下角。文本文件一般用字處理技術處理形成的文字文件、表格文件，以及各種管理活動中形成的公文、報表和軟件說明等，主要以Word、excel為主。圖像文件：以TIFF，JPEG，PDF為主。一張圖紙分割為一份電子文件。一冊說明書為一份電子文件。

本文是基于我對我廠正在進行的基建項目檔案管理相關知識的了解展開的，也是自己親歷的一些問題，主要從基建檔案設備資料完整性和合同檔案的管理及對重要資料質量把關多個方面進行闡述的，在文章中我沒能進行深刻的分析和闡釋，僅此希望能起到拋磚引玉的作用。

參考文獻

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