推進高校檔案管理電子化探討

李榕

摘 要：檔案是對歷史發展的真實記錄，具備社會性、價值性，管理檔案對高校而言至關重要。隨著現代科學技術日益發展，電子信息技術在高校檔案管理中得到了較為廣泛的運用，極大地改變高校檔案傳統管理方式和手段，促使高校檔案管理步入電子化時代。本文在此針對當前高校檔案管理電子化中存在問題進行論述，并提出幾點推動高校檔案管理電子化建設的針對性對策。

關鍵詞：高校；檔案管理；電子化；建設措施

檔案資源電子化作為信息技術檔案管理領域的一種發展趨勢，主要是利用電子技術與系統加工及計算機網絡與傳輸完成檔案的記錄、存貯、整理、加工、查找、交流、傳遞等過程，實現管理手段的電子化、信息化及現代化，保證檔案資源合理配置及有效開發利用，達到檔案信息資源共享。近兩年，高校檔案管理電子化建設被提上日程，且取得了一些成果，推動了檔案事業的發展。高校檔案管理應如何進行管理理念、方式手段等創新，促其更滿足今后檔案管理發展趨勢，使檔案電子化管理工作更規范，成為當前備受關注的課題。

1 高校檔案管理電子化存在問題

1.1 高校領導電子化建設未重視

一是領導層面重視程度不夠。沒意識到檔案管理電子化的重要性和潛在價值，在政策、財務預算中扶持力度不夠。另外，檔案管理人員整體意識淡薄，沒有做到與時俱進，觀念傳統落后，認為檔案管理工作只需保證檔案歸檔、完整，保障高校教學、科研正常運轉就行。此外，高校檔案自身特殊性要求檔案電子化管理人員必須成為具備相應的管理理論、檔案管理法律法規和電子化管理的復合型人才，而高校由于未重視因而在人才方面較為欠缺。

1.2 檔案管理電子化機制不健全

電子化管理相比傳統人工管理屬于新生事物，盡管很多高校走在了技術、知識、科研的前列，但是在檔案管理方式的創新方面也是近年來開始著手的，對這一方式的認識依然處于完善過程中[1]。制度機制的建立和完善是一個漫長的過程，這就導致在實際操作的時候，會出現缺少指導、規范的情況，特別是在遇到問題的時候，工作人員會出現不知道怎么辦的情況。若是出現錯誤，也不能及時處理，減少錯誤做法帶來的損失。因此，高校檔案管理電子化服務首先需要給予制度規定做保障。

1.3 檔案管理電子化安全度不高

高校檔案管理電子化是在網絡環境中進行，缺乏行之有效的網絡安全保障，涉及的安全隱患很多。目前，高校缺乏專門的人才維護和管理檔案局域網管理，直接影響著高校檔案安全。高校檔案管理信息化主要依靠局域網、電子檔案管理系統、客戶云端等。網絡系統受到攻擊將使整個系統癱瘓，在暴露檔案信息的同時影響檔案管理正常運行。另外，檔案管理電子化軟件更新速度快，人為非法篡改檔案管理信息更方便，這些都嚴重威脅到高校檔案管理電子化的安全。

1.4 檔案管理人員能力有待提升

目前依舊有很多高校檔案工作人員在上崗之前并未經過專門的崗前培訓，在工作過程中也不重視自我學習和提升，加之部分高校檔案管理人員年齡層次偏高，學習新知識的能力不強，在檔案管理電子化進程中無法確保自身專業素質能力緊跟工作需求。與此同時，部分檔案工作人員缺乏工作責任心，不能夠及時準確找出檔案管理電子化建設中存在的問題，導致檔案管理電子化建設效率遲遲難以提升。在這一情況下，要進一步推進檔案電子化，必須要大力引入與培育更多的專業人才。

2 推動高校檔案管理電子化建設的對策

2.1 加大檔案管理電子化建設的重視

高校領導人員及檔案管理工作人員應真正認識到檔案電子化建設對高校自身未來發展的重要意義，將其放在重要位置。第一，應當擬定較為隱蔽且安全的位置當作是檔案管理室，同時對檔案室的門窗予以加固，在外部環境上提高檔案管理工作的安全性；第二，應當委任專人進行檔案管理活動，未經允許禁止單位其他職工私自進入檔案室，必須通過領導批準才能進入，同時做好登記工作；第三，對內部在崗的檔案工作人員應當組織進行定期培訓，促進其專業素質水平的不斷提升，讓他們能夠更好適應新時期檔案工作的需求。

2.2 完善制度確保電子化建設持續性

高校要注意保障檔案信息安全的持續性，要注意建立制度化、程序化的檔案管理信息化建設模式并加強落實。高校檔案部門要建立網絡、系統以及數據、應用等的規范化制度，規范檔案管理電子化建設操作流程[2]。一是高要基于自身特征，遵守開放性、兼容性、系統性以及前瞻性等原則建立健全檔案管理電子化建設制度體系，將定義、鑒別、儲存、數據以及查閱等納入規范化范疇，保證高校檔案管理電子化建設的快速健康發展；二是基于檔案信息安全級別以及保密程度，注意分門別類制定管理規范，保證高校檔案數據信息的組織與存儲；三是規范高校檔案管理電子化建設操作，制定確保高校檔案管理網絡設施、服務器、交換機、主機房等支持高校檔案管理電子系統運行安全性的管理制度以及操作規范，切實有效加快高校檔案管理電子化建設進程。

2.3 重視檔案管理電子化建設安全性

檔案安全是高校檔案電子化建設中不可忽視的，也是非常重要的一環。若原件被破壞，丟失、信息遭刪除、篡改等均會威脅到檔案信息資源的安全。故而，應堅決做好失密、泄密工作，保障檔案數據庫安全。高校檔案管理電子化建設安全性保障一方面可以借助防火墻、殺毒軟件以及入侵檢測系統的安裝，采取漏洞掃描技術、簽署技術等方式來保證檔案資源安全性；對互聯網信息實施加密，制定科學的密級標準，對檔案資料根據公開、內部、秘密、機密等級別實施界定，對檔案信息的使用人員實施網絡身份驗證，針對各種不同身份的檔案使用者給予相應的查詢權限，避免無關人員非法侵入系統進行信息訪問，保障信息安全性。另一方面，還可以使用U盤、磁盤等進行信息備份，以便于在檔案信息受損后無法恢復的情況下可使用備份檔案資料。此外，在高校檔案管理電子化建設中，檔案人員還要建立評價檔案管理風險的工作體系，通過有效的方法與措施對風險進行預測，提前建立完善的檔案管理安全防范體系，致力于維護高校檔案電子化管理中信息安全。

2.4 加強檔案電子化建設的人才培養

先進技術和設備需要配套專業人員保障技術的有效運行，人員的綜合素養和專業技能決定著高校檔案管理電子化建設的速度和質量[3]。目前我國高校中傳統檔案管理人員年齡層次偏大、文化層次偏低，缺乏計算機操作理論和網絡安全意識，面對電子化建設僅僅局限在保管和查閱上。但檔案管理電子化需要高層次的復合型人才以確保運行的有效性和安全性。這要求他們既能熟練掌握計算機網絡管理技術，也能精通檔案數據統計分析。一是鼓勵高校檔案管理人員走出去，加強知識理論儲備。實現全員計算機熟練操作，熟悉國家檔案管理相關法律法規，掌握數字化、網絡化等電子化基礎。二是采取引進來戰略。嚴格把控檔案管理人員入口關，引進一批與時俱進、適應電子化管理的新型檔案管理人才，實現高校檔案電子化研究型、管理型人才隊伍建設，為高校檔案管理電子化建設奠定基礎。

3 結語

總之，高校檔案管理電子化建設屬于長期且艱巨的任務，屬于一項系統工程，內容多，涉及面廣，除了要注重規范標準的制定，還應緊跟時代步伐，結合高校具體發展情況，從多方著手，轉變傳統管理理念，注重檔案管理人才隊伍建設，樹立全新觀念，投入更多資金，必然能確保檔案管理電子化建設穩步推進。

參考文獻

[1]王永興，陳巍.大數據環境下高校政府采購檔案管理電子化的思考[J].辦公室業務，2018（13）：82.

[2]胡雨青.談新形勢下高校檔案管理的信息化建設[J].才智，2018（03）：95.

[3]陳海英.大數據時代背景下高校檔案管理模式的變革和優化[J].遼寧經濟，2017（01）：59-61.