知識管理視角下城建檔案管理問題分析

劉貴顯

摘 要：伴隨經濟的發展，我國加快了城市一體化的建設進程，由于城市檔案記錄著城市的文化、經濟、歷史等諸多信息，故其在城市建設過程中占據著重要的地位。當前社會正處于知識經濟背景之下，面對這一時代發展背景，充分利用知識為城建檔案管理提供幫助。由此，本文首先針對城建檔案管理中存在的問題進行了分析，其后提出了知識管理視角下城建檔案的管理措施。

關鍵詞：城建檔案；知識管理；問題；分析

21世紀正處于知識經濟的時代，國家文明程度以及科技實力已經成為了國家綜合競爭力的重要構成要素，此外，在城市發展過程中具備一定的文化軟實力具有十分重要的意義。由于城市檔案中記錄著關于城市文化、經濟以及歷史等諸多方面的信息，為體現一個城市文化品位以及文化內涵，以知識為依托，銀鏡知識管理理念，更好地開展城市檔案管理工作。知識管理視角下開展城建檔案管理工作具有重要意義，實現創新和完善城建檔案管理的重要措施之一便是引進知識管理理念。

1 城建檔案管理中存在的問題

知識管理視角下，開展城建檔案管理具有十分重要的意義，伴隨計算機技術以及互聯網+技術的廣泛運用，社會生活以及生產等諸多領域均產生了明顯地變化。現階段，我國城建檔案管理過程中存在資源結構不合理、知識流失明顯、管理流程以及知識落后等問題[1]。

1.1 資源結構不合理

伴隨我國城鎮化水平的提高和城市化進程的加快，城建檔案中涵蓋的內容十分地豐富，城建檔案管理在城市發展中占據重要作用，但是由于資源結構的不合理情況存在，導致了城建檔案信息資源利用率較低。第一，城建檔案資源分布空間存在不合理情況，農村與城市之間、發達城市與不發達城市之間存在嚴重的城建檔案不合理情況，部分大型城市檔案管理工作中已經落實了系統化、規范化的管理，但落后的農村以及不發達城市之間尚未構建起城建檔案。第二，區域分布的不合理，我國城建檔案資源存在東西部城市差別較大的情況，當前我國檔案館數量較多，但是檔案館的管理單位不同，受到不同檔案館以及管理室的約束，造成了部分信息資源無法得到有效的開發利用。部分的檔案室管理處在半開放或者是不開放的狀態，造成了檔案館的閑置。其三，城建當年資源內容不合理，城建檔案主要記載的是城市設計以及規劃等方面的內容，關于城市的人文、自然以及環境等方面的內容記錄較少，檔案館建設同社會發展之間又在不平衡，繼而信息資源利用率較低的情況[2]。

1.2 知識流失明顯

在城建檔案管理工作中存在明顯的知識流失現象，其主要表現在：其一，檔案管理過程中，許多的檔案資料為能夠得到及時歸集、整理以及歸檔、保存；在城建檔案管理工作中，由于尚未制定出相關的解決策略，導致了知識流失現象的出現。其二，檔案管理過程中，未能夠合理有效地利用城建檔案現有資料以及知識，導致了在珍貴資源開發利用方面出現了明顯的浪費和流失的現象，城建檔案信息資源并不能夠真正為城市的建設以及發展提供幫助。分析其原因主要在于，城建檔案管理人員的管理理念落后、管理方法不科學，進而出現了只重視了檔案整理、保存，忽視了檔案的利用；檔案工作模式傳統化、單一化，導致城建檔案信息的積極作用無法得到發揮。

1.3 管理流程以及知識落后

我國城建檔案館的服務工作的開展以文獻提供為主，在經濟較為發達的城市，服務方式已經逐漸朝著數字化方式轉變，其中較為常見的一種便是一級文獻。當前，盡管多數的檔案館已初步認知到互聯網的數字化建設的重要性以及緊迫性，但多數城市依然尚未充分運用計算機和互聯網技術。當前，正處于知識經濟時代，國家競爭力的一個重要體現便是知識以及技術的應用，由于計算機、互聯網技術在社會中發揮著重要的作用，故其能夠實現促進城建檔案信息化的發展。盡管當前部分城市的城建檔案管理工作中運用了計算機技術，但其本質仍是人工管理模式。檔案資料的收集、檢查、編碼入檔等管理流程并未建立相關信息數據庫，缺乏現代知識的應用導致了城建檔案管理流程以及知識的落后。

2 知識管理視角下城建檔案的管理措施

2.1 城建檔案管理相關流程的完善

城建檔案管理工作開展的一項基本保障是相關管理流程的完善，在知識管理視角下，創新并完善城建檔案管理以促進城建檔案管理工作的規范地開展。其一，各個城市應當建立起專門的督查部門，該部門主要用于整合城建檔案信息的工作進度；其二，實現對資源的動態管理，完善創新城建檔案管理的管理、評價體系以及管理政策，繼而做到城建檔案信息資源的共享。

2.2 城建檔案信息資源結構的優化

當前，多數城市正在推行城建檔案信息資源的合理優化，但是當前工作中依然存在城建檔案管理資源結構不合理的情況，故采取優化城建檔案信息資源結構具有十分重要的意義[3]。其一，實現智能化和電子化管理；充分運用互聯網技術建立必要的檢索目錄和獨立的數據庫，以便社會人們能夠在公共系統中查詢信息。此外，數據庫重視設置查詢依據，包括主題類別、學科類型、關鍵詞、作者等，查詢依據的設置主要是為了能夠在在公共查詢系統中搜尋相關的訊息，進滿足不同人群的不同要求。其二，實現不同檔案館之間的跨館協同服務，由于檔案館管理工作中容易出現相互脫軌的情況，所以需要工作人員打破傳統工作模式，將自動化辦公或者全覆蓋辦公運用到城建檔案館管理區域內，以構建起一站式的城建檔案管理模式[4]。一站式模式下，利用超文本、電子技術提高城建檔案檢索能力，能夠滿足用戶查詢所需內容的要求時在時間性方面的需求，即要求時間較短，從而真正滿足城建檔案信息的快速查找的需求。

2.3 專業知識以及專業技能的培養

針對城建檔案管理工作人員專業知識以及專業技能進行培養，無論是領導還是基層員工均應該接受業務知識以及業務技能方面的培訓，以滿足檔案管理信息化、智能化的需要。知識經濟時代，要求城建檔案管理過程中強化知識和技能的學習，首先需要培訓領導層的管理技能和管理知識，以避免出現領導的獨斷專行的事件，檔案管理領導人員還需要通過調研以及考察工作的方式，不斷豐富自身的知識量，實現對于檔案資源的動態管理。其次，培訓檔案館對館內員工專業知識以及專業技能，這是因為，知識管理視角下，專業知識和技能培訓已經成為了城建檔案管理的重要條件和信息共享的必然性要求。此外，培養管理層人員同基層員工之間的溝通交流，以全面提升城建檔案館管理水平，促進檔案館的發展。

3 結束語

城鎮化水平并非衡量國家城市發達程度的唯一標準，城市發展整體情況以及綜合實力同樣具有參考價值。本文通過對當前城建檔案管理中存在的問題進行分析，發現其存在知識的流失、城建檔案管理流程以及知識落后、資源結構不合理等問題。在知識管理視角下開展城建檔案管理工作，可以發揮知識的重要作用，并有效整合檔案管理以及知識管理。本文針對當前工作中存在的問題，提出了具有的解決措施，如城建檔案管理相關流程的完善、城建檔案信息資源結構的優化、專業知識以及專業技能的培養等，以提升城建檔案管理水平。

參考文獻

[1]劉霞.城市建設檔案管理面臨的挑戰及改進對策[J].城建檔案，2014（12）：45-46.

[2]李紅霞.基于知識管理視閾下的城建檔案管理問題研究[J].辦公室業務，2015，（09）：93.

[3]楊菲暉.基于知識管理視閾的城建檔案管理問題研究[J].科技與創新，務2016，（21）：65-66.

[4]黃鈺華.關于城建檔案管理工作的幾點思考[J].辦公室業務，2015，（11）：64.