淺談信息化管理在辦公室管理工作中的作用

摘要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，各行各業(yè)的辦公室管理隨著信息化的改革在工作模式上做出了相應(yīng)的深化改革，也對(duì)辦公室管理工作提出了更高的要求。信息化管理運(yùn)用于辦公室管理工作中，替代了傳統(tǒng)的辦公室管理模式，為辦公室管理提供了現(xiàn)代化的手段和科學(xué)的管理方法，提高了辦公室的工作效率和質(zhì)量。本文將分析辦公室管理工作的現(xiàn)狀與發(fā)展，以及信息化管理在辦公室管理工作中的作用進(jìn)行探討，以供為中心的管理模式的改革做出參考。

關(guān)鍵詞：信息化管理；辦公室管理工作；作用

所謂信息化管理，就是將信息技術(shù)及時(shí)有效地運(yùn)用到辦公室管理工作中，如檔案的整理、信息的共享以及各部門之間的交流協(xié)調(diào)等。在辦公室管理工作中運(yùn)用信息化管理，是信息時(shí)代下辦公室發(fā)展的必然要求，對(duì)于提高辦公室效率，促進(jìn)中心辦公安全性的具有重要意義。作為辦公室管理人員應(yīng)當(dāng)不斷完善自身的學(xué)習(xí)能力以及業(yè)務(wù)水平，以適應(yīng)中心發(fā)展的需要，維護(hù)中心的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，提高中心的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

一、辦公室管理工作的現(xiàn)狀與發(fā)展

在當(dāng)前信息化時(shí)代下，信息技術(shù)也成為各單位核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要組成部分，辦公室管理盡管位于中心發(fā)展的“后方”，卻直接影響到整個(gè)中心的整體運(yùn)行。

（一）傳統(tǒng)的辦公室管理工作

辦公室管理工作主要是圍繞中心的各項(xiàng)業(yè)務(wù)的正常運(yùn)行和高效開展的，決策層、執(zhí)行層以及全體工作人員進(jìn)行傳達(dá)和執(zhí)行各項(xiàng)任務(wù)并且進(jìn)行督促落實(shí)的綜合性信息處理工作。傳統(tǒng)的辦公室工作特點(diǎn)是忙、雜、繁，文件都是以手工錄入以及文本形式進(jìn)行傳遞，信息大多是以口頭形式傳授，這種工作模式容易對(duì)文件信息的傳遞造成遺漏和誤差，從根本上制約了中心的長遠(yuǎn)發(fā)展。辦公管理人員基本上是有規(guī)律的重復(fù)性工作，這種傳統(tǒng)的辦公方式使得工作人員忙于應(yīng)付日常工作，沒有足夠的時(shí)間及時(shí)、準(zhǔn)確、全面、專業(yè)的對(duì)中心各方面的信息進(jìn)行綜合、高效的分析，降低了工作效率，不能為領(lǐng)導(dǎo)層的決策提供科學(xué)依據(jù)。因此，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的不斷進(jìn)步，傳統(tǒng)的辦公管理模式已無法適應(yīng)現(xiàn)代信息化社會(huì)發(fā)展的要求。

（二）辦公室信息化管理發(fā)展

由于上述原因，傳統(tǒng)的辦公室管理模式存在許多弊病并容易導(dǎo)致決策失誤，所以辦公室信息化管理勢(shì)在必行，為辦公室管理工作提供先進(jìn)的管理手段。

（1）辦公室管理方式現(xiàn)代化

以往中心下發(fā)文件或發(fā)布通告都必須打印大量紙張材料，安排專門的人員進(jìn)行各個(gè)部門的發(fā)放，浪費(fèi)了大量人力、物力。通過辦公室信息化管理建設(shè)，實(shí)現(xiàn)各部門之間的信息交流和共享，及時(shí)協(xié)調(diào)各部門之間的工作安排，對(duì)中心的日常行政管理起到了積極的輔助作用。利用信息化管理可以快速提取各部門的信息，如財(cái)務(wù)收支狀況、后勤管理等重要信息數(shù)據(jù)，實(shí)時(shí)掌握中心的工作效益和狀況，提高行政管理工作的科學(xué)性，有效促進(jìn)中心的現(xiàn)代化管理和綜合管理水平的提高。

（2）職業(yè)要求的提高

辦公室信息化管理不僅要求管理人員需要有愛崗敬業(yè)、吃苦耐勞的精神，還要求工作人員要熟練掌握和運(yùn)用各種辦公軟件和工具。在日常的工作中，要不斷提高自身的職業(yè)道德修養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力，強(qiáng)化自我工作意識(shí)，提高工作效率，以適應(yīng)現(xiàn)代化信息社會(huì)的發(fā)展需要。

二、信息化管理在辦公室管理工作中的作用

辦公室信息化管理，不僅能在日常的行政管理工作中減少無謂的人力和物力的消耗，更能提高工作效率，極大的發(fā)揮信息化管理在辦公室管理工作中的重要作用。

（一）提高辦公室工作效率

信息化是當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，辦公信息化是信息化社會(huì)的重要標(biāo)志。辦公室管理信息化通過深入開發(fā)和廣泛利用信息資源，不斷提高中心的生產(chǎn)、經(jīng)營、決策的效率和水平，提高中心的工作效率和管理效益。信息技術(shù)的運(yùn)用，能夠簡化工作流程，避免了傳統(tǒng)公文流轉(zhuǎn)時(shí)由于手工遞送而帶來的工作延誤以及人員、時(shí)間的浪費(fèi)，保障了工作的快捷和準(zhǔn)確。辦公管理信息化促進(jìn)了信息的有效流通和共享，消除了中心內(nèi)部信息不暢的問題，還能為日后的查找提供便利的服務(wù)，在降低辦公開支管理成本的同時(shí)，增強(qiáng)了中心的凝聚力，減少了差錯(cuò)率，提高了整體的工作效率。

（二）促進(jìn)中心向正規(guī)化發(fā)展

辦公管理信息化能有效明確工作崗位與工作職責(zé)，增強(qiáng)工作人員的責(zé)任感，減少工作中的推托、扯皮現(xiàn)象，促進(jìn)中心向正規(guī)化、專業(yè)化方向發(fā)展。從中心外部來看，經(jīng)濟(jì)全球化和全球信息化成加速發(fā)展的趨勢(shì)，市場(chǎng)范圍不斷擴(kuò)大，競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手層出不窮，科技、人才、市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，這對(duì)中心形成了強(qiáng)大的競(jìng)爭(zhēng)壓力。從中心內(nèi)部來看，為適應(yīng)外部信息化環(huán)境，內(nèi)部結(jié)構(gòu)、管理方式、業(yè)務(wù)流程都應(yīng)進(jìn)行不斷地調(diào)整和變革，以提高中心的應(yīng)變能力和競(jìng)爭(zhēng)力，推動(dòng)整個(gè)辦公機(jī)制的正常、規(guī)范性運(yùn)行。

（三）增強(qiáng)中心整體的經(jīng)濟(jì)效益

在辦公室管理工作中，利用信息化管理促使中心的各項(xiàng)工作趨于標(biāo)準(zhǔn)化，符合現(xiàn)代化信息社會(huì)發(fā)展的需要。首先，辦公管理信息化可以使管理者實(shí)時(shí)把握市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的信息資源，促進(jìn)信息資源的有效整合，及時(shí)做出相應(yīng)的反應(yīng)和決策，促進(jìn)中心整體經(jīng)濟(jì)效益的提高。其次，信息化管理創(chuàng)新了中心的辦公室管理工作模式，促使中心發(fā)展順應(yīng)時(shí)代潮流，在一定程度上增強(qiáng)了中心的綜合競(jìng)爭(zhēng)力。

結(jié)束語：

信息化管理為辦公室管理工作提供了有效地方法和手段，加強(qiáng)辦公室管理信息化能有效提高整體辦公效率，是辦公室管理工作模式改革創(chuàng)新中不可忽視的重要部分。

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[2]蘇立群；對(duì)信息時(shí)代檔案管理工作創(chuàng)新的探析[J]；考試周刊；2014

作者簡介：

馬欣蓓（1980.8- ），女，本科，天津河西，漢族，職稱：助理經(jīng)濟(jì)師，研究方向：經(jīng)濟(jì)、信息化