淺析信息時代下電子檔案管理

黃雪華

摘要：檔案是一種重要的文件資料，有著悠久的發展歷史。管理工作主要是圍繞檔案的保存、管理及應用開展的，對資料的留存有著重要的意義。隨著時代的不斷發展以及科學技術的進步，越來越多先進的科學技術被應用到了實際的工作中。互聯網技術的發展以及信息化程度的深入，將檔案的管理工作帶到了一個新的發展時期——電子檔案時期。在信息時代下，電子檔案管理的應用工作變得越來越重要。本文結合信息時代下發展電子檔案管理工作的必要性，對現階段在電子檔案管理與應用過程中存在的問題進行具體的分析，并提出科學的措施進行有效的解決，促進電子檔案管理工作的不斷發展。

關鍵詞：信息時代 電子檔案 管理應用

中圖分類號：G276 文獻標識碼：A 文章編號：1009-5349（2018）16-0211-02

一、信息時代下發展電子檔案管理工作的必要性

檔案的電子化發展是適應時代發展的產物，隨著互聯網技術在各個領域的不斷應用，人們深刻地感受到科學技術的便利性和優越性。信息時代下發展電子檔案的管理工作不僅僅可以有效地促進檔案管理工作的科學性以及工作效率的提高，而且也有其發展的必要性。

（1）符合時代發展的需求。電子檔案管理工作的發展符合新時期信息化建設的整體趨勢，是先進科學技術服務于人們生產生活的重要表現。在互聯網技術不斷發展的新時期，信息溝通的時效性和便捷性都在不斷增強，電子檔案管理工作的有效開展，可以適應時代發展的需求，為檔案在不同領域工作中的使用提供便利。這在很大程度上符合信息時代對產業發展的要求。

（2）檔案本身的重要性。檔案有著較為悠久的發展歷史，是一種記錄了重要信息的文件或資料。對于未來事物的發展能夠提供具有極高價值的參考信息。在目前，我國的法律對檔案的管理有著專門的具體的規定，檔案管理是一項有著重要影響的工作。在信息時代，加強檔案的電子化管理，可以促進檔案作為寶貴資源的利用率，發揮其在事物發展過程中的重要作用。

（3）電子檔案的優勢。電子檔案作為科技進步的產物，能夠適應時代發展的需求，與其自身的優勢有著密切的聯系。第一，可以有效地減少檔案管理工作的勞動強度和工作量。檔案管理由于內容較多，且保存時間較長，所以工作量普遍較大，但是電子檔案管理工作的開展可以有效地簡化勞動的復雜度，提高工作的效率，降低勞動的強度。第二，有利于補充檔案的完整性。當發現檔案中缺少資料時，可以快速地進行遺漏文件的增加和補充。第三，可以提高檔案使用的便捷程度，方便信息的傳播、交流和使用。第四，可以提高檔案的安全性以及管理工作的質量，有利于我國檔案管理工作的進步和發展。

二、電子檔案管理中存在的問題

隨著信息化程度的不斷加深，電子檔案的管理與應用也得到了很大的發展，但是目前還存在著一些問題，影響了其發展的速度以及積極作用的發揮。

（1）系統建設較復雜，完善難度大。檔案是一個較為龐大且復雜的系統，按照不同的標準有不同的分類，管理工作較為復雜和繁瑣。在開展電子檔案管理的過程中，就需要以更具發展性的需求對檔案的內容進行相應的系統的建設和完善。比如，水利管理部門的檔案管理系統的建設就要涉及水位、水量、河流水文信息、氣候、水利工程建設信息等多種資料。這在很大程度上增加了系統建設的難度和工作量。

（2）管理制度不健全，檔案質量差。電子檔案管理雖然是檔案管理工作的信息化發展，但是由于工作方式的改變，原來的制度中已經有不適合發展需求的內容存在。管理制度的不健全，會影響到整體工作開展的有效性。檔案作為一種重要信息性文件和資源，其質量的好壞對其作用的發揮有重要的影響，有的時候甚至會影響到決策的正確性。管理制度的不健全，在很大程度上會影響到檔案的質量，沒有完善的制度，工作開展的效率也會受到極大的影響。

（3）安全維護困難多，工作難度大。電子信息的發展，在促進信息交流便捷性提高的同時，也面臨著一定的風險。信息交流的便捷在很大程度上也意味著安全工作的復雜。雖然現在通過應用密碼設置、登錄驗證等方式，可以有效地維護電子檔案的安全性，但是隨著病毒的出現，電子檔案管理的安全工作還存在著很大的隱患，需要得到有效的處理。特別是電子信息的復制較為簡單，也增加了信息泄露的可能性。

（4）人員職業素質低，工作效率差。在電子檔案管理工作的開展過程中，對管理人員提出了新的要求。不論是在管理思維還是具體的技術操作中，原來的管理人員都很難適應新的模式，這在很大程度上阻礙了電子檔案管理工作的發展。管理人員職業素質較低，主要表現為對系統的操作科學性差、管理理念落后以及工作效率低等多個方面。管理人員的職業素質對科學技術的先進性的發揮有著重要的影響，但是目前整體的職業素質較低，成為阻礙發展的重要因素。

三、解決電子檔案管理中存在問題的有效措施

（1）完善系統建設，促進長遠發展。在電子檔案管理工作開展的過程中，信息系統建設的完善性，對整體的工作效果有著極為重要的影響。為了保證電子檔案管理工作發展的長遠性和本身的科學性，管理系統的建設既要符合現階段的需要，也要為其未來的發展留有足夠的空間。

（2）健全管理制度，保障檔案質量。為了促進檔案管理工作的有效開展以及保障檔案的質量，需要在發展的過程中，不斷完善電子檔案的管理制度。電子檔案管理工作的有效開展，需要有較為完善和健全的制度作為有效保障。按照完善的科學制度，開展電子檔案的管理工作，不僅僅可以提高工作的效率，還可以提高檔案的質量。對檔案管理工作的長期發展有著積極的作用。

（3）加強安全管理，維護檔案安全。檔案作為一種較為重要的信息資源，其內容可能涉及很多重要的信息，比如商業機密、招投標信息、個人資料等，一旦泄露會造成極大的損失。因此，相關部門應該通過科技手段加大對電子檔案的保護力度，維護信息的安全。對于可能接觸重要信息的工作人員，要做好培訓和教育工作，提高其思想覺悟。同時需要制定嚴格的資料使用管理制度，特別是針對檔案的查詢、下載和復制的操作。

（4）提升職業素質，提高工作效率。為了提高電子檔案管理工作的效率，就要對系統應用人員開展相關職業素質的培訓工作。雖然很多原來系統的工作人員，對新系統的使用可能會有一定的抵觸心理，相關部門要針對這種現象采取有效的措施，只有解決好了心理問題，才能提高培訓工作開展的成效。在新系統的使用中，要根據工作人員的崗位性質和要求，開展具有較強針對性的培訓工作，使其能夠更快地適應電子檔案管理的工作，促進工作效率的提高。

四、結語

科學技術在各個領域的應用，為工作效率的提高提供了技術支持。在信息時代下，促進檔案的電子化發展，不僅僅符合時代發展的需求，在很大程度上也可以提高檔案作為資源的利用率。隨著信息交流的增加，檔案的使用量以及使用頻率都會不斷提高，電子化的發展可以使檔案管理工作更好地適應發展的需求。雖然電子檔案管理的應用在現階段的發展過程中還存在著一些需要進一步解決的問題，阻礙了其優勢的展現，但是隨著更多有效措施的使用，這些問題都會得到更好的解決，電子檔案的優勢也會得到更大的發揮。檔案電子化管理的發展，是檔案管理事業的重要進步，有著不可替代的作用，具有時代發展的特性。

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責任編輯：楊國棟