新時代高校民生檔案資源體系建設探析

劉遷 王雪梅

【摘要】本文在闡述新形勢下建設高校民生檔案資源體系必要性的基礎上，探析新時代高校民生檔案資源體系建設的路徑，以期豐富與完善高校民生檔案資源。

【關鍵詞】新時代；高校民生檔案；國家治理；資源體系

習近平總書記在黨的十九大報告中指出：“經過長期努力，中國特色社會主義進入了新時代，這是我國發展新的歷史方位。”他強調指出：“我國社會主要矛盾已經轉化為人民日益增長的美好生活需要和不平衡不充分的發展之間的矛盾。”新時代孕育新思想，新思想指導新征程，新的歷史時期，社會主要矛盾發生變化，保障和改善民生被放在了更加重要的位置。以習近平新時代中國特色社會主義思想為統領，認真扎實做好高校民生檔案工作意義重大。高校民生檔案是民生檔案的重要組成部分，是全體師生教與學、科研與實踐、社會服務等活動中形成的維護師生合法權益的原始憑證，是我國對于“關注民生、保障民生、改進民生”這一執政理念的具體落實。高校民生檔案具有廣泛性、多樣性和社會性的特點，是師生“最關心、最直接、最現實的利益問題”的重要體現，對高校和諧校園建設意義重大，更可以助力實現“兩個一百年”奮斗目標和中華民族偉大復興。

一、建設高校民生檔案資源體系的必要性

（一）建立健全覆蓋人民群眾的檔案資源體系是國家治理能力現代化的要求。中辦、國辦聯合印發《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，指出要建立健全覆蓋人民群眾的檔案資源體系，包括加大檔案收集整理力度、重視做好民生檔案工作、科學整合檔案信息資源等內容，其中關于把民生檔案納入國家檔案資源體系的表述更是在黨和國家關于檔案工作的文件中第一次對做好民生檔案工作提出的要求。對民生檔案的重視，將檔案資源體系與人民群眾結合起來不僅僅是檔案作為社會記憶的要求，更是國家治理能力現代化、治理體系現代化的要求。黨的十八屆三中全會通過的《中共中央關于全面深化改革若干重大問題的決定》（以下簡稱《決定》）明確提出“全面深化改革的總目標是完善和發展中國特色社會主義制度，推進國家治理體系和治理能力現代化”。黨的十九大報告指出我國必須堅持和完善中國特色社會主義制度，不斷推進國家治理體系和治理能力現代化。國家治理能力是國家統籌各個領域的治理，使其相互協調、共同發展的能力，要從政府單一主體管理變為民主參與式、互動式的多元主體治理。國家治理的主要載體和集中體現就是政府治理。廣義上來說，檔案館是社會記憶的保管者與傳承者，管理著黨和國家的各類重要檔案，涉及政治、經濟、文化等方面，因此從宏觀上來說，國家治理體系要求我們做好檔案資源體系建設。狹義上來說，檔案館是黨和國家的科學文化事業機構，是科學研究和各方面工作利用檔案史料的中心。作為社會公共服務機構，自然也就納入了文化治理的范疇，客觀上也就要求加強檔案管理工作，建立健全民生檔案資源體系。

（二）科學整合檔案資源是國家治理現代化在高校檔案界的具體落實。推進國家治理體系和治理能力現代化，重點之一就是對各類信息資源進行科學整合、優化配置，這也是國家治理的重要突破點。對高校檔案界更是如此，高校檔案本身就是國家重要的信息資源，唯有做好檔案信息資源的科學而合理的整合，才能更好地為學校、為社會提供服務，發揮檔案的價值。治理能力的現代化，也要求高校檔案館將提升檔案信息資源整合能力作為一項基礎性工作，甚至是圍繞檔案信息資源整合與配置進行組織重構與職能轉變。《意見》提出要“科學整合檔案信息資源，推動檔案資源科學配置和高效利用。”在當前高校檔案館掌握信息資源既定事實的基礎上，如何收集鑒定管理來自高校系統內各部門、各成員所擁有的檔案信息資源，如何發揮共識、信任以及社會資本等無形資源的作用，從而促成高校檔案館、學校部門、師生群體等不同主體間的通力合作與利益共通，以便助力于高校檔案館更大程度地發揮其作用為黨管檔、為校守史、為師生服務，這就讓科學整合檔案信息資源成了高校檔案館在國家治理現代化背景下的具體落實。

（三）做好民生檔案工作是高校檔案事業發展的突破點。國家治理現代化就要回歸人民本位，讓人民群眾成為真正的主體，這是國家治理現代化的關鍵所在。具體到檔案界而言，以前的檔案館主要保管著黨和國家的檔案，大多也是為黨和國家行政機關提供服務，“為黨管檔，為國守史”就是真實的寫照，雖然后來檔案界也增加了“為民服務”，但也主要是將黨和國家行政機關的檔案提供給廣大人民群眾服務，人民群眾并沒有成為主體。所以《意見》提出建立健全覆蓋人民群眾的檔案資源體系，做好民生檔案工作正是檔案界對政府治理現代化的具體落實。對于高校檔案事業來說，更是如此，傳統的高校檔案主要關注的是學校事業發展的檔案資料，而在新時代高校檔案館在檔案資源建設中應堅持以人為本的思想，轉變服務理念。此外，在提供服務的同時，也要結合實際情況做好高校民生檔案信息的“收、管、用”，特別是民生檔案資源的數字化開發及提供利用，以人為本做好民生檔案工作不僅要做好資源收集，更要提供高效的利用服務，切實發揮檔案的價值，如此一來，高校檔案資源將能更大程度發揮其作用，滿足人民群眾對美好生活的向往，助力于新時代社會主要矛盾的解決，因此，做好民生檔案工作是高校檔案事業發展的突破點。

二、高校民生檔案資源體系建設的路徑

（一）增強開放意識。高校民生檔案資源體系建設主體由高校檔案部門與各職能部門、全校教職員工組成，高校檔案部門應發揮引領與指導的作用。民生檔案廣泛性、多樣性的特點意味著民生檔案產生部門的廣泛性與多樣性，高校檔案工作受高校管理體制掣肘，一套完整的檔案資料往往由不同的職能部門產生、管理、歸檔，分散管理格局及資料碎片化的狀態增加了民生檔案管理的難度，高校民生檔案資源的利用率受部門之間溝通與交流的限制。在國家供給側結構改革及黨政機構改革的大背景下，高校檔案工作應以檔案用戶利用需求為驅動，在新時期國家對民生檔案高度重視的有利契機下，高校檔案部門應增強開放意識。一方面要轉變兩個傳統觀念。一是“重藏輕用、安全第一、開放危險”的過時觀念。二是“重工作使用、輕個人利用，重為學校管理服務，輕為師生個人服務”的落伍觀念，增強服務意識，要充分體現“以人為本”的科學發展理念。另一方面要增強合作意識。檔案部門一方面應加強與學校宣傳部門的聯系，充分利用學校廣播、校報等媒介向師生廣泛宣傳學校館藏檔案內容、發揮的重要作用與社會效益、利用的辦法和手續等，使檔案信息不時“飛入尋常百姓家”，改變原有的檔案館“高深莫測”“機要重地”“故紙堆”的形象。另一方面加強與民生檔案產生部門的溝通與合作，高校民生檔案的主要產生部門是人事處、教務處、基建處、財務處、學生處等職能部門，加強與這些黨政、群團組織的合作，最大限度地實現民生檔案信息資源的整合，豐富館藏資源。

（二）加強資源建設。高校檔案館的館藏主要來自三個方面：一是校內各院系和部門移交的檔案。二是高校檔案館根據館藏發展需要收集的檔案，如校園風光的照片檔案。三是接收捐贈或征集的檔案，如與該校發展歷程相關的人、事、物等重要檔案或數據等。與民生相關的檔案分散在不同的類目中，還有一部分涉民檔案存在師生自己手中。鑒于此，首先，高校檔案部門應在貫徹落實國家檔案局第九號令的基礎上，根據學校的實際情況，修訂完善高校檔案收集范圍與保管期限表，突出民生檔案的重要性。教師職稱評定、學生就業出國、退休工資核算等等檔案均與每一個人有重要關系，針對這些利用頻率極高的檔案，高校檔案部門應根據不同利用需求與利用目的，突出工作重點。其次，優化整合民生檔案資源，建立專題數據庫，建立目錄中心和電子文件中心，實現全文檢索功能。蘇州科技大學檔案部門從2013年開始建立招生類專題數據庫，內含三個全宗，歷時5年時間業已全部建成，目前已經實現通過學生姓名檢索，準確定位該生檔案所在的檔案案卷，并實現全文數字化與在線打印，自蘇州積分落戶政策改革以來，學校在校學生對招生錄取名冊的利用需求激增，招生類專題數據庫的建立大大提高了工作效率，在最大限度滿足利用者需求的同時，大大減輕檔案部門工作人員的查閱工作量。

（三）加強編研工作。檔案編研工作是高校校園文化建設的重要工作之一。高校檔案部門應在國家大力重視文化建設的契機下，不斷創新編研理念，立足本館資源基礎，挖掘特色資源，為領導師生提供優質服務。檔案部門應該看到高校民生檔案的服務需求大，利用需求量大，利用目的廣泛。其一，編制檢索工具及專題匯編。針對不同需求編制不同檢索工具，在學校教職工的干部考察、工資調整工作中，組織、人事部門經常利用人員定職定級文件、人事任免文件，為此，江蘇各高校檔案部門編研了《組織機構及人事任免沿革匯編》；在教師職稱評審過程中，先進表彰類文件查閱量很大，《先進集體、先進個人名單匯編》成為基礎編研工作；為幫助師生熟悉學校黨政、群團組織制定的政策，檔案部門將與群眾切身利益相關的政策性文件匯編成冊，如為配合國家1992年房屋改革政策，蘇州鐵道師范學院（現為蘇州科技大學）編制了《蘇州鐵道師范學院房改專題資料》《教職工房改登記表》等專題檔案匯編。其二，大力開發校史檔案及名人檔案。高校檔案中的名人檔案和杰出校友信息資源既是學校的“品牌”，也是學校的寶貴財富。利用和挖掘這些豐富的校史資源，積極開展各類民生檔案資源利用的宣傳展示活動，營造和擴大檔案文化的影響力，是新時代高校檔案部門加強檔案文化建設應盡的職責。

（四）創新服務形式。高校檔案部門查詢服務的主要受眾是學生的學籍檔案，主要內容是在校生的成績單、畢業生的學生檔案去向、老校友的人事檔案補充材料等，檔案部門在做好日常利用服務的基礎上，應主動提供函電代查、網上查閱，也可通過QQ群、微博發布有關民生檔案信息。搭建網上預約辦理平臺，將有利于進一步方便檔案獲取。如東南大學檔案館開通了網上預約服務，學生可以通過網絡預約，網絡審核，在約定時間到檔案館取件，畢業校友可通過郵件預約的方式進行檔案查詢，而且可以委托他人代為取件，此服務不僅受到廣大學生的廣泛歡迎，而且保持了檔案館鮮活的生命力。

國家治理體系和治理能力現代化的提出對高校檔案工作具有很強的指導意義，將高校檔案管理的三個體系建設，尤其是建立健全覆蓋人民群眾的檔案資源體系，置于國家治理的視閾下進行認識和理解意義深遠。國家對民生檔案的重視，對人民群眾的重視，可以讓高校檔案資源體系建設的范圍更廣、內容更全、價值更大。檔案工作加強與人民群眾的互動正是國家治理視閾下的核心體現，具有深刻的時代烙印與價值。

【本文系江蘇省高校檔案研究會檔案科研課題“數字校園環境下高校檔案館功能拓展與延伸研究”（項目編號：jsgdf2016-09）研究成果】

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