充分認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，做好檔案管理工作

崔花

摘要：檔案是從原始記錄轉(zhuǎn)化而來，所以具有極為重要的意義，然而，現(xiàn)實(shí)生活中，檔案管理工作還存在許多問題，做為檔案管理工作者應(yīng)該面對(duì)現(xiàn)實(shí)，充分認(rèn)識(shí)檔案管理的重要意義，做好檔案管理工作，為新時(shí)代社會(huì)主義建設(shè)做出檔案管理工作者應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；重要性

所謂檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲象等不同形式的歷史記錄。因?yàn)闄n案是從原始記錄轉(zhuǎn)化而來，所以具有極為重要的意義，然而，現(xiàn)實(shí)生活中，檔案管理工作還存在許多問題，做為檔案管理工作者應(yīng)該面對(duì)現(xiàn)實(shí)，充分認(rèn)識(shí)檔案管理的重要意義，做好檔案管理工作，為新時(shí)代社會(huì)主義建設(shè)做出檔案管理工作者應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

一、檔案管理工作中存在的問題

由于認(rèn)識(shí)上的原因和管理上的原因，在檔案管理工作中存在著很多共性問題和個(gè)性問題，具體表現(xiàn)在：一是不重視檔案。很多管理者包括部分領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案無非是些記錄和抄寫材料，需要整理和保管，不能給單位創(chuàng)造什么效益，檔案管理者不丟失，守好攤，能夠查閱檔案，應(yīng)付各級(jí)各類檢查就可以了；二是檔案管理力量薄弱，水平不高，手段落后。在配備檔案管理工作人員時(shí)，不是選配專業(yè)人員，而是安排一些老弱病殘，這些人對(duì)檔案的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不熟悉，加上對(duì)檔案投入精力有限，造成檔案管理混亂；三是不重視檔案室硬件建設(shè)。檔案室建設(shè)沒有按照檔案法標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，把檔案室放在狹小偏僻的空間，檔案室“六防”設(shè)備不配套，以至于檔案受潮、霉變或蟲蛀；四是檔案制作不規(guī)范。由于檔案管理人員配備不夠?qū)I(yè)，領(lǐng)導(dǎo)要求不嚴(yán)，檔案制作五花八門，隨意性很大，用紙、裝訂不符合要求。除以上問題外還有很多問題，不一一例舉，這些問題的存在嚴(yán)重影響單位的科學(xué)管理，甚至?xí)o革命工作造成不可估量的損失，因此，應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)檔案管理的意義，做好檔案管理工作。

二、檔案管理工作的重要意義

首先，由于檔案是一切人事、活動(dòng)的原始記錄，是一個(gè)單位工作所留下的痕跡，因此，一個(gè)單位建立完整規(guī)范的各種檔案能夠確保在有需要的時(shí)候做到有據(jù)可依、有證可查。今天，我們?cè)谶M(jìn)行著一項(xiàng)全世界矚目的偉大事業(yè)——新時(shí)代中國特色社會(huì)主義，經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，職工流動(dòng)率高、變動(dòng)頻繁是單位普遍存在的現(xiàn)象，為規(guī)范管理，各單位的上級(jí)主管部門經(jīng)常會(huì)通過查閱檔案督查工作，在這種新的形勢(shì)下，規(guī)范科學(xué)的檔案管理會(huì)成為一座堅(jiān)固的橋梁，為單位工作正常有序開展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

其次，由于檔案是工作的原始記錄，能夠?yàn)槲覀兲峁┱鎸?shí)的歷史數(shù)據(jù)，我們能夠通過對(duì)檔案歷史數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析，對(duì)某一項(xiàng)工作的發(fā)展做出趨勢(shì)線判斷，或者通過數(shù)據(jù)分析的結(jié)果，判斷我們所做的決策是否正確，需要進(jìn)行怎樣的調(diào)整，為今后更好更有效的開展工作奠定了基礎(chǔ)。

最后，檔案也是一個(gè)單位的成長記錄，也是一個(gè)單位不可或缺的文化因素，檔案既是一個(gè)單位的文化沉淀，更是一個(gè)單位的內(nèi)涵及外在形象體現(xiàn)。

正因?yàn)闄n案有著如此重要的地位和意義，我們要努力做好檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案的作用，利用檔案為我們的事業(yè)做貢獻(xiàn)。

三、檔案管理工作策略和檔案作用的發(fā)揮

首先注意文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，單位檔案應(yīng)該實(shí)行集中管理。一個(gè)單位，有很多不同種類的檔案，如人事檔案、文書檔案、財(cái)務(wù)檔案以及與專業(yè)工作相關(guān)的專業(yè)檔案等，如果單位具備條件，最好能由專業(yè)人員采取專業(yè)的設(shè)備技術(shù)實(shí)現(xiàn)集中管理。集中管理有很多優(yōu)勢(shì)，如能引起管理層的關(guān)注、能更好的實(shí)施各項(xiàng)工作制度、能減少管理及維護(hù)成本、能節(jié)約管理場地的建設(shè)、能充分采用先進(jìn)技術(shù)設(shè)備進(jìn)行現(xiàn)代化管理、能減少檔案的安全管理難度等保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質(zhì)量的整體性，分類的合理性還有是不是經(jīng)常使用。

其次是注意檔案的維護(hù)。讓檔案美觀、直觀易于操作。在日常工作中，對(duì)檔案管理最起碼的基本要求是要對(duì)檔案的完整性、真實(shí)性、時(shí)效性以及規(guī)范性進(jìn)行維護(hù)。完整而又有效規(guī)范的檔案才能為檔案工作提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)。全面完整性主要指以下三個(gè)方面，第一是數(shù)量的完整，要保證檔案的齊全，保證應(yīng)該集中和實(shí)際保存的檔案不致殘缺短少。第二是質(zhì)量意義上的完整，也就是從系統(tǒng)性方面要維護(hù)檔案的有機(jī)聯(lián)系，不能人為地割裂分散，或者零散的堆砌，第三是要避免在檔案的保管和利用過程中，因各種理化因素或有害生物對(duì)各種檔案制成材料產(chǎn)生不同程度的損害，一旦發(fā)生這些情況，為了使這些破損檔案恢復(fù)原貌，繼續(xù)發(fā)揮作用，必須由專業(yè)人員對(duì)破損檔案進(jìn)行及時(shí)修復(fù)。

第三，現(xiàn)在是計(jì)算機(jī)信息化時(shí)代，一定不要純粹使用手工管理，而應(yīng)該選擇一款適合本單位的檔案管理軟件，比如量子偉業(yè)、萬能檔案、易度等。

第四，檔案的安全防護(hù)。檔案的安全防護(hù)主要有以下兩方面，一是力求檔案不受損壞，切實(shí)做好防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉工作，延長檔案壽命，即保證檔案管理物質(zhì)安全；二是要保護(hù)檔案免遭有意破壞，檔案機(jī)密不被盜竊，不失密，即保證檔案管理的政治安全。檔案室管理所用的電腦及數(shù)字檔案需進(jìn)行加密處理，檔案室內(nèi)需安裝360度無死角攝像頭，同時(shí)還需做到人離鎖落、定期對(duì)檔案室進(jìn)行檢查清點(diǎn)等。

第五，關(guān)于檔案的利用。檔案能夠?qū)v史數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，用以總結(jié)過去，為未來的發(fā)展提供有利的判斷或建議。如統(tǒng)計(jì)單位人員流失率以及對(duì)辭職原因的分析，既能夠讓管理者對(duì)目前單位人員管理過程進(jìn)行反思，是薪酬待遇不足、福利不好還是企業(yè)文化有所欠缺等，從而進(jìn)行調(diào)整。通過對(duì)辭職人員的流向調(diào)查分析所形成的檔案還能夠從側(cè)面了解同行業(yè)中競爭對(duì)手的實(shí)力。所以說，檔案，一定要充分利用才能體現(xiàn)其價(jià)值，只有重視檔案的管理，單位的發(fā)展才更有可能蒸蒸日上。

總之，現(xiàn)代社會(huì)建立系統(tǒng)、科學(xué)、民主的管理制度，對(duì)其生存與發(fā)展極為重要。在一個(gè)單位中，檔案管理無疑是單位協(xié)調(diào)、有序、高效運(yùn)行的有效保證。