電子文件歸檔管理系統的總體設計

鄒名璐 羅元

摘 要：以中國空間技術研究院的電子文件歸檔管理系統開發設計為背景，在深入研究單位現行歸檔業務過程及其管理模式、管理制度，全面分析已有AVIDM系統數據結構和體系結構的基礎上，提出了符合產品文件全生命周期管理實際的系統功能性、非功能性需求，提出了符合AVIDM框架的電子文件歸檔管理系統總體設計思想和總體系統結構，確定了系統的功能模塊/單元劃分，為完成系統的詳細設計、邏輯實現和調試測試奠定了基礎。

關鍵詞：電子文件歸檔，文檔管理，需求分析，設計思想，系統結構，模塊/單元劃分

中圖分類號：C934 文獻標識碼：A

Abstract： Taking the development and design of electronic document archiving management system of China Academy of Space Technology as the background，on the basis of a thorough study of the process and management mode and management system of the Academy's current archive business，and a comprehensive analysis of the data structure and system structure of the existing AVIDM system，this paper puts forward the system functional and nonfunctional requirements in line with the practical situation of whole life cycle of product documentation，proposes the overall design thought and system structure of the document archiving management system which conforms to AVIDM framework，and determine the division of function modules/units of the system，laying a solid foundation for the system's completion of detailed design，logic implementation and debugging test.

Key words： Electronic document archiving，document management，requirement analysis，design thought，system structure，module/unit division

1 引 言

早在20世紀末、21世紀初，中國空間技術研究院就開發并使用了電子文件管理平臺“航天飛行器集成設計與制造系統（AVIDM）”，實現了對文件的創建、審批、打印和分發等環節的有效管理與過程控制[1]。近年來，本文作者所在團隊在研究院信息化建設重點項目的支持下，對原AVIDM系統進行了電子文件歸檔管理功能的擴展性設計，將全院電子文件歸檔管理與原來的文件、資料管理等功能集于一身，為包括文件編寫、審批、打印、分發、更改，直至歸檔等各環節在內的航天產品電子文件的全生命周期管理，提供了一個完整、安全的一體化平臺，推動全院實現了基于AVIDM平臺的文檔全生命周期網絡化、電子化、自動化管理，為全院的科研生產提供了更便捷高效的檔案服務。本文結合該系統的開發設計，論述電子文件歸檔管理系統的總體設計思想。

2 電子文件歸檔管理系統的需求分析

2.1 電子文件歸檔管理系統與AVIDM其他功能

模塊的關系分析

本電子文件歸檔管理系統的設計，旨在實現AVIDM系統中保存的電子文件從受控庫和現行文件庫到檔案庫的組織和遷移，以及對檔案庫歸檔過程和檔案數據利用的管理。歸檔及其管理作為整個電子文檔流轉過程中的最后一大環節，它與現行AVIDM系統的關系如圖1所示。

由圖1可看出，文件歸檔管理業務依次經歷以下五段工作流程：歸檔文件數據導入→組卷與調卷→歸檔數據移交→現行數據銷毀→歸檔數據

導出。

2.2 系統中主要數據的傳遞和狀態轉換

中國空間技術研究院目前要求歸檔系統所需管理的數據，主要是文本類和圖紙類兩類文檔數據。數據（文檔）依次在AVIDM系統的設計庫→受控庫→資料庫→歸檔過程庫中流轉，流轉的信息主要包括文檔的屬性條目和文件實體兩部分。其中文檔屬性條目信息在各庫中由于描述的角度不一樣，經常增減變化，所以必須按業務需求分別建庫

管理。

目前，數據（文檔）在系統各庫之間是依次復制相應版本的文件實體和文檔屬性來傳遞的[2-3]。具體如下：設計庫送審通過的文檔入受控庫受控，同時在資料庫中復制一份便于資料人員進行現行文件處理?，F行文件歸檔時將從資料庫中把文檔的最新版本復制到歸檔過程庫，歸檔完后，根據用戶需要將歸檔結果遷移到相應的檔案系統中。

數據（文檔）從開始準備歸檔到最后歸檔完成，將經歷一系列狀態的轉換過程，大致如圖2所示。

2.4 系統主要數據結構

系統主要的數據結構包括文檔信息、案卷信息、目錄信息。

文檔信息是本系統的主體數據結構，定義了一個文檔或文檔列表的有關信息，包括：檔號、卷內序號、卷號、文檔編號、文件名稱、文件類型、保管期限、技術保管、歸檔人員、歸檔日期、文件載體、凍結標記、銷毀標記、移交標記、變更記錄、密級、案卷題名、編寫人員、編寫日期、編寫單位、階段、備注等。

案卷信息定義了歸檔案卷的有關信息，包括：卷號、案卷名稱、文件數、備注等。

目錄信息定義了組織案卷的目錄的有關信息，包括：目錄名稱、產品屬性、階段屬性、備注等。

對各數據結構中每個具體的數據項，都應從數據類型（字符型/整數型/日期時間型）、數據來源（輸入/系統自動生成/ AVIDM文檔管理或補錄輸入等）和項目說明等方面做出描述。

2.5 系統功能需求分析

電子文件歸檔管理系統[4]是針對中國空間技術研究院的歸檔需求設計的，其功能以歸檔過程管理為中心，圍繞現行產品型號文檔的全生命周期管理，分別從現行數據導入、組卷與調卷、銷毀管理、移交管理、補充歸檔管理、歸檔數據導出、報表管理、數據查詢與統計、過程審批管理和系統權限配置等十大功能進行設計。各大功能都包含一項或多項子功能。

（1）“數據導入”包含9項子功能：凍結文件，解凍文件，固化文件，導入文件，補錄文件，批量補錄，刪除文件，移動到銷毀區，導入配置。

（2）“組卷與調卷”包含4項子功能：目錄管理，案卷管理，卷內管理，送審管理。

（3）“銷毀管理”包含3項子功能：銷毀文件，移動文件，查詢文件。

（4）“移交管理”包含2項子功能：標定移交，取消移交。

（5）“補充歸檔管理”沒有下分子功能，即只有一項子功能。

（6）“歸檔數據導出”包含2項子功能：導出到目錄，按光盤格式導出。

（7）“報表管理”包含2項子功能：報表模板，報表管理

（8）“數據查詢與統計”包含3項子功能：歸檔信息查詢，檔案信息查詢，文件總數統計。

（9）“過程審批管理”包含5項子功能：預審批，移交/銷毀審批，調卷審批，歸檔結果審批，過程審批監控。

（10）“系統權限配置”包含2項子功能：系統級權限配置，產品級權限配置。

3 電子文件歸檔管理系統的總體設計

3.1 系統設計基本思想

（1）由于本系統是作為AVIDM系統的一個組成部分而存在的，其設計是對原AVIDM系統的功能拓展性設計，所以從整體上看，本系統將沿用AVIDM的B/S和C/S相結合的體系結構和工作方式，即整體采用B/S三層結構，從內到外分為數據層、業務層和表示層（客戶層）；而電子文件導出和數據批量導入等與客戶打交道的部分則采用C/S工作方式。三層結構中，數據層是永久性數據保存的場所，其中保存系統所用到的檔案庫，提供與用戶請求關聯的數據庫支持。業務層由運行在J2EE應用服務器下的JavaBean組件構成，封裝業務邏輯，處理用戶請求。表示層主要使用HTML、JSP和Servlet，它通過HTML或JSP頁面向用戶顯示用戶界面，顯示響應信息；用戶通過瀏覽器提交請求，表示層讀取用戶請求，并根據不同的請求調用中間業務層Servlet、JavaBeans 。

（2）為了實現本系統與現行AVIDM系統的有機聯系和無縫連接，以形成高效的一體化的企業集成信息系統，要重視本系統與AVIDM系統中其他模塊間的信息交換和共享設計。

（3）采用面向對象和工作流的分析設計方法。一方面，要重視對現有的歸檔業務過程進行邏輯抽象，將其中一些關鍵步驟抽象為工作流當中的節點、關鍵對象（功能）設計為類，并挖掘整理業務邏輯內部關系以及不同業務邏輯之間的交叉關系。另一方面，要通過規范管理制度來為實現歸檔過程的自動化提供支撐。這應成為整個項目研發的重點和突破點。

（4）鑒于航天工程的特殊安全性要求，一定要把安全性設計放在系統設計的首位。

①應按角色控制系統中所有終端用戶的功能權限，實行有效的權限管控。

②對業務邏輯，要按權限最小原則和中間層獨立原則進行安全性設計。

③對數據庫管理系統，要采取必要的訪問控制和數據備份、災難恢復等措施；對數據庫層，要充分發揮底層數據庫的安全性、可靠性保證機制。

④應在網絡層實行安全控制。

⑤為保證系統具有適應各單位歸檔需求的靈活性和順應組織結構或功能發生變化的適應性，應對歸檔角色、歸檔權限、功能劃分、文檔的擴展屬性，乃至檔案數據庫的門類和字段等提供盡可能靈活的配置/定制功能。

⑥為提高流通效率、規范流通過程，要使文檔的整個流通過程能夠規則地運行，使每個擁有合法權限的人都可以查詢文檔所處的狀態，每個與歸檔相關的人都可以從系統中得到自己應有的任務列表。

3.2 系統總體結構

本系統總體結構如圖4所示。該圖既反映了本系統從整體上看由系統配置、歸檔過程管理和數據傳輸轉換接口三大部分組成，又反映了本系統與原AVIDM系統文件/資料數據庫及其管理邏輯的關系。其中歸檔過程管理部分是本系統主體，其歸檔操作系列及接口又是歸檔過程管理的核心；數據傳輸轉換接口部分充當本系統與原AVIDM系統間聯系的橋梁；系統配置部分則在進入實質性的歸檔過程操作之前進行歸檔角色及其權限等相關要素的配置。

由圖4可看出：

（1）歸檔管理系統的數據存儲剝離于系統庫，單獨創建獨立的歸檔庫。在歸檔庫中，每一個產品（或者其他的劃分類別）對應著一個數據表。

（2）通過在線自動導入或人工手動錄入的待歸檔數據，經過歸檔過程管理內部的歸檔運行操作，最后形成各產品檔案庫和一系列報表。系統依靠數據的狀態來驅動數據的流轉，通過任務發送的方式來處理數據。

3.3 內外接口組成結構

本系統歸檔過程管理內部歸檔操作系列及接口，以及它與外部原AVIDM文件/資料數據庫間數據傳輸轉換接口的組成結構，分別如圖5和圖6所示。

從圖5可見，歸檔過程的操作系列包括組卷、調卷、銷毀移交、數據導出、任務審批和報表打印與信息查詢等，其中組卷、調卷、銷毀移交和任務審批，外加位于數據傳輸轉換接口中的數據導入/錄入，是核心操作。

由圖6可見，歸檔數據的來源有兩個：一是從原AVIDM文件資料庫中自動導入而來，二是人工錄入而來。無論自動還是人工獲取而來的數據，都要轉換成符合歸檔管理系統規定的格式。其中人工轉換接口（程序）主要建立各接口參數，并可根據建立的接口參數，手工的、選擇性的進行錄入歸檔數據的轉換；自動轉換接口（程序）可以根據設定的轉換周期和人工轉換接口（程序）建立的接口參數，周期性地進行導入歸檔數據的轉換。

3.4 功能模塊/單元劃分

根據上述系統功能需求分析和系統組織結構，本電子文件歸檔管理系統可按以下功能模塊/單元劃分來進行結構化設計：

（1）系統配置模塊，包括歸檔角色及權限等各類相關配置；

（2）數據導入單元，包括在線自動導入和人工錄入；

（3）組卷單元，包括任務審批等在內；

（4）調卷單元，包括移交銷毀在內；

（5）數據導出單元，包括報表打印在內；

（6）數據利用單元，包括信息查詢等在內。

其中以數據導入、組卷、調卷為歸檔過程三大核心功能單元。

4 結束語

以中國空間技術研究院的電子文件歸檔管理系統開發設計為背景，在深入研究單位現行歸檔業務過程及其管理模式、管理制度，全面分析已有AVIDM系統數據流和體系結構的基礎上，提出了符合產品文件全生命周期管理實際的系統需求，提出了符合AVIDM框架的系統總體設計方案，包括總體設計思想、總體系統結構和系統的功能模塊/單元劃分等。按此方案完成系統的詳細設計后，將電子文件歸檔管理系統與原AVIDM系統的文檔管理模塊、資料管理模塊等集于一身，為將包括文件編寫、審批、打印、分發、更改，直至歸檔等各環節在內的航天產品電子文件的全生命周期管理，提供了一個完整、安全、便捷的一體化平臺，既保證了文件運轉和管理流程的順暢、高效，又實現了電子文檔與紙質文檔的同步歸檔管理，從而為全院的科研生產提供了更好的檔案服務[5]。

設想下一步可在現有基礎上，進一步改進、完善和拓展本系統。如：構建集現行文檔管理、傳統檔案利用和檔案借閱流程管理于一體，并引入多元、多檢索點的布爾邏輯組配檢索技術，變文本檢索為超文本檢索，以提高檔案檢索借閱效率的多功能文件歸檔借閱管理系統；利用近年來迅速發展起來的數據挖掘技術，對歸檔后文件系統中的大量文檔數據進行挖掘，從中獲取盡可能多的有用信息，建立科學合理的輔助決策模型，利用提煉、類聚、相關等方法，通過模型解算，進而獲得各種專門知識，形成不同專題目錄，以實現檔案的編研服務，提供更準確而有針對性的輔助決策支持服務和其他個性化增值服務；引入基于物聯網的大數據的采集、整理、分析和共享技術，推進大數據在科技情報資料管理優化完善中的應用開發，以進一步提高科技文件歸檔管理的質量和效率，為單位的科研生產更好地發揮服務保障作用；等等。

參考文獻

[1] 梁曉珩，王文莉，樊繼紅.基于AVIDM的電子文件管理[J].中國制造業信息化，2008，（04）：39.

[2] Integrating Records Management into Information Resources Management in U.S.Government Agencies[J].Govern-ment Information Quarterly，2000，17（1）：13—26.

[3] AN Xiao-mi，JIAO Hong-yan.Assessing records management in China against ISO 15489 and the implications[J].Records Management Journal，2004，14（01）：33—39.

[4] 國家檔案局編著.電子文件歸檔與電子檔案管理概論[M].北京：中國檔案出版社.1999.

[5] 鄒名璐.電子文件歸檔管理系統設計與實現[D].西安：西北工業大學.2013.