大數據時代背景下高校人事檔案的信息化建設

亢云潔

【摘 要】人事檔案是高校人事管理部門進行人力資源管理、進行師資隊伍建設的重要載體。大數據時代對高校傳統人事檔案管理提出新的要求。作者首先闡述人事檔案和大數據的概念，其次分析人事檔案對高校發展的意義及高校人事檔案管理的現狀，并在此基礎上提出具有大數據特色的高校人事檔案價值挖掘和有效利用等信息化建設策略，以提升我國高校人事檔案的信息化建設水平。

【關鍵詞】人事檔案；高校；大數據；信息化建設；策略

中圖分類號： G270.7；G647.24 文獻標識碼： A 文章編號： 2095-2457（2018）21-0125-002

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2018.21.055

【Abstract】Personnel archives are important parts in human resource mangment and building of teaching staff for personnel mangment department of universities. High requirements are proposed for conventional personnel archives mangment of universities in the big data era. In this paper， the author states the concepts of personnel archives and big data and analysis the effects of personnel archives on the development of universities. Then， the current situation of personnel mangment of university is briefly summarized. Finally， the effective exploration of personnel archives and information construction strategy are proposed based on the big data era in order to improve the information construction level of personnel archives of universities.

【Key words】Personnel archives；Universities；Big data； Information construction； Strategy

隨著大數據時代的到來，信息成為最有價值的資源之一。高校檔案館本身館藏的大量原始資料和豐富的傳統檔案管理經驗，加之科研能力的天然優，成為大數據時代的“資本擁有者”，如何讓這些資本發揮其本身的價值，成為高校檔案館首當其沖的任務。

1 人事檔案和大數據

人事檔案是國家機構和社會組織在人事管理活動中直接產生的、以個人姓名為特征組成專卷，真實記錄個人人生軌跡的文件資料，是具有法律效力的憑證和依據[1]。人事檔案具有真實性、準確性、動態性和機密性等特點。

“大數據”是指無法在一定時間內用傳統數據軟件工具對其內容進行采集、存儲、管理和分析的數據集合[2]。大數據具備數據量大、數據種類多、數據價值密度低和數據處理速度快的特點。

2 人事檔案信息化建設在高校發展中的意義

高校作為智力密集型的教學科研單位，吸引和管理人才是高校人事管理工作的重中之重，人事檔案信息化無疑是促進高校可持續發展、提高高校綜合競爭力最直接有效的抓手。

首先，為學校建立高水平師資隊伍指明方向。通過對人事檔案信息的收集和數字化管理，建立完善的“大人事檔案數據庫”，實現人事檔案信息資源整合，一方面可以直觀地了解本校師資隊伍的性別比例、年齡結構、專業結構、學歷層次、職稱層次等基礎數據；另一方面為各職能部門對教師進行任務分配、考核獎懲等提供重要依據，為人事管理部門進行師資隊伍建設指明方向。

其次，是學校正確選拔人才、科學任用干部的重要依據。人事檔案準確記錄了教師個人的學習工作經歷，真實反映了教師的德勤功績等綜合素質水平，這些重要的信息資源一方面為人事管理部門正確選拔教學科研人才提供依據，另一方面為組織管理部門科學任用干部發揮充分的輔助作用。

3 大數據時代背景下高校人事檔案管理的現狀

在大數據時代，高校人事檔案的信息遠遠沒有發揮出應有的價值。面對大數據的沖擊，高校人事檔案的現狀令人堪憂：

3.1 觀念層面重視不夠

過去，人事檔案被簡單定義為政治時代個人功過的記錄，沒有歷史價值和現實意義；人事檔案管理的工作性質是“你交我收”、“你要我找”，沒有技術含量，更談不上人事檔案背后潛在價值的開發。

3.2 信息化管理水平較低

受傳統檔案觀念的影響，目前高校人事檔案的管理模式不僅費時費力，缺乏時效性，而且大量數據信息資源無法共享，使人事檔案潛在的信息價值并未發揮出來。

3.3 隊伍、平臺建設滯后

目前雖然部分高校開始嘗試檔案信息化建設，但在資金不足、專業技術人員缺乏的尷尬情況下，信息技術的優勢難以在人事檔案管理中彰顯出來。

4 大數據時代背景下人事檔案信息化建設的策略

信息專家涂子沛在著作《大數據》中指出：“大數據”之“大”，并不僅僅指“容量大”，更大的意義在于通過對海量數據的交換、整合和分析，發現新的知識，創造新的價值，帶來“大知識”、“大科技”、“大利潤”和“大發展”[3]。因此，大數據時代的競爭力不在于誰擁有或掌握了龐大的數據信息，而在于誰能夠對這些含有不同價值和意義的海量數據進行挖掘、專業化處理和運用。

4.1 轉變傳統觀念，提升人事檔案信息化意識

大數據帶給檔案工作最大的影響是思維理念的沖擊。因此，首先要轉變傳統觀念，引導群眾重視人事檔案，正確認識人事檔案管理，充分利用互聯網信息資源，建設大人事檔案數據庫，運用數字手段，挖掘大數據的潛在價值，實現人事資源優勢最大限度的開發，充分發揮契合社會發展趨勢的人才培養、科學研究、服務社會等功能。

4.2 以基礎材料為依托，建設大人事檔案數據庫

完備的人事檔案數據庫是人事檔案信息化必要的基礎性建設。因此，建立科學、高效的 “大人事檔案數據庫”，才有可能為人力資源管理提供數據分析和趨勢預測。

第一，依據現有人事檔案信息的分類標準，將學校所有人員的履歷、職稱等基本信息全面收錄至人事檔案信息系統，無需保密的信息可允許教職工通過一定程序進行核實和如實補充；

第二，通過與校內辦公系統等其它管理子系統建立數據接口，實時收集教職工的日常工作數據和經各職能部門審核過的權威數據，應包括日常考勤、工作量完成情況，參加培訓、會議、競賽情況，教學、科研、業績成果與獲獎情況，還應包括教師的評價情況（領導、同事、學生評價）以及教師深入企事業單位（如借調、掛職等）、服務社會（如精準扶貧期間駐村）的實踐情況等；

第三，充分發揮互聯網優勢，拓寬原始數據的來源與類型，主動收集教職工的社會關系、身體健康狀況、銀行個人信用狀況、違規犯罪記錄等信息， 增加原始數據的“廣度與厚度”，提高原始數據的豐富性與真實性，構建一個基于互聯網時代的，以檔案數字資源為主體，以文本、圖片、音視頻等為形式的“大人事檔案數據庫”，為人力資源管理提供數據分析和趨勢預測。

4.3 運用大數據技術，挖掘人事檔案信息的潛在價值

大數據時代背景下，人力資源管理的目標是在海量數據中進行深入分析和有效挖掘，充分利用具有潛在價值的信息，掌握隱藏在數據內部的規律，預測人力資源發展趨勢。

就高校人事檔案信息化建設而言，需要經過數據采集、數據整合、資源共享和開發利用幾個階段[4]。從具體操作層面來講，可以建立一個分層次的數據平臺，將前期收集到的大人事檔案數據根據不同主題、來源、形式分類存放，一方面，對這些數據進行簡單統計分析，實現檢索的快速便捷，并能提供組合方式查詢，滿足不同檢索需求；另一方面，可以對這些數據進行數字化加工整合，形成綜合評判結果，實現與校內各職能部門的資源共享，將人事檔案信息化在高校人事管理中的參考、預測和決策作用最大化地發揮出來。

4.4 推行推介式個性化的數字檔案信息服務

《大數據時代》的作者維克托·邁爾·舍恩伯格認為，“大量的數據能夠讓傳統行業更好地了解客戶需求，提供個性化的服務。定制化服務的關鍵是數據”[3]。大數據時代，高校人事檔案“你來我找”的被動服務方式將發生變革，不僅滿足于利用大數據技術對檔案信息進行制作、傳播、轉換和二次開發，而且要采集用戶基本信息和需求信息，并對其進行數據分析及趨勢預測，開展基于海量檔案數據和先進技術分析的全息檔案資源相關性研究，從而實現人事檔案信息的被動利用向主動推介式個性化服務的轉變。

4.5 網絡安全和隊伍建設是人事檔案信息化建設的保障

人事檔案完成信息化建設后，檔案信息均可在網絡系統進行申請檢索和利用，其開放程度較高，數據風險較大，因此，網絡安全成為人事檔案信息化建設中不容忽視的問題，建立一套與之匹配的安全體系勢在必行；同時，組建一支檔案信息化的專業管理隊伍，培養具備多種能力的復合型人才，才能滿足高校人事檔案信息化建設和事業發展的長遠需求。

綜上，高校人事檔案信息化建設不僅是高校順應社會發展，實現數字化校園的必然需求，也是檔案事業順應大數據時代發展的必然趨勢。高校應多措并舉，加強人事檔案信息化建設，更好地發揮人事檔案應有的價值，服務于高校決策與發展。

【參考文獻】

[1]羅劍麗.人事制度改革下的高校人事檔案管理與高校人力資源管理的思考[J].科技情報開發與經濟，2009，19（35）：143-146+148.

[2]朱珠.大數據背景下事業單位人事檔案管理面臨的危機與契機[J].人力資源管理，2017（06）：350-351.

[3]寧燕子.大數據對高校檔案工作的影響分析及對策研究[J].科技視界，2015（01）：39-40.

[4]楊光.大數據時代高校人事檔案信息化建設研究[J].人力資源管理，2017（04）：284-285.