高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作特點(diǎn)及其應(yīng)對(duì)方法探索

周艷麗

摘要：本文從實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)出發(fā)，分析了高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作的主要內(nèi)容和主要特點(diǎn)，并針對(duì)辦公室工作的綜合性、政策性、重復(fù)性、服務(wù)性和突發(fā)性，探索出一條既能提高工作效率、又能提高服務(wù)質(zhì)量的適用方法。

關(guān)鍵詞：高校；二級(jí)學(xué)院；院辦；辦公室工作；主要特點(diǎn)；工作方法

中圖分類號(hào)：G931.4 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-9324（2018）51-0233-02

一、引言

學(xué)院辦公室、教學(xué)辦公室、學(xué)工辦公室通常組成一個(gè)完整的高校二級(jí)學(xué)院辦公室，本文要談的是狹義上的學(xué)院辦公室（簡稱“院辦”）。院辦負(fù)責(zé)院校對(duì)接，以及處理學(xué)院日常事務(wù)，教學(xué)辦和學(xué)工辦事務(wù)以外的所有事務(wù)幾乎都由院辦負(fù)責(zé)，包括黨務(wù)的、人事的、財(cái)務(wù)的、后勤的等方面，可以說是二級(jí)學(xué)院的中心樞紐以及學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂[1]。

二、院辦的主要工作內(nèi)容

作為二級(jí)學(xué)院的中心樞紐，院辦所涵蓋的工作內(nèi)容可謂紛繁復(fù)雜，每所高校每個(gè)學(xué)院的具體內(nèi)容有所不同，但總體大同小異，主要包括辦公室日常事務(wù)、學(xué)院人事相關(guān)工作、學(xué)院財(cái)務(wù)相關(guān)工作、學(xué)院宣傳工作、各項(xiàng)公文的起草與歸檔、計(jì)劃生育與報(bào)修工作等[2]。

（一）辦公室日常事務(wù)

辦公室日常事務(wù)中除了各項(xiàng)會(huì)議與通知的上傳下達(dá)，還要做好學(xué)院對(duì)外聯(lián)絡(luò)和接待工作；列席學(xué)院各項(xiàng)行政辦公會(huì)議，做好會(huì)議記錄；擬定或校對(duì)以院名義簽發(fā)的各種文件、報(bào)告、信函、材料、介紹信等文件，并對(duì)重要文件及時(shí)歸檔；管理和使用學(xué)院印章。

（二）學(xué)院人事相關(guān)工作

協(xié)助分管院長做好職稱評(píng)定、人才引進(jìn)、離退休人員、崗位聘任、考勤等人事工作。

（三）學(xué)院財(cái)務(wù)相關(guān)工作

協(xié)助分管院長做好財(cái)務(wù)預(yù)算、院收入和支出、獎(jiǎng)金、福利等財(cái)務(wù)管理工作；崗位津貼與獎(jiǎng)金的計(jì)算與發(fā)放工作；學(xué)院辦公用品、辦公設(shè)備采購與招投標(biāo)工作；學(xué)院接待費(fèi)用、辦公用品等各項(xiàng)支出的財(cái)務(wù)報(bào)賬工作。

（四）學(xué)院宣傳工作

各種宣傳新聞、材料的撰寫與編輯；海報(bào)、宣傳冊的編排與印制；學(xué)院網(wǎng)站新聞稿件的審核與上傳等。

（五）計(jì)劃生育工作

學(xué)院教職工以及在校學(xué)生的計(jì)劃生育統(tǒng)計(jì)工作、政策的下達(dá)執(zhí)行與相關(guān)數(shù)據(jù)的上報(bào)等。

（六）報(bào)修工作

學(xué)院辦公區(qū)域的儀器設(shè)備、空調(diào)、燈管、門鎖以及固定資產(chǎn)的報(bào)修工作。

三、院辦工作的主要特點(diǎn)

縱觀上述院辦工作內(nèi)容，不難看出，院辦工作具有以下幾個(gè)特點(diǎn)。

1.工作性質(zhì)專業(yè)性較弱，工作內(nèi)容綜合性強(qiáng)，繁雜、瑣碎，適宜坐班制[3]。在當(dāng)今就業(yè)環(huán)境下，能夠進(jìn)入高校就業(yè)的一般都是碩士研究生以上學(xué)歷，這類人群往往自學(xué)能力較強(qiáng)，專業(yè)性較強(qiáng)，從事辦公室工作本身沒有什么難度，而主要難在如何調(diào)整心態(tài)，將這樣一項(xiàng)不具專業(yè)性的工作做到專業(yè)化。他們需要適應(yīng)不停地角色轉(zhuǎn)變，面對(duì)對(duì)外聯(lián)絡(luò)和接待工作時(shí)，他們可以是公關(guān)人員，代表學(xué)院的形象；面對(duì)人事工作時(shí)，他們可以是人才資源管理人員，客觀、專業(yè)地做好各項(xiàng)人事工作；面對(duì)財(cái)務(wù)工作時(shí)，他們可以是專業(yè)會(huì)計(jì)；面對(duì)宣傳工作，他們可以變身新聞工作者；面對(duì)辦公室日常事務(wù)時(shí)，他們又可以是大管家?？梢哉f這項(xiàng)工作是專業(yè)性的，對(duì)辦公人員的綜合能力要求極高。

2.工作性質(zhì)的政策性[4]，工作內(nèi)容的重復(fù)性。記得進(jìn)入院辦工作的第一個(gè)月，筆者處于摸索和適應(yīng)階段，辦公室主任交給筆者的唯一任務(wù)就是學(xué)習(xí)政策文件。這些文件分門別類地置于各個(gè)文件夾中，分年度、級(jí)別（校級(jí)、院級(jí)）、出處（校發(fā)文、組織部發(fā)文、宣傳部發(fā)文等）。通過這些文件，可以大致了解近些年學(xué)校和學(xué)院的各項(xiàng)政策、制度變遷，以及現(xiàn)行政策、制度。所以說院辦的很多工作都是政策性的，都是依據(jù)學(xué)校和學(xué)院制定的規(guī)章制度進(jìn)行的，絕不可任意而為。在政策這個(gè)標(biāo)尺下辦公，可以避免很多不必要的麻煩，少走很多彎路。

入職第二年會(huì)發(fā)現(xiàn)，基本在重復(fù)上一年的工作，比如，每年寒暑假之前會(huì)上報(bào)下一年的資產(chǎn)配置計(jì)劃；每年寒假到來的最后一個(gè)工作周，辦公室人員都要緊鑼密鼓地核算績效。也就是院辦工作是有一定重復(fù)性和有規(guī)律可循的。這也為辦公室工作人員提高工作效率創(chuàng)造了條件。

3.院辦工作崗位為管理崗，實(shí)則“管理”的少，服務(wù)的多。剛來院辦工作不久的新人一般都會(huì)發(fā)現(xiàn)，老師們有什么事情都會(huì)找到院辦，工資問題、公積金問題、辦公桌椅問題、門窗問題，說辦公室工作人員是大管家一點(diǎn)不為過。可見，院辦是各種信息的聚集地，院辦工作具有服務(wù)性，不光是為廣大老師服務(wù)，更為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。前文提到過，院辦是學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)學(xué)校政策的執(zhí)行和對(duì)學(xué)院的管理都是通過院辦來實(shí)現(xiàn)的，院辦有義務(wù)為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)各項(xiàng)工作和各種矛盾，為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的決策提供便利。

4.突發(fā)性也是院辦工作的一大特色。院辦工作的突發(fā)性是院辦需要坐班的原因之一。在信息化時(shí)代，可以通過手機(jī)、QQ、微信等多種通訊工具聯(lián)絡(luò)和傳遞訊息，也意味著隨時(shí)會(huì)彈出一條緊急通知，或者急需處理的事務(wù)，甚至每天在即將下班的最后幾分鐘接收到新的工作任務(wù)，或者有人員到訪。院辦的很多工作都是突發(fā)性的，沒有預(yù)兆的，需要工作人員有很強(qiáng)的應(yīng)急能力。

四、院辦的工作方法探索

針對(duì)院辦工作的綜合性、政策性、重復(fù)性、服務(wù)性和突發(fā)性等特點(diǎn)，探索出一條既能提高工作效率、又能提高服務(wù)質(zhì)量的適用方法，是辦公室工作人員需要思考的問題。

1.每天面臨鋪天蓋地的瑣碎事務(wù)，很多辦公室工作人員顯得心浮氣躁，這種情況下，如何能好情緒地做好服務(wù)工作呢？通常辦公室有2—3名工作人員，這時(shí)可以發(fā)揮團(tuán)隊(duì)協(xié)作的力量，盡管辦公室事務(wù)繁雜瑣碎，但依然可以大致地劃分為黨務(wù)的、人事的、財(cái)務(wù)的、后勤的等方面，可將這些工作進(jìn)行分配，每人負(fù)責(zé)1—2塊。

有效使用辦公工具對(duì)文件進(jìn)行分類整理也是應(yīng)對(duì)煩瑣事務(wù)的途徑之一。所有經(jīng)手的電子、紙質(zhì)文件都要分門別類地進(jìn)行整理、歸檔，方便今后快速查詢。一堆瑣事向你襲來時(shí)你會(huì)發(fā)現(xiàn)真的是好記性不如爛筆頭，建立備忘錄，把待辦事宜隨手記下來。

2.前文提到，由于工作內(nèi)容的重復(fù)性，院辦工作是有一定規(guī)律可循的。所謂凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢，掌握這種規(guī)律，提前做好工作準(zhǔn)備和編制工作計(jì)劃，可事半功倍，提高工作效率。

3.辦公室工作不是一項(xiàng)可以出直接成果的工作，對(duì)工作人員業(yè)績的評(píng)價(jià)很難量化。辦公人員每日忙忙碌碌于瑣事之間，不了解他們的人卻看不到他們的成績，認(rèn)為他們什么都沒做，這對(duì)于辦公人員的工作積極性是一種很大打擊。同時(shí)也激勵(lì)辦公室工作人員增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，低調(diào)做人，高調(diào)做事，急老師之所急，想教師之所想，老師們的認(rèn)可和好評(píng)是對(duì)辦公人員的最好嘉獎(jiǎng)。

4.良好的人際關(guān)系在辦公室工作中至關(guān)重要。不光要處理好與老師們的關(guān)系，還要處理好與辦公室同事之間的關(guān)系。處理好與老師們的關(guān)系直接決定著服務(wù)質(zhì)量的高低，工作價(jià)值能否體現(xiàn)；處理好與辦公室同事之間的關(guān)系則有助于個(gè)人身心健康和工作的開展。

5.以上四條都是講的內(nèi)在因素，好的工作方法的實(shí)行必然少不了寬松有序的大環(huán)境。辦公室工作的特殊性決定了辦公室工作人員要承受巨大的外在壓力、忍受常人想象不到的誤解與責(zé)難。建立行之有效的激勵(lì)機(jī)制與監(jiān)督機(jī)制可促進(jìn)工作人員的積極性和主動(dòng)性，如獎(jiǎng)懲制度、崗位晉升制度等。

作為一名普通院辦工作者，筆者認(rèn)為，院辦工作不難，難在心態(tài)，調(diào)整好心態(tài)，以服務(wù)為宗旨，積極主動(dòng)做好本職工作，這是院辦工作最為行之有效的方法。

參考文獻(xiàn)：

[1]管麗華.淺談高校二級(jí)學(xué)院辦公室管理[J].統(tǒng)計(jì)與管理，2015，（6）：105-106.

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[3]謝文濤.高校二級(jí)學(xué)院辦公室管理面臨的問題及其對(duì)策研究[J].西北成人教育學(xué)報(bào)，2011，（4）.

[4]童曉明，斯榮喜.改進(jìn)和創(chuàng)新高校辦公室工作的幾點(diǎn)思考[J].浙江大學(xué)學(xué)報(bào)，2008，（4）.