行政事業單位內部控制信息化建設探討

周廣典

摘要：行政事業單位要想贏得長遠的發展，就要學會既抓住外部機遇又增強內部管理，雙管齊下才能推動行政事業單位的可持續發展。而內部控制中會計管理是尤為重要的一部分，不斷增強會計管理工作，加強會計信息化建設，對于降低企業經營成本，促進管理水平提高具有重要作用。本文主要對在會計信息化建設下的企業內部控制問題進行了分析，并提出了自己的看法和意見，以期能夠給行政事業單位的管理者以參考。

關鍵詞：行政事業單位；信息化建設；內部控制

當前我國的市場環境在不斷變化，經濟改革在不斷深入，行政事業單位要在這種形勢下贏得生存發展，就應該從內部控制制度入手，不斷強化管理，才能適應當前市場經濟發展的需求。作為企業管理中的重點，會計管理一直是企業管理者尤為重視的一部分，其在企業發展中的重要性已經被很多人所知曉，而隨著會計信息化的不斷推進，企業內部控制上如何采取措施進行強化管理，是管理者十分關心的問題。

一、行政事業單位內部信息化控制

與大多數企業不同，行政事業單位通常不設置內部控制專門部門，一般歸口到財會部門負責。但事實上，內部控制信息化需要財會部門和信息部門共同組織和實施。因此，筆者建議，行政事業單位應組建一個由單位負責人牽頭、財會部門和信息部門具體實施、各業務部門共同參與的專門組織，以確保內部控制信息化建設。

目前我國行政事業單位當中進行內部控制信息化發展，主要是要實現對內部控制環境的信息化管理，對發展運營風險評估的信息化管理，對日常經濟業務活動的信息化管理，和對內部控制監督的信息化管理。單位當中的管理部門、財務部門和行政部門需要通力合作，通過信息化的橋梁結合起來，從而使行政事業單位本身的行政職能突顯出來，向實現單位管理目標不斷前進，也是目前所推崇的新型科學管理方式，在行政事業單位當中，推行內部控制的信息化建設是為了能夠為單位自身的經營活動保駕護航，保證其合法性，進而為國有資產的安全性提供保障，提升行政事業單位在資金方面的使用效率，有效遏制貪污腐敗的發生，以便能夠更好地為社會主義建設服務，為人民群眾服務。

二、信息化對行政事業單位內部控制所帶來的影響

當前信息化建設的推行給行政事業單位的內部控制管理帶來了較大的沖擊，是對傳統內部控制的挑戰，也是革新行政事業單位管理手段的良好機遇。行政事業單位應該把握機遇，積極接納和轉變，從而推動行政事業單位的改革創新發展。具體來說，信息化建設所帶來的變化體現在以下幾個方面：

一是內部控制的重點發生了變化。隨著我國信息技術的不斷發展，計算機在信息和數據處理上有著明顯優勢，對于財務數據的處理效率是過去的幾倍甚至是十幾倍，這使得財務人員的工作效率大大提升，為內部控制工作的開展打下了良好的基礎。在這樣的環境下，行政事業單位當中的內部控制重點就從過去的人工統計數據，轉變成了計算機系統統計，很多的文件資料可以直接利用信息系統進行傳輸和保存，有力地提升了內部控制的工作效率。

二是內部控制的環境發生了變化。信息化建設在行政事業單位當中的推行，使得內部控制環境發生了很大改變，在過去財會部門當中的工作人員只需要進行財務會計上的工作事務，而在信息化建設推行之后，這些工作人員的職責也發生了一定的變化，不僅需要其完成相應的財務核算工作，而且還要利用掌握的信息技術來對單位日常經營當中的各項緊急活動進行處理，利用信息技術來有效對單位內的各項經濟活動進行管控，從而給行政事業單位內部控制提供更佳的環境，促進內部控制在行政事業單位當中發揮出更大的作用來。

三是內部控制的風險發生了變化。由于我國信息化建設進程不斷加快，信息化管理在各行各業當中廣泛推廣起來，很多行政事業單位當中的內部控制開始使用信息技術，這的確使得單位內部控制的工作效率和工作方式發生了改變，但也應該看到，信息化建設也是存在一定的弊端的。例如，信息系統在進行傳輸或是共享資料過程中可能遭到黑客的攻擊，導致信息資料發生泄漏或是被改動，這就給行政事業單位的經營帶來了更大的風險。

三、行政事業單位內部控制信息系統構建

從當前的信息化趨勢上可以看出，信息化使得內部控制的外延在不斷擴大，使得其能夠管理的內容包含了單位管理當中的方方面面，因而行政事業單位在發展內部控制信息化的時候，需要從整個單位管理控制角度出發，對全局進行控制，那么基于這種概念，行政事業單位進行信息化建設過程中可以建立起內部控制的信息系統，由信息系統來對整個行政事業單位當中的各種管理事項進行管理，從而有效提升信息化管理效率，推動行政事業單位的內部控制管理發展。

具體來說，在信息系統當中需要包括以下幾個主要內容：一是控制對象。內部控制信息系統的控制對象應該是對行政事業單位當中所有發生的經濟活動進行控制，同時還需要對這些活動的業務流程進行監控，以便保證行政事業單位的財務都在掌控之下。這就需要將行政事業單位當中日常管理所有活動，包括采購、經費報銷、資產管理等內容都包含進來。在此基礎上還需要對相應的預算、固定資產、國庫支付等等都建立相應的管理系統，以便能夠將這些業務都轉換成相應的信息流進行信息化管理。二是采集系統。這一子系統是主要對控制對象所產生的結果信息進行收集，行政事業單位當中所產生的業務活動結果進行收集，然后按照事先規定好的處理規則對這些結果數據進行處理加工，將其保存在數據庫中，這樣就能夠為另一個風險分析系統提供數據。而要實現這一點，需要采集系統全程實時對整個系統當中產生的結果數據進行收集，不然就會直接影響后期的管理。三是規則庫系統。這一子系統當中包含著整個系統中所需要的內部控制標準、規范等等，按照結構來說內部控制規則可以分成結構化和非結構化，這兩者在整個系統中都起著規定作用，但在實際的操作過程中，不同單位對于內部控制的規則和理解不同，所以需要有人為參與來進行評判。四是風險分析系統。這一子系統利用前面收集系統提供的數據來對實際經濟活動和規則標準進行對比分析，判斷這一經濟活動是否存在較高風險，從而盡早對其進行處理，有效規避風險的產生。

四、信息化建設下加強行政事業單位內部控制的措施

（一）增強內部控制意識

在目前信息化建設推行的情況下，行政事業單位應該首先加強內部控制意識，尤其是增強管理人員和財會人員的內部控制意識。管理者應該充分認識到內部控制是行政事業單位管理中的關鍵，是保證行政事業單位正常運營的后盾，因而管理層應該通過教育、培訓等方式來提升其內部控制意識，充分確立內部控制在行政事業單位經營管理當中的地位。

（二）完善內部會計制度

制度是保障內部控制順利進行的關鍵，在行政事業單位當中，應該建立起完善的內部會計控制制度，這是當前行政事業單位在經營過程中的主要任務。由于我國信息化建設起步比較晚，很多行政事業單位在推進內部控制信息化建設過程中往往直接照搬國外的經驗，這就使得信息化出現水土不服的情況，需要行政事業單位根據自身的實際情況來進行調整和完善，這樣才能夠建立起真正符合行政事業單位發展的內部會計控制制度來。再者，在利用信息化系統進行財務數據錄入的時候，一定要保證數據本身的準確性，這樣才能夠保證內部控制切實起到效果，為行政事業單位發展保駕護航。

五、結語

會計管理工作在行政單位管理中有著顯著作用，外部市場不論怎樣變化，內部控制水平穩步上升對于行政事業單位發展來說都是不可或缺的。行政事業單位要順應市場經濟需求和變化來調整自己內部控制制度，在會計信息化建設的背景下不斷強化內部控制，這樣才能推動自身不斷向前發展。針對目前行政事業單位內部控制工作中還存在的一些問題，管理層應該積極采取相應措施來改善，并通過建立高素質管理隊伍來不斷增強內部控制管理水平，實現行政事業單位的健康、持續發展。

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