檔案信息化管理探索

閆秀敏

摘 要：檔案在企業(yè)發(fā)展中占據非常重要的地位，作為一種重要的信息資源與事實依據，能夠為企業(yè)發(fā)展提供充足的信息支持，促進企業(yè)決策的科學化，從而為企業(yè)創(chuàng)造出新的利潤增長空間，提升企業(yè)競爭實力。企業(yè)檔案凝聚著企業(yè)全體員工的智慧，是企業(yè)發(fā)展中非常重要的一筆財富，不僅具有巨大的經濟價值，而且社會價值也非常突出。為了更加充分、科學的利用這些重要的信息資源，加強企業(yè)檔案管理的信息化建設，提升檔案管理質量，實現檔案信息資源的高效利用，具有非常積極的意義，現已成為提升企業(yè)競爭實力的必然選擇。下文筆者結合工作實踐，對企業(yè)檔案信息化管理談一些粗淺認識，以供參考。

關鍵詞：檔案；信息化；管理；策略；企業(yè)

檔案管理作為企業(yè)日常管理的重要組成部分，對企業(yè)的持續(xù)發(fā)展有著非常重要的影響。作為一種重要的信息資源，它真實地記錄著企業(yè)發(fā)展歷程中的各種信息數據，能夠為企業(yè)決策提供重要的信息支持，提升決策的科學化水平，而且對提升企業(yè)核心競爭力也有非常重要的作用。隨著科學技術的不斷發(fā)展，信息化建設成為了時代發(fā)展的主題，而檔案作為一種重要的信息資源，其信息化建設也成為了當今社會發(fā)展的必然趨勢。通過優(yōu)化企業(yè)檔案信息化建設，提升檔案管理信息化水平，對促進檔案資源的合理利用，更好的為企業(yè)發(fā)展服務，具有非常重要的意義。

1 企業(yè)檔案信息化建設的內涵及作用

當前計算機技術、互聯網技術及通信技術等取得了較快的發(fā)展，這也使檔案管理工作中開始引入信息化技術，利用計算機來對檔案信息進行存儲和管理，實現對檔案信息的快速檢索和準確調用。在檔案信息化建設過程中，以檔案信息的數字化為基礎，構建動態(tài)化的檔案信息數據庫。同時借助于網絡，數字化檔案信息資源可以進行借閱和交互，有效的提高了檔案工作的服務水平。而且檔案信息資源實現了自動化檢索，提高了檔案信息的查閱效率，對檔案信息的開發(fā)利用奠定了良好的基礎。

2 企業(yè)檔案信息化建設的意義

2.1 資源共享、提高效率

在當前互聯網環(huán)境下，檔案信息資源共享成為可能。在當前企業(yè)檔案管理工作中，通過網絡來進行信息收集、統(tǒng)計、匯總、分析和儲存，通過構建檔案管理信息系統(tǒng)，實現企業(yè)內部檔案信息資源的共享，不僅提高了檔案的高效利用，而且檔案管理人員工作效率也大幅度提升。

2.2 快速查詢、高效利用

在企業(yè)運營過程中，檔案管理部門需要提供信息查詢和搜集服務。通過優(yōu)化檔案信息化建設，在為檔案使用者提供服務時，只需要在檔案管理系統(tǒng)中輸入關鍵字就能夠查詢到所需要的資料。實現了即時搜索和即時利用，檔案整個服務環(huán)節(jié)的效率大幅度提升。而且檔案信息管理系統(tǒng)與企業(yè)信息系統(tǒng)實現有效銜接，檔案利用者可以進入信息系統(tǒng)自主搜索所需要的檔案信息，使檔案管控工作更具靈活性和高效性，全面提升了檔案查詢和利用的效率。

2.3 快速備份、高效管理

在進行信息化管理之前，檔案管理工作受客觀因素影響較大，一般性自然災害和由人為因素導致的災害都有可能讓檔案受到損害。而且，國有企業(yè)大多數是規(guī)模較大且結構完善的企業(yè)，其中各部門的檔案資料數量龐大，且名目眾多，所以，管理部門必須要準備大面積的檔案室來存儲這些檔案，也相應增加了企業(yè)的房屋、土地和物業(yè)等成本。實施信息化后，檔案管理工作不僅輕便，而且能夠將這些檔案快速復制到其他存儲設備中，減少了檔案存儲空間，又方便了檔案信息的存儲和查閱。

3 企業(yè)檔案信息化建設優(yōu)化策略

3.1 重視檔案管理信息系統(tǒng)整體水平的提升

當前，大部分企業(yè)都已經認識到了實現數字化對企業(yè)發(fā)展空間的有效作用。然而，在信息化管理工作逐步開展當中，由于側重點不同，其信息化整體水平還有待提高。為加強對檔案管理機構的數字化管理，必須要對企業(yè)信息化系統(tǒng)進行整體監(jiān)測，補足信息系統(tǒng)中的薄弱環(huán)節(jié)，特別是要加強檔案管理部門與其他部門的連接，為推動檔案內容信息共享掃除障礙，以此提升檔案管理部門的效率。

3.2 建立完善的檔案信息化標準規(guī)范和制度

企業(yè)檔案信息化建設過程中，需要建立健全檔案信息化標準，并進一步對檔案管理制度進行完善，明確檔案管理部門在檔案信息化建房過程中的職責和任務，建立電子檔案管理技術標準、歸檔規(guī)范、安全規(guī)程等，進一步對網上檔案上傳及檢索流程進行規(guī)范，針對具體的管理級別來劃定具體的權限，以此對檔案信息的使用人員進行限定，確保檔案信息的安全性。

3.3 抓好數據庫建設

數據庫建設是所有大型企業(yè)進行信息化建設所關注的重要內容。企業(yè)自建數據庫，一方面可以自己掌握企業(yè)的重要信息數據，確保數據庫的整體安全性；另一方面，也可以有效提高數據庫的運轉速度，促進企業(yè)內部資源共享的便利。在企業(yè)發(fā)展過程中，檔案信息資源的數量越來越龐大，針對于不斷增加的檔案數量，檔案管理部門通過構建檔案信息數據庫，可以實現對檔案信息的高效管理，而且能夠隨時調用所需要的檔案信息資源，為檔案信息的開發(fā)利用打下了堅實的

基礎。

3.4 積極應對數字化檔案的安全問題

檔案信息建設過程中，紙質檔案轉化為數字檔案后，雖然為檔案管理和利用提供了更多的便利性，但檔案信息在保存、傳輸和共享過程中存在較多的安全問題。因此要求檔案管理人員要具有較強的安全意識，在具體操作過程中嚴格按照標準化程序，避免檔案數據被篡改和復制的問題發(fā)生。基于當前檔案管理的實際情況，企業(yè)檔案在較長一段時間內還會保持雙套保管制度，即電子檔案與紙質檔案共存。這對檔案信息的安全管理工作也十分有利。另外，為了進一步強化對數字檔案的安全管理，還要推動數字檔案異地存儲方式，通過建立異地備份庫，針對于一些重要檔案進行異地備份，確保檔案信息的安

全性。

3.5 重視檔案信息化人才管理

人才培養(yǎng)是企業(yè)任何時候都不應忽視的一項重要內容。在當前企業(yè)檔案信息化建設過程中，對于檔案管理人員提出了更高的要求，不僅需要檔案管理人員具備專業(yè)的檔案知識，同時還要掌握信息化技術，在實際工作中能夠靈活運用現代化技術來完成檔案管理工作。因此，企業(yè)要重視現有檔案管理人員的培訓工作，定期組織檔案管理人員進行針對性的培訓，全面提高檔案管理人員的計算機技術和網絡技術水平，使其在實際工作中對檔案信息的處理能力得以增強。另外，企業(yè)還應當招聘部分計算機方面的專業(yè)技術人員，專門負責檔案管理系統(tǒng)維護和計算機網絡信息內容的維護工作，提高企業(yè)檔案信息資源的安全，更好地發(fā)揮出檔案信息化建設的作用，使檔案信息能夠更好地服務于企業(yè)的各項工作。

4 結語

企業(yè)檔案信息化建設作為企業(yè)信息化建設的重要內容，是當前企業(yè)結構優(yōu)化升級的關鍵。因此，需要進一步優(yōu)化企業(yè)檔案信息化建設，全面提升企業(yè)檔案信息化水平，構建檔案數據庫，建立健全檔案信息化建設標準，全面提高檔案管理人員的信息化技能，這樣才能加快推動企業(yè)檔案信息化進程，實現檔案信息的高效檢索和利用，為企業(yè)的發(fā)展提供重要的檔案信息支持。

參考文獻

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