新時代企業檔案工作者素質的提高

楊秀芬

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2018）7-377-01

摘要 提高企業檔案工作的修養對企業的發展具有深遠的影響。本文首先分析了現階段企業檔案工作者普遍存在的問題，隨后針對這問題提出了相應提升措施，希望這些觀點能夠有效的促進企業檔案工作者轉變思路，提升工作質量和效率。

關鍵詞 企業檔案管理 職業素質 創新意識

企業的檔案見證了一個公司發展的歷史經歷，具有十分重要的社會價值和經濟價值，合理利用檔案資源，能夠有效促進企業規章制度的靈活，有效運行和經營戰略的長效運營發展。企業檔案工作者要立足現實，腳踏實地，吸收和借鑒優秀的檔案管理工作研究經驗，取長補短，不斷提高自身的職業修養，是檔案管理工作逐步走上科學化、規范化和制度化的道路。

一、現階段企業檔案工作者普遍存在的問題

企業檔案記錄是企業的經營活動、人員變動等多項信息，必須委托專業的管理人員妥善保管，以避免商業信息的外泄。但是現階段，我國企業檔案管理行業仍然存在很多不足之處，嚴重限制了檔案管理行業的健康發展。首先，企業檔案管理是一項綜合性程度較高的工作，需要從業人員具備一定的專業水平，但在實際調查中顯示，我國受過檔案專業教育的工作人員不足百分之四十，檔案工作者隊伍良莠不齊，很多工作者應用計算機技術的水平有限，外語溝通能力較差，缺乏服務意識和創新意識。其次，企業單位對于檔案管理工作重視不足，沒有建立一套行之有效的管理機制。不能根據公司的實際情況，因地制宜的完善檔案管理規范，對工作人員的工作流程缺乏監督管理。再次，很多企業單位沒有對檔案工作人員的培養計劃納入運營規劃之中，對檔案管理部門的資金投入不足，導致很多檔案管理部門設備落后陳舊，難以激發工作人員熱情，無法促進檔案管理工作適應新時代信息化的發展。最后，是很多檔案工作者的安全意識薄弱，對企業的檔案管理工作敷衍了事，無法對自然災害、人為損壞、重特大事等突發事件采取有效的應急救援工作。

二、提高企業檔案工作者素質的措施

（一）轉變思想觀念，培養創新意識

隨著新時代的到來，檔案管理很多基礎性工作已經被計算機取代，檔案工作者需要積極地轉變思想觀念，調整自身的角色定位，培養創新意識，在新時代中發揮自身的價值。首先，要創新服務意識，轉變傳統的“蹲攤守點”工作模式，檔案工作人員要主動介入資料的流通程序，積極主動地為企業提供服務，創造自身價值。例如，對于企業的重大引進項目，檔案人員要對企業經營決策和經銷管理的各種記錄、文件、合同、協議等文件材料進行全程跟進。另外，檔案管理人員還應各個部門所需資料進行分類整理，并精心記錄保存，提升基礎資料的歸檔率。其次，要創新服務機制，拓寬服務范圍和深度，充分利用檔案資源，協助經營者對發展規劃進行調整。最后，要創新服務內容，大力推進數字化檔案管理建設，充分利用信息技術的優勢，保障檔案資料的信息安全。

（二）完善評價機制，規范檔案管理

完善檔案工作的評價機制，是提高企業檔案工作隊伍素質的有效手段。首先，檔案工作人員要嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》的法律法規，依法管理企業產品設計、營銷合同、儀器設備維修記錄等文件資料。其次，企業在完善檔案管理評價體系時，要結合企業的實際情況，依照可行性、易行性、方向性、科學性的標準合理制定檔案工作者的評價標準，以便于企業能夠客觀公正地對檔案工作者的基本職業修養、崗位責任與義務、績效考核等情況進行評定。再次，企業在制定檔案管理規范時，要落實好檔案管理職責，督促檔案工作者嚴格執行《檔案管理工作規范條例》、《檔案庫房管理制度》、《檔案借閱制度》等文件的相關規定，杜絕檔案管理工作中的隨意性和盲目性。最后，對檔案工作的管理也應與時俱進，不斷加以修正，不斷健全管理規章制度。只有這樣才能保障管理工作機制的因地制宜，靈活運作。

（三）順應時代發展，更新管理技術

隨著信息化時代的發展，電子技術也逐漸滲透到檔案管理的工作中來，尤其是電子管理設備的更新換代，管理設施的逐步優化，檔案載體也越來越朝著多樣化發展。這些變化無疑給檔案工作者帶來巨大的壓力，因而，每個檔案工作者都應該樹立緊迫感，提高憂患意識，不斷加強業務知識、現代信息技術以及管理操作能力等方面的學習。首先，檔案工作者要具備堅實的檔案理論知識和科學文化知識，以便于完成檔案的收集、整理、鑒定、分類、立卷等基礎工作；其次，檔案工作者要提高自身的語言文字修養，以清晰簡潔的言語對檔案分類、底圖、保管單位、文件資料的目錄進行編制，并制定索引、卡片等查詢工具和參考材料；最后，檔案工作者要提高對現代信息技術的掌握程度，加強繼續教育，重點學習對媒體技術、圖像技術、數據庫技術等，以實現檔案管理的電子化，從而提高工作管理效率減少檔案丟失、泄密的危險。

（四）加強專業培訓，提升安全意識

在信息時代，對于企業檔案工作人員素質與水平的提升，應當進一步加強其專業培訓工作，通過繼續教育措施來提高其專業水平與安全意識。為此，企業檔案管理部門需要營造良好的內部學習環境與氛圍，積極組織檔案管理人員參加專業培訓。出于保障專業培訓的質量與水平，還應當合理劃分培訓層次，制定科學的培訓規劃，按照相應的培訓環節開展業務培訓工作，以循序漸進地提高檔案管理人員的整體素質與專業水平。

除了必備的檔案信息化管理技能之外，還要培養檔案管理人員的安全意識與安全防護技術水平，幫助檔案管理人員明確檔案管理信息化建設的必要性，以及檔案信息化管理過程中可能存在的安全問題，這些安全問題會給檔案管理與檔案安全帶來的負面影響，加強安全技術應用培訓，從而提高檔案管理人員的安全意識。

三、結語

針對信息時代企業檔案管理人員素質不足的問題，企業應當采取合理措施提升企業檔案管理人員的素質與水平，為此可以通過轉變思想觀念，培養創新意識；完善評價機制，規范檔案管理；順應時代發展，更新管理技術；加強專業培訓，提升安全意識等措施加以實現。