企業(yè)檔案集約一體化管理構(gòu)想

王向輝

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2018）10-263-01

摘要 隨著企業(yè)深化改革的不斷深入，檔案保管、利用服務(wù)工作面臨著新形勢(shì)、新需求、新任務(wù)，只有進(jìn)一步解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，有效盤活檔案資源，拓展檔案服務(wù)功能，才能更好滿足企業(yè)各方面對(duì)檔案管理利用、保管的多元化需求，切實(shí)發(fā)揮檔案存真資政育人作用。筆者認(rèn)為，新形勢(shì)下探索檔案集約一體化管理，是提升大中型企業(yè)檔案管理服務(wù)水平的有效措施和重要途徑。

關(guān)鍵詞 檔案 集約 一體化 管理

一、現(xiàn)行檔案管理模式存在的問(wèn)題

現(xiàn)在大中型企業(yè)都存在多個(gè)甚至幾十個(gè)具有獨(dú)立全宗的單位，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，家家都有檔案庫(kù)，戶戶都有檔案員的管理模式。在企業(yè)發(fā)展歷程中，這種“小而全”的分散管理模式，一度方便了基層單位。但隨著檔案管理現(xiàn)代化程度的提高，以及服務(wù)需求的多元化，加之?dāng)?shù)字檔案利用手段的不斷融入和跟進(jìn)，傳統(tǒng)管理模式中許多問(wèn)題逐漸顯現(xiàn)出來(lái)，主要表現(xiàn)在：

1.館庫(kù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)低，管理維護(hù)成本高。基層單位庫(kù)房數(shù)量多，但符合新時(shí)期現(xiàn)代化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)要求的少。基層單位只有普通紙質(zhì)檔案庫(kù)（室），多數(shù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)低，保管環(huán)境差，庫(kù)房設(shè)備維修成本高。同時(shí)，受庫(kù)房保管條件制約，難以達(dá)到檔案管理“八防”標(biāo)準(zhǔn)。

2.業(yè)務(wù)管理不均衡，人員管理難度大。各基層單位受經(jīng)營(yíng)能力、生產(chǎn)規(guī)模的限制，存在業(yè)務(wù)人員配備標(biāo)準(zhǔn)不一，工作量不均衡，人員業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊的現(xiàn)象，多勞多得機(jī)制沒有真正發(fā)揮作用。加之檔案人員流動(dòng)性大，造成業(yè)務(wù)培訓(xùn)缺乏連續(xù)性，人力資源優(yōu)化難。

3.檔案服務(wù)單一化，編研利用片面化。檔案價(jià)值的最大體現(xiàn)在于利用。基層單位檔案工作投入少，缺乏主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，沒有真正發(fā)揮“以檔為鑒、資政育人”作用，沒能真正圍繞企業(yè)科研、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)深挖檔案資源潛力，檔案編研、信息開發(fā)等工作滯后，尚未真正實(shí)現(xiàn)變“死檔案”為“活信息”。

二、檔案集約—體化管理的必要性和可行性分析

1.檔案集約一體化管理是適應(yīng)資源共享大數(shù)據(jù)時(shí)代的必然要求。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日趨成熟，改革這種傳統(tǒng)管理模式，變分散管理為集中管理已成為一種發(fā)展趨勢(shì)。近年來(lái)，實(shí)體檔案安全保管，提高檔案服務(wù)利用效率和質(zhì)量呼聲越來(lái)越高，推動(dòng)了檔案數(shù)字化建設(shè)技術(shù)的完善和成熟，加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，企業(yè)館藏檔案數(shù)字化和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)成為發(fā)展方向。

2.檔案集約一體化管理是檔案系統(tǒng)深化改革提質(zhì)增效的必然選擇。實(shí)行一體化管理后，機(jī)構(gòu)和編制定員會(huì)更加合理，人員和崗位分配更加優(yōu)化。同時(shí)一體化管理能夠更加合理地對(duì)現(xiàn)有檔案館庫(kù)進(jìn)行整合，在庫(kù)房維修、辦公面積上可實(shí)現(xiàn)最大節(jié)約和創(chuàng)效。

3.檔案集約一體化管理是打造“一站式”檔案模式、提升檔案管理專業(yè)化水平的必然途徑。基層單位檔案集中管理后，更便于檔案館集中人力開展進(jìn)行課題攻關(guān)，組織檔案編研工作。同時(shí)一體化管理能夠?yàn)榭蒲小⒔?jīng)營(yíng)和管理人員提供多種類、多行業(yè)、多單位（部門）檔案“一站式”服務(wù)。

然而，我們也要看到，在現(xiàn)有條件和形勢(shì)下，一刀切式進(jìn)行“大集中、大—體”條件還不具備，時(shí)機(jī)還不成熟，主要體現(xiàn)在一是建設(shè)能夠滿足一體化管理需要的集中的、空間足夠大的保管庫(kù)房是實(shí)現(xiàn)“大集中、大一體”的物質(zhì)條件。二是現(xiàn)代化檔案利用方式應(yīng)用還不廣泛。三是要充分考慮到對(duì)現(xiàn)有企業(yè)檔案中心人員的合理利用和轉(zhuǎn)崗安置。

三、目前檔案集約—體化管理的可操作性措施

檔案集約化一體化管理勢(shì)在必行，但基于企業(yè)目前檔案管理現(xiàn)實(shí)情況，需要堅(jiān)持“穩(wěn)中求進(jìn)”的總基調(diào)，結(jié)合實(shí)際，分步實(shí)施，量力而行。最終實(shí)現(xiàn)館藏?cái)?shù)字化、應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)化、人員專業(yè)化、管理現(xiàn)代化，不斷推進(jìn)公司檔案工作穩(wěn)步持續(xù)發(fā)展。

1.以“小集中模式”為切入點(diǎn)，探索檔案區(qū)域一體化管理之路。在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，尊重企業(yè)檔案工作歷史，結(jié)合檔案發(fā)展現(xiàn)狀，變“大集中”管理為“小集中”管理，取消小而弱的基層檔案管理部門，保留部分建設(shè)基礎(chǔ)好、設(shè)備配備精、管理能力強(qiáng)的檔案館庫(kù)設(shè)施，建立企業(yè)區(qū)域管理中心“存強(qiáng)去弱”，降低改革成本。

2.以“典型試點(diǎn)”為突破口，實(shí)施檔案區(qū)域一體化改革措施。以檔案基礎(chǔ)條件優(yōu)越或生產(chǎn)規(guī)模大、產(chǎn)生檔案專業(yè)性強(qiáng)的基層單位建立專業(yè)檔案中心，對(duì)該區(qū)域的基層單位開展一體化試點(diǎn)工作，避免“一刀切”和“超速行駛”帶來(lái)的工作混亂或不穩(wěn)定因素。

3.以“數(shù)字化工程”為助推器，強(qiáng)化“一站式”檔案管理利用服務(wù)保障。加快館藏檔案數(shù)字化工作進(jìn)程，逐步實(shí)現(xiàn)各類檔案自動(dòng)化分類收集、所有數(shù)字檔案歸檔自動(dòng)化、數(shù)字檔案利用自動(dòng)化，減少人工勞動(dòng)降低用工成本，提升檔案歸檔齊全勝、完整性、準(zhǔn)確性，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)數(shù)字檔案中心建設(shè)。

4.以“專業(yè)化團(tuán)隊(duì)”為金品牌，打造系統(tǒng)一流專業(yè)化檔案管理隊(duì)伍。檔案專業(yè)化管理不僅能夠彰顯企業(yè)管理特色和管理優(yōu)勢(shì)，更能夠迅速適應(yīng)日益多元的檔案管理服務(wù)需求，實(shí)現(xiàn)檔案管理的高標(biāo)準(zhǔn)、高效率，更能夠。檔案工作者不僅要有扎實(shí)的檔案學(xué)理論，同時(shí)還要具備利用新技術(shù)的能力。

綜上所述，在檔案系統(tǒng)推行集約化、一體化管理勢(shì)在必行，但要穩(wěn)中求進(jìn)，行之有序。通過(guò)檔案集約一體化管理的探索實(shí)踐，有效整合大中型企業(yè)各門類檔案資源，規(guī)范行業(yè)規(guī)定、管理標(biāo)準(zhǔn)，以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)籌安排，最大限度發(fā)揮檔案資源保障作用，發(fā)揮檔案社會(huì)價(jià)值。