大數據在企業檔案信息化建設中的運用

劉佳麗

摘要隨著信息時代的快速發展，社會經濟水平也越來越高，隨著企業的經營規模的不斷擴大，企業在發展過程中產生的檔案信息也會越來越多，然而原始的處理企業檔案的方法已經不太適用于現在的時代發展，在這樣一個信息化的大背景下，在大數據時代的快速持續發展中，企業檔案信息化不但可以完善企業信息資源的服務水平，還可以節省企業大量的人力物力資源，所以大數據時代的企業檔案信息化的管理和建設已經是我們企業未來發展的趨勢和需求。那么企業應該如何把大數據運用到企業檔案信息化建設中去，本文就大數據在企業檔案信息化建設中的運用進行闡述。

關鍵詞企業 檔案 大數據 信息化建設

一、前言

現在我們生活的時代是信息技術高速發展的時代，互聯網技術的廣泛普及運用，使用者的海量信息衍生成了龐大的數據量，最后發展形成我們的新時代——大數據時代。大數據是一種資訊，這種資訊所涉及的資料的信息量規模龐大，有時候信息數據量大到目前的主流軟件工具都無法在合理的時間內完成獲取、管理、處理、并整理成能夠有利于企業經營管理決策的信息。在這大數據發展的時代，企業在進行檔案管理工作的時候，不僅僅要對企業檔案進行信息化建設，進行資源整合，然后有效的信息能夠被共享再利用，還要完成企業檔案管理制度的建設。

二、大數據運用于企業檔案信息化建設的要求

（一）企業檔案信息化建設的前提是企業能夠保證企業信息化建設中硬件設施的質量，系統軟件設計的完美，企業一般的硬件設施包括：計算機、高速掃描儀、服務器、傳真機、復印機、硬盤、光盤設備等等。企業在安排檔案管理人員時，要對他們進行統一的集中培訓管理，在短時間內，可以盡快的讓檔案管理人員能夠提高自身的能力，也可以提升他們的職業素質。在集中培訓期間，讓員工學習技能的同時，還可以讓培訓員工對企業的硬件系統和軟件系統使用后能夠進行評價，提出一些有用的建議。這樣可以督促企業對配備的設施進行優化更新，為企業建立更完善的檔案信息化體系。

（二）企業各個部門的檔案資料要進行集中的匯總和整理然后再錄入到檔案系統中，對企業的所有資料信息建立統一的信息化數據的格式，能夠減少檔案工作人員勞動力的反復使用在同一件事上，減少人力資源的浪費，提高工作效率。

（三）企業應該要對企業的檔案信息進行分級保密處理，對企業的檔案管理工作人員進行明確的責權分配，而且還要設置相應的級別查詢權限和管理人員身份的驗證，確保檔案的準確性、真實性。我們生活的時代是一個不斷發展變化的時代，所以企業的檔案工作人員要通過不斷的學習不斷的尋求創新來提升自我素質技能，提高專業水平才能適應時代不被淘汰出局。

三、大數據運用于企業檔案信息化建設的重要環節

為了符合時代的發展需求，企業應該注重大數據時代企業檔案信息化建設的環節，并從以下幾個方面著手開展：我要在現有的企業檔案信息化原本的基礎上，增強我們紙質信息資源的轉化率，不斷豐富和擴大檔案信息資源系統，加大開放檔案的力度和檔案的利用率，然后在把網絡連接加大檔案信息化建設，我們可以分門別類增加檔案的多樣性，方便使用者尋找也能滿足他們的多樣性需求。希望通過加強企業檔案信息化環節建設來提高企業檔案的利用率，讓使用者在海量的數據中能夠尋找到自己所需要的知識信息，來實現企業檔案資源的共享并推動檔案信息化建設的目的。

四、企業檔案管理信息化建設的現狀分析

在現代的企業中，因為信息技術的發展，企業檔案信息化管理越來越被企業所重視，而我們現階段企業檔案信息化的主要方向就是實現企業檔案信息存儲的數字化、檔案開發的智能化、檔案信息傳遞的網絡化和檔案信息服務的遠程化。企業檔案信息化要達到信息資源的有效配置就要要求企業能夠整合處理企業內部之間的各種真真假假的信息資源。但是，在檔案信息化建設的實際發展過程中，它們發展的進程會受到很多因素的制約，信息化的發展速度也會相對的比較緩慢。在企業中，有時會發生企業內部會出現信息資源的不統一，有明顯偏差等現象，會使企業內部信息資料的運行、傳輸達不到預期的效果，針對這一系列的問題，就需要企業對檔案信息進行整合，讓企業檔案能夠實現信息化建設。

五、大數據在企業檔案信息化建設中的運用策略

隨著大數據技術的迅速發展，它也促進我國企業的合理規劃發展，企業決策分析拋棄了傳統的經驗和直覺，通過大量的數據進行分析得出結論。現在大數據分析已經是我國企業發展決策的重要依據。所以，利用大數據建立企業檔案信息化系統是我們企業發展的必然趨勢，大數據在企業檔案信息化建設中的運用策略應該按照以下幾點進行：

（一）檔案信息化基礎設施，為企業檔案信息化建設提供基礎支撐。企業檔案信息化建設的開始就是企業傳統檔案資料的數字化，包括企業檔案信息的采集、數字化的處理、檔案信息的傳遞等一系列復雜的工作，當然企業要想運作這些工作，就需要先進的網絡環境及硬件設施和配套軟件的幫助支持。比如，企業應該全面配備輸入設備（計算機、高速掃描儀）、打印輸入設備（打印機）、復印設備（復印機）、海量存儲設備（硬盤、光盤設備、繪圖儀器等），同時企業也要配備企業檔案管理應用軟件，讓企業檔案信息能夠歸檔，實現檔案信息網絡管理現代化。

（二）完善企業檔案信息化標準規范。企業檔案信息化標準規范是企業檔案信息化建設有效的法律保障，也是企業檔案信息化建設的前提要求。數字化檔案的一系列運作都必須達到標椎化、有序化和規范化，防止出現種種問題。所以企業檔案管理部門要加快并完善企業檔案信息化標準規范的制定，盡快建立健全完善的企業檔案信息化制度和標準規范體系。讓企業檔案信息化建設有法可依，能夠順利的進行建設。

（三）加強信息化條件下企業檔案信息資源的開發與保護。信息技術給企業檔案信息的使用帶來便利的同時，也會給企業檔案信息中的商業機密和企業核心商業數據的安全帶來許多危險，所以企業要從根本上消除這些危險和漏洞。當然除了一般的抵御防護手段外，企業還必須加強檔案信息的保護，實行檔案信息的審計，信息資源的共享要有限，特殊情況時可以采用隔離等手段，為了更好的保護企業檔案信息的安全。同時，企業也不能忽視對紙質檔案的安全保管，要確保建立的電子檔案與紙質的檔案一致性的原則，讓企業檔案信息化建設健康發展。

（四）加強培養企業檔案信息化人才隊伍的素質。要想企業檔案信息化建設的持續發展就要加強對企業檔案信息化人才隊伍的素質培養。企業檔案信息化建設需要的是復合型的技術性強的人才，檔案工作人員不僅僅需要掌握基本的力公自動化及信息化軟件的正常使用，還要具有生產流程管理、復雜信息處理檔案的能力，所以企業要想能夠積極的推進企業檔案信息化的建設，就必須加強信息技術人才的引進和企業已有的檔案人員技術知識的培訓，以此來提高檔案人員運用信息技術的能力。

六、結語

企業檔案是企業內部的信息資源，是企業管理的基礎，也是企業在作各種決策的重要依據。信息技術的發展給企業檔案信息化管理提供了有利條件，能夠加快企業檔案信息化的建設，實現企業檔案信息資源的有效共享和合理的被利用。所以企業應該根據企業自身的情況，應用大數據技術，建立企業檔案信息化系統體系，給企業以后發展決策提供科學有效地依據，促進企業的健康快速發展。