高校學生戶籍檔案管理現狀分析與對策解析

吳鳳英

摘要：高等院校學生的戶籍檔案屬于國家人事檔案中非常重要的組成部分。本文重點針對高校學生戶籍檔案管理現狀進行了詳細的分析，并針對性地提出了解決對策，以供參考。

關鍵詞：高校，學生檔案管理，現狀，對策

高校戶籍檔案的管理，具有一定的復雜性、專業性、政策性以及零碎性。隨著我國戶籍制度以及土地制度的改革，我國各大高校學生的戶籍檔案管理也發生了很大的變化。而且現階段，我國全國高校新入學學生的戶籍已經不再需要大量的遷移，而是由學生自主決定，自愿遷移。但是隨著我國高校畢業勞動基業、出國留學、社會福利保障等因素的變化，高校學生的戶籍檔案的管理工作也出現了一系列問題，嚴重影響了高校學生戶籍檔案管理的工作質量。

一、高校學生戶籍檔案管理的現狀分析

（一）管理混亂

首先，我國高校學生戶籍檔案管理的高峰期在每年的6月份和9月份。學生檔案管理工作的過于集中，導致檔案管理員會在有限的時間內完成非常龐大的工作量。而此時涉及到的都是學生戶籍檔案中的基礎數據信息。而大多數高校的學生戶籍檔案管理人員又十分有限。在高峰期進行學生戶籍檔案管理工作，無論是由專門的戶籍檔案管理人員獨立完成，還是臨時調派人手，都會出現不同程度的失誤、不規范、標準不統一等現象，進而造成基礎數據的混亂，增加了后期工作的難度。

其次，根據戶籍管理制度以及居民身份證的管理制度，只要是年滿16周歲，就需要辦理居民身份證。而當新生入學后，就需要進行學校集體戶口所屬管地的居民身份證的辦理。而當學生畢業后，如果異地就業就需要重新辦理居民身份證。這樣學生從入學到畢業，至少需要更換兩次居民身份證，不僅造成了資源的浪費，還導致了學生戶籍檔案管理的混亂。另外，還有學生離校后會經過多次改派，高校就需要不斷的根據情況進行統計數字的變更，增加了學生檔案歸檔流程的復雜性。

最后，“三戶”現象業導致了管理混亂。即高校畢業生在短時間內沒有找到穩定的工作，就只能將戶籍檔案滯留在學校；少數高校畢業生到外地打工后者自主就業，戶口遷移證由其個人保管，沒有進行落戶；少數高校畢業生畢業后并未返回原籍，長期不辦理戶籍檔案的遷回，導致部分戶籍檔案文件發生了丟失。正是這三種情況的出現，降低了戶籍檔案對高校畢業生的約束，增加了高校學生戶籍檔案管理的難度，造成了高校學生戶籍檔案管理的混亂現象[1]。

（二）管理權限、技術支持以及從業素質有限

首先，高校學生戶籍檔案的管理權限有限。我國大多數高校的學生戶籍檔案管理從屬于學校的保衛部門，管理權限僅有學生戶籍檔案的管理和借用，并沒有戶籍檔案的跟蹤權限、核實權限以及備案權限。但是為了發揮戶籍檔案的作用，往往又需要使用這些權限。

其次，高校學生戶籍檔案管理的技術支持有限。目前公安局戶籍管理部門已經實現了辦公自動化，部分高校的檔案部門也基本實現了辦公自動化，而高校學生的戶籍檔案管理也可以實現辦公自動化。但是這三大部門的工作對接卻存在一定的難度。公安局戶籍管理系統并沒有與高校集體戶籍管理進行對接的專門管理模塊，而高校內部的管理平臺也無法與公安局戶籍系統的管理部門進行無縫對接。且高校學生戶籍檔案管理的工作內容較為單一，只涉及戶籍檔案的管理和借用，很少有高校愿意為其配置專門的自動化辦公系統和硬件設備。另外，公安局的戶籍管理部門與高校的學生檔案管理部門相互獨立，彼此之間的格式標準都沒有統一起來，而且處于安全保密的要求，無法實現信息共享。

最后，高校學生戶籍檔案管理的從業素質有限。高校學生戶籍檔案的服務水平以及管理質量取決于高校學生戶籍檔案管理員的自身素質。但是目前我國大多數高校學生戶籍檔案管理員都是由高校輔導員或者學生班長來臨時擔任，他們既沒有掌握學生戶籍遷移管理和服務的工作準則，也不熟悉相應的工作流程，直接影響了高校學生戶籍檔案管理的工作質量以及工作效率。

二、高校學生戶籍檔案管理的對策分析

（一）核準基礎數據

為了有效解決高校學生戶籍檔案管理混亂的現狀，有必要對高校學生戶籍檔案的基礎數據進行核準，這也是提高高校學生戶籍檔案管理工作質量的基礎。而且一旦高校學生戶籍檔案中的基礎數據出現錯誤或者缺失，將會嚴重影響學生戶籍檔案的正常使用，同時也會給戶籍檔案管理員增加不必要的工作壓力。所以，必須要針對所有學生戶籍檔案中的基礎數據進行全面的清點，進行細致的查缺補漏，為后期的學生戶籍檔案管理工作打好基礎。

（二）通過宣傳加強法律意識

法律可以對全體社會成員形成一種普遍的約束力，而提升人們的法律意識，可以提升工作效率。所以，為了有效解決高校學生戶籍檔案管理混亂的現狀，有必要通過宣傳加強工作人員的法律意識。通過加強戶籍檔案管理的法律意識宣傳，讓工作人員意識到戶籍檔案管理的重要性，進而提升學生戶籍檔案管理員的從業素質，提升學生戶籍檔案管理的工作質量。另外，還可以通過高校自身的影響力和各種宣傳渠道，與學生戶籍檔案管理工作進行結合，提升學生戶籍檔案管理的工作效率[2]。

（三）與各部門進行有效的溝通

為了有效解決高校學生戶籍檔案管理混亂的現狀，有必要確保學校戶籍管理部門與各部門的有效溝通。首先，可以與公安局戶籍管理部門溝通，獲得所需的管理權限，提升高校戶籍檔案管理的工作效率。其次，可以與學校檔案管理部門溝通，確保學生戶籍檔案管理工作的規范性、工作流程的流暢性、技術支持的有力性。最后，可以與學生工作部門進行有效的溝通，更好的進行學生管理與學生服務。

（四）組建專業化的高校學生戶籍檔案管理專兼職隊伍

為了有效解決高校學生戶籍檔案管理混亂的現狀，有必要組建專業化的高校學生戶籍檔案管理專兼職隊伍。受到諸多因素的影響，高校戶籍檔案管理的專職工作人員的人數是有限的，當遇到戶籍檔案管理高峰期的時候，為了保障工作效率，需要從其他部門臨時選調人手。但是戶籍檔案管理工作又具有一定的專業性，非專業人士很難高效的開展檔案管理工作。所以，為了保證高校學生戶籍檔案管理的工作質量，非常有必要對從業人員進行培訓。同時組建一支兼職的學生檔案管理團隊，與專職人員一同接受培訓，使其掌握學生戶籍檔案管理的工作流程、工作準則，以及相關法律法規。這樣可以有效緩解高峰時期學生戶籍檔案管理員的工作壓力，又可以提升學生戶籍檔案管理員的工作效率[3]。

結語：

綜上所述，學生戶籍檔案管理與學生的個人利益有著緊密的聯系。但是高校學生戶籍檔案管理現狀卻不容樂觀，存在著管理混亂，管理權限、技術支持以及從業素質有限等問題。而要想保證學生戶籍檔案的管理質量，必須要核準基礎數據、通過宣傳加強法律意識、與各部門進行有效的溝通、組建專業化的高校學生戶籍檔案管理專兼職隊伍。

參考文獻：

[1]郭軍，陳明華，楊樹清，張敬榮.高校學生戶籍檔案管理現狀分析與對策[J].大連民族大學學報，2018，20（01）：79-81.

[2]吳玉霞.高校學生檔案管理的現狀及對策分析[J].內蒙古師范大學學報（哲學社會科學版），2016，45（03）：174-176.

[3]孫韋霞，張木蘭.探析高校戶籍管理現狀及對策[J].科技視界，2014（16）：164+192.