虛擬團(tuán)隊(duì)管理在咨詢公司中的應(yīng)用研究

【摘要】科技的進(jìn)步解決了項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)管理中跨時(shí)空交流協(xié)作的難題，助力了虛擬團(tuán)隊(duì)在咨詢公司中的廣泛應(yīng)用。通常虛擬團(tuán)隊(duì)的成員都是各個(gè)領(lǐng)域較有建樹的專家并扮演著諸如項(xiàng)目顧問的角色，而PTA兼職項(xiàng)目助理則是咨詢公司虛擬團(tuán)隊(duì)的一種特殊表現(xiàn)和組成形式：成員是在校生和應(yīng)屆畢業(yè)生，成果交付形式也多為基礎(chǔ)調(diào)研數(shù)據(jù)，分析報(bào)告和文書整理等。通過訪談和數(shù)據(jù)分析結(jié)果可知PTA對(duì)于咨詢公司在項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)效率提升以及人力成本控制方面的貢獻(xiàn)可圈可點(diǎn)，值得其他同樣以提供專業(yè)服務(wù)為輸出的組織借鑒。

【關(guān)鍵字】虛擬團(tuán)隊(duì)管理，PTA，兼職項(xiàng)目助理，咨詢公司，項(xiàng)目管理

1虛擬團(tuán)隊(duì)和PTA的定義

虛擬團(tuán)隊(duì)是一種靈活高效的人力資源管理模式和組織方式，由分散在不同區(qū)域的成員借助現(xiàn)代信息技術(shù)和通訊系統(tǒng)，為達(dá)成一定期限內(nèi)的特定目標(biāo)而構(gòu)成，成員多具有極高專業(yè)知識(shí)水平并能相互協(xié)作解決工作中的問題。

PTA（part-time assistant）即兼職項(xiàng)目助理是咨詢公司為解決項(xiàng)目緊急用人需求并甄選優(yōu)秀學(xué)生作為Summer Intern暑期實(shí)習(xí)和Campus Recruitment校園招聘候選人而開展的一項(xiàng)特殊的實(shí)習(xí)生項(xiàng)目。最初招募對(duì)象是高校畢業(yè)年級(jí)的學(xué)生，后為能在更廣范圍高效配置人力資源獲得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，咨詢公司相繼將低年級(jí)學(xué)生和即將讀研的應(yīng)屆本科畢業(yè)生納入選拔范圍。而當(dāng)項(xiàng)目組要異地調(diào)研時(shí)，涵蓋調(diào)研國(guó)家或者城市當(dāng)?shù)氐膶W(xué)生和中國(guó)留學(xué)生的跨國(guó)團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)運(yùn)而生。項(xiàng)目參與形式也從最初的進(jìn)入公司與項(xiàng)目組或者某一固定的顧問實(shí)地工作;逐漸演化為項(xiàng)目開始時(shí)要參加啟動(dòng)會(huì)議，任務(wù)清楚分配后靈活辦公;到項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議都可以遠(yuǎn)程線上視頻參加的虛擬團(tuán)隊(duì)形式。PTA成員多從事基礎(chǔ)的資料搜集、整理、訪談和項(xiàng)目文書的翻譯等，而這類工作即便不在咨詢公司實(shí)地進(jìn)行也可以借助諸如Outlook、Skype、Zoom、微信視頻等成熟的數(shù)字媒體通訊工具進(jìn)行溝通。

2 PTA現(xiàn)狀

咨詢公司的常規(guī)實(shí)習(xí)項(xiàng)目有兩個(gè)路徑：Daily Intern日常實(shí)習(xí)和SummerIntern暑期實(shí)習(xí);日常實(shí)習(xí)不但名額稀有條件苛刻，還需要每周至少三天的出勤。而由于多數(shù)在校生課程緊湊、課業(yè)負(fù)擔(dān)繁重，很難深度融入團(tuán)隊(duì)和參與細(xì)致的項(xiàng)目實(shí)施，咨詢顧問容易喪失培訓(xùn)學(xué)生的動(dòng)力和熱情，同時(shí)學(xué)生卻常抱怨自己淪為廉價(jià)勞動(dòng)力得不到提升。但如果學(xué)生以請(qǐng)假或者逃課的方式達(dá)成出勤率不僅影響對(duì)于實(shí)習(xí)工作的專注，更背離了企業(yè)提供實(shí)習(xí)崗位的初衷。雖然暑假期間學(xué)生看似可以全勤實(shí)習(xí)，可咨詢公司各類項(xiàng)目的需求周期并非與學(xué)生的空檔期一致而且暑期實(shí)習(xí)名額稀少選拔程序繁瑣耗時(shí)，遠(yuǎn)不能滿足項(xiàng)目對(duì)于人力的需求。此時(shí)項(xiàng)目組若依賴暑期實(shí)習(xí)生不光流程耗時(shí)趕不上項(xiàng)目進(jìn)度，也會(huì)增加不必要的財(cái)務(wù)支出。

PTA的出現(xiàn)化解了雙方的尷尬：對(duì)于學(xué)生而言平日學(xué)業(yè)緊張分身無術(shù)，暑期千軍萬馬拼搶優(yōu)質(zhì)實(shí)習(xí)僧多粥少，PTA不光給予學(xué)生時(shí)間上的便利更提供了參與真實(shí)商業(yè)項(xiàng)目的機(jī)會(huì);對(duì)于咨詢公司來說PTA讓項(xiàng)目組在應(yīng)對(duì)突然的人力資源需求時(shí)能靈活應(yīng)對(duì)，不但節(jié)約了成本而且讓顧問能夠抽出時(shí)間專注更加貼近核心業(yè)務(wù)的任務(wù)的工作。因此多數(shù)咨詢公司每年會(huì)定期發(fā)布PTA招募信息，篩選有潛力的學(xué)生進(jìn)入Talent Pool，當(dāng)項(xiàng)目有需求時(shí)便迅速從庫中選拔學(xué)生參與到項(xiàng)目中。

3 PTA特點(diǎn)

組織要在全球信息化急劇發(fā)展的今天取得商業(yè)成功，離不開在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)刻有合適的人出現(xiàn)在需要的地點(diǎn)去解決業(yè)務(wù)難題。而PTA模式則能夠利用組織分布在不同區(qū)域的項(xiàng)目成員來推動(dòng)目標(biāo)的達(dá)成，特別當(dāng)需要搜集或者調(diào)研某地的產(chǎn)品，消費(fèi)者和競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手等情況時(shí)，雇傭生活、求學(xué)于在當(dāng)?shù)氐膶W(xué)生組建PTA小組必然比派遣全職員工出差要更節(jié)約成本和便捷的獲取精確信息。

3.1臨時(shí)性

PTA成員的招募皆因業(yè)務(wù)需求而起，即便是有著成熟管理制度和固定招募期的公司仍舊會(huì)因?yàn)闃I(yè)務(wù)負(fù)荷的突然增加而臨時(shí)發(fā)布PTA需求。當(dāng)項(xiàng)目需要額外人手支援時(shí)，已建有PTA Talent Pool兼職項(xiàng)目助理人才庫的公司會(huì)直接從庫中挑選專業(yè)背景，實(shí)踐經(jīng)歷和服務(wù)時(shí)段符合的學(xué)生加入;沒有常備人才庫的公司或者人才庫中無合適人選時(shí)，項(xiàng)目組則臨時(shí)對(duì)外招募。此時(shí)不光人力資源部，項(xiàng)目經(jīng)理和其他顧問都會(huì)參與招募信息的擴(kuò)散和候選人面試篩選的流程中。不論何種情形，過往參加過本公司或者其他同類咨詢公司PTA項(xiàng)目并有良好記錄的同學(xué)會(huì)被優(yōu)先錄用。

3.2靈活性

PTA的靈活性可見于成員相互之間的工作方式。首先，PTA是根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際需要來組建團(tuán)隊(duì)并有靈活的進(jìn)入和退出機(jī)制。一旦項(xiàng)目完成交付或被終止，團(tuán)隊(duì)即解散。其次，成員不用像傳統(tǒng)團(tuán)隊(duì)一樣必須在固定時(shí)間和地點(diǎn)辦公，而是借助互聯(lián)網(wǎng)為載體的多媒體技術(shù)和移動(dòng)設(shè)備跨時(shí)區(qū)跨地域交流。即時(shí)溝通并非是PTA項(xiàng)目不可或缺的要素，雖然時(shí)差的存在會(huì)導(dǎo)致通訊間歇中斷，但只要項(xiàng)目經(jīng)理、全職顧問和PTA成員事先明確好項(xiàng)目進(jìn)度，里程碑節(jié)點(diǎn)和各階段要交付的成果，項(xiàng)目依舊會(huì)正常推進(jìn)。

靈活性同時(shí)體現(xiàn)在PTA項(xiàng)目周期上。與常規(guī)實(shí)習(xí)生項(xiàng)目不低于三個(gè)月或者暑期不低于兩個(gè)月全勤的要求和有相對(duì)固定的起止時(shí)間相比，PTA短僅數(shù)天，長(zhǎng)可半年。但有時(shí)也會(huì)因項(xiàng)目的突然終止而解散，這也是常被PTA學(xué)生詬病的一點(diǎn)。

3.3多樣性

PTA項(xiàng)目成員來源豐富且存在文化背景差異。除了咨詢公司本身所在地學(xué)生會(huì)被選拔進(jìn)項(xiàng)目，一些跨國(guó)項(xiàng)目還會(huì)招募目標(biāo)區(qū)域的本土學(xué)生和當(dāng)?shù)刂袊?guó)留學(xué)生。多樣的成員組成考驗(yàn)著PTA團(tuán)隊(duì)跨地域和跨時(shí)空協(xié)作機(jī)制是否健全，同時(shí)對(duì)成員間跨文化交流的效率和異議處理規(guī)則也提出了挑戰(zhàn)。語言障礙的影響已隨著成員外語能力的提升和各類翻譯工具的普及而減弱，但由于成長(zhǎng)環(huán)境有著不用的文化背景，成員在思維方式和行為習(xí)慣方面存在差異依舊是制約虛擬團(tuán)隊(duì)項(xiàng)目能夠順利推進(jìn)的重要因素之一。例如成員間對(duì)于是否要表達(dá)和如何表達(dá)自己的觀點(diǎn)有著不同的解讀與表現(xiàn)，甚至是在小組討論中沉默的含義也不盡相同。

3.4成本優(yōu)勢(shì)

虛擬團(tuán)隊(duì)增加了咨詢公司可調(diào)用的資源范圍，動(dòng)態(tài)地集聚和利用分布于全球的人力資源。PTA敏捷的運(yùn)作模式和靈活的人員進(jìn)出機(jī)制縮短了人才招聘周期，使得項(xiàng)目不會(huì)因?yàn)椴糠謲徫蝗耸值木o缺而影響整體進(jìn)度。財(cái)務(wù)層面PTA不但僅支付金額上等同于實(shí)習(xí)生補(bǔ)貼的費(fèi)用給學(xué)生，還解決了臨時(shí)項(xiàng)目雇傭正式全職員工，項(xiàng)目交付或被迫解散后全職人員的妥善安置以及經(jīng)濟(jì)賠償問題。

4 PTA團(tuán)隊(duì)管理中的問題及解決建議

溝通、信任和跨文化管理與個(gè)人績(jī)效和虛擬團(tuán)隊(duì)的整體績(jī)效息息相關(guān)。高效的團(tuán)隊(duì)溝通是信任橋梁的搭建不可或缺的基礎(chǔ)，但虛擬團(tuán)隊(duì)的成員不光跨越時(shí)空還存在著諸如上文提及的背景、思維方式、工作習(xí)慣等先天的差異，更難形成統(tǒng)一的愿景和使命感。

4.1組織線下交流并設(shè)置固定的日程和反饋周期

虛擬團(tuán)隊(duì)面對(duì)面交流環(huán)節(jié)時(shí)常缺位，雖然諸如Skype，Zoom和微信等使用會(huì)不斷加強(qiáng)成員之間的聯(lián)系，但PTA成員在團(tuán)隊(duì)組建之初的線下互動(dòng)對(duì)信任關(guān)系的養(yǎng)成不可或缺，特別是看似與項(xiàng)目本身無關(guān)的信息卻為日后的融洽溝通奠定了基調(diào)。因此項(xiàng)目經(jīng)理要為成員創(chuàng)造交往機(jī)會(huì)和搭建溝通平臺(tái)，例如咨詢行業(yè)可以在每年固定擴(kuò)充完P(guān)TA人才庫后組織線下集中培訓(xùn)或者其他交流活動(dòng);也有咨詢公司將PTA選拔環(huán)節(jié)打造成線下訓(xùn)練營(yíng)的形式，選擇一個(gè)周末讓成員間盡可能的深度互動(dòng)以加深了解。

4.2建立和執(zhí)行合理的獎(jiǎng)懲機(jī)制

虛擬團(tuán)隊(duì)信任的建立還應(yīng)配備與目標(biāo)協(xié)調(diào)一致的獎(jiǎng)懲機(jī)制，并確保成員都清楚知曉規(guī)則。激勵(lì)理論指出激勵(lì)在絕對(duì)報(bào)酬和相對(duì)報(bào)酬的雙重影響發(fā)揮功效，因而在強(qiáng)調(diào)分配結(jié)果公平的同時(shí)還應(yīng)注意分配程序的公平。因而在管理PTA團(tuán)隊(duì)時(shí)要有機(jī)結(jié)合短期與長(zhǎng)期激勵(lì)，同時(shí)搭配競(jìng)爭(zhēng)和擇優(yōu)規(guī)則，對(duì)于表現(xiàn)出色或者長(zhǎng)期服務(wù)的PTA可酌情給予Summer Intern名額或者年度校園招聘的Quick Pass直通卡等;對(duì)于參與度低且貢獻(xiàn)度極其有限的成員要及時(shí)的提醒、督促、調(diào)換項(xiàng)目組直至終止當(dāng)下PTA資格和拒絕日后再次加入本公司的PTA項(xiàng)目等。

4.3建立沖突管理機(jī)制

任何類型的團(tuán)隊(duì)沖突發(fā)生后的補(bǔ)救遠(yuǎn)不及事前的預(yù)防和事中的調(diào)整更為節(jié)約資源和維持團(tuán)隊(duì)的完整性。PTA虛擬團(tuán)隊(duì)可考慮兩類預(yù)防措施：一是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人選擇合適的項(xiàng)目類型交由PTA團(tuán)隊(duì)執(zhí)行;二是在組員挑選環(huán)節(jié)制定適宜的標(biāo)準(zhǔn)以期降低沖突發(fā)生的概率。

通常適合虛擬團(tuán)隊(duì)完成是常規(guī)的，多以提供數(shù)據(jù)報(bào)告產(chǎn)出為主要交付和不要求成員之間過多依賴和即時(shí)回應(yīng)的任務(wù)。以下標(biāo)準(zhǔn)可供咨詢公司項(xiàng)目經(jīng)理在PTA成員篩選環(huán)節(jié)參考：第一，具有靈活應(yīng)用現(xiàn)代通訊技術(shù)，特別是互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)工具的意愿和能力;第二，有能力且主動(dòng)在團(tuán)隊(duì)協(xié)作中表達(dá)自己的觀點(diǎn);第三，不隨意評(píng)判和詆毀他人且有意愿與來自不同國(guó)家和文化背景的成員共事;第四，較強(qiáng)的時(shí)間管理和Muti-Task多任務(wù)管理的能力。

此外PTA項(xiàng)目可以設(shè)置沖突調(diào)解員來預(yù)防與調(diào)解成員間甚至PTA成員與項(xiàng)目經(jīng)理間的摩擦。理論上扮演者可以是PTA組員、項(xiàng)目經(jīng)理或者公司人事，但實(shí)際訪談發(fā)現(xiàn)成員更傾向于選擇在前期會(huì)面中較為活躍并給成員們留下良好印象的隊(duì)友而非是在職級(jí)上資深的員工。因?yàn)榍罢邔?duì)項(xiàng)目和其他成員表現(xiàn)出更深厚的情感，因而收獲了更多的信任，讓其擔(dān)任沖突調(diào)解員可以更好的凝聚團(tuán)隊(duì)。在某公益咨詢公司項(xiàng)目實(shí)施中項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)邀請(qǐng)往屆PTA表現(xiàn)優(yōu)秀的學(xué)生以觀察員身份加入工作群組和線下討論會(huì)，效果顯著。

PTA在幫助咨詢公司最大化人力資源優(yōu)勢(shì)和提升項(xiàng)目效能方面有著獨(dú)特的貢獻(xiàn)，同時(shí)也為在校生近距離感觸真實(shí)職場(chǎng)提供了新的途徑和方式。但該用工形式潛在的風(fēng)險(xiǎn)也應(yīng)引起企業(yè)重視，例如盡管大部分咨詢公司會(huì)支付補(bǔ)貼給學(xué)生，但依舊有部分咨詢顧問私自招募的PTA在交付了約定的成果后卻沒有相應(yīng)的酬勞，是否會(huì)觸及到勞動(dòng)法相關(guān)條款，并將公司牽扯進(jìn)勞動(dòng)糾紛;如何提升PTA成員道德意識(shí)來預(yù)防諸如虛報(bào)調(diào)研信息等弄虛作假行為，都是后期的研究中可以關(guān)注的方向。

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【作者簡(jiǎn)介】

李想，男，漢族，江蘇泗洪人。英國(guó)愛丁堡大學(xué)培訓(xùn)與發(fā)展管理專業(yè)碩士研究生。現(xiàn)就職于奧美整合行銷傳播集團(tuán)人才資源中心，香港中文大學(xué)（深圳）校外導(dǎo)師，研究方向：人力資源管理、組織行為學(xué)和文化創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)人才培養(yǎng)等。