國內外企業檔案托管機構發展現狀及存在問題

馬麗萍 阮枝梅 龐俊

摘 要：最近幾年以來，伴同我國社會主義市場經濟體制的進一步明確，以往的企業檔案管理模式所具有的不足愈加顯著，于較多層面均難以契合企業發展所提需求，此時便需借助檔案托管機構對檔案予以管理，這不但是社會發展形勢所提需求，更是企業發展的必經路徑。此次研究先對建設檔案托管機構的必要性、可行性及意義進行了闡述，而后對國內外檔案托管機構的發展現狀與存在問題進行了分析，并基于實際提出了改善檔案托管機構工作質量的策略。

關鍵詞：企業檔案托管機構；發展現狀；問題

具體而言，檔案托管機構和單位企業自身創立的檔案管理機構具有較大區別，不能將其混為一談，實質上其表示專門出具檔案管理服務的社會服務組織，經由提供服務換取相應服務經費以對機構自身運營、發展予以保障，可視為自行籌集資金、單獨核算、自主經營、獨自承擔盈利與虧損的市場主體。怎樣明確建設檔案托管機構的必要性、可行性與意義，怎樣完善檔案托管機構的運行制度與管理標準，確保被托管檔案的安全可靠性，是現階段我們必須思考的問題。基于此，本文對國內外企業檔案托管機構發展現狀及存在問題進行了相應探討，望以此為我國企業檔案托管機構的建設給予相應借鑒。

1 建立企業檔案托管機構的必要性與可行性分析

1.1 必要性

檔案托管機構建設的必要性可從如下幾點表明：

首先，由整體經濟環境發展而言，市場角逐具有的壓力對企業利潤的增加出具了更為嚴格的要求。匯集資源、增強核心事業已然變為了企業應對競爭的重要舉措，且能確保企業對自身管理機構予以調節，把某些能通過社會提供服務而縮減自身管理成本的工作“外包”，檔案工作便是其一。

其次，由企業內部環境而言，各企業內部條件具備較大差異，其經濟效益有好有壞，某些企業發展較為純熟，某些還處在初始階段。但是，不管檔案管理發展到哪一時期，企業均有無法自行處理的難題。譬如，企業于兼并重組這一階段，檔案部門可能被合并、分離等，會促使企業檔案數量增加，管理工作繁雜，無法處理的問題愈來愈多。就以兼并破產的企業來講，某些企業歷史長遠，其具有的較多檔案對接受該檔案的企業會帶來較大庫房、人力壓力，如果接受的企業專門為此類檔案留設場地不符實際，國家地方檔案館也難以對其全權接管，這就為企業檔案托管機構的形成奠定了相應基礎。

最后，由新時代下的企業對檔案機構所提需求而言，企業檔案機構不但需落實企業檔案管理工作，也應協助企業實施生產經營管理工作，給企業開展活動出具可靠信息，以確保企業所獲經濟、社會效益最佳。但當前具有的企業檔案機構人員匱乏專業性、設施匱乏完善性、資金投入貧乏等問題顯著，無法契合新時代企業發展所提需求。

綜上，創設一個可縮減成本投入且可有效體現企業檔案功能效用的檔案托管機構就變為了企業的急切需求，企業檔案托管機構順勢而生。

1.2 可行性

就建設檔案托管機構的可行性而言，可從如下幾點表明：

其一，我國法律環境的進一步完善，為企業檔案托管機構的茁壯成長給予了保障。現階段，國家立法進程加快，按照法律對社會活動的開展予以引導、規范，對檔案管理機構運行期間具有的問題，勢必頒行相應法律規制予以約束，并對委托方、代理方權義予以界定，讓企業沒有后顧之憂，能對托管機構管理自身檔案予以信任。

其二，我國技術環境的進一步發展，給企業檔案托管機構的建設奠定了堅實的技術基礎。新時代科學技術發展較為迅猛，遠距離通訊技術極為發達，尤其是網絡的快速發展，使得企業獲知所需檔案信息極為便捷，可為企業生產經營服務予以支撐。

第三，歷經數十年發展，我國經濟建設水平有了顯著提升，較多企業規模持續擴張，資金雄厚，構建企業檔案托管機構的資金不但能通過若干企業協同提供，也能通過個體參股籌集。具體工作時，如果可給企業給予高效優質的服務，確保投資者達成既定利益目標，那么企業檔案托管機構規模也能持續擴張，因而不管是企業抑或者個體均對該機構的投資極感興趣，對企業檔案托管機構建設資金問題進行了有效處理。

2 建立企業檔案托管機構的意義

企業檔案托管機構和企業內部建設的檔案機構并不相同，屬于新興檔案管理機構，從根本上而言可視為社會服務機構，經由提供服務、收取相應中介費對自身運行予以保障，與高效、精簡等理念契合，可促使分散的“小而全”檔案管理模式集約化、社會化、規范化，確保各項資源優化配置。其的形成與發展，可謂是檔案發展歷程中的大事件。具體而言，建設企業檔案托管機構的意義如下：

2.1 緩解企業壓力，加大企業經濟效益

現階段，我國部分企業經濟效益差強人意，不具備充裕的資金支撐企業檔案工作發展，對檔案功能效用的體現產生了阻礙，并由此干擾了企業經濟利潤的增加，于企業發展階段出現了惡性循環。這就使得怎樣脫離上述困境變為了企業亟待思考的難題。在此形勢下，企業檔案托管機構的建立能有效處理以上難題，企業無需在內部構建專門的檔案機構且招聘專職檔案管理人員，僅需花費小額成本便能將自身檔案交由專業的企業檔案托管機構代為管理，縮減了成本投入。并且，企業檔案托管機構員工專業素養高，設施健全，能對企業檔案實施高效、信息化管理，為企業應用檔案予以優質服務。可見，企業檔案托管機構的成立，能大幅縮減企業壓力，讓其脫離生產經營困境，并加大企業所獲經濟效益，為整個社會經濟發展給予有力支撐。

2.2 填充檔案學理論，確保檔案學得以持續發展

經由反復實踐與健全，企業檔案托管機構理論勢必愈加成熟、豐富，對以往的檔案學理論進行了相應填充，并注入新的活力。并且，實踐操作和理論研究協同共進，可促進檔案學具備更進一步的發展。

2.3 可促使檔案教育和社會需求有效融合

企業檔案托管機構的經營特征決定了該機構職員需享有較好的專業素養，可給顧客出具高效優質的服務。如此也就需要高校檔案學科建設應注重市場需求，明確自身發展目標、合理定位，變革以往不合理的課程設定，從而培育契合社會需求的專業檔案管理人才，并確保我國檔案建設事業獲取可持續性發展。

3 國內外檔案托管機構的發展現狀及存在問題

3.1 現狀分析

因社會經濟發展較為迅猛，各類企業檔案數量逐年遞增。就以武漢市而言，2017年該市各級各類檔案館檔案數量將近1200萬余卷、180萬件，同比增長3%。依據這一速度而言，所有綜合檔案館與單位企業檔案庫房需應對庫房緊張的局面，故某些機關、企事業單位便把一些檔案移交到社會檔案托管機構代為管理，每年對其支付一定的費用。如此一來，不僅對檔案數量驟增而擠占企業辦公場所的問題進行了有效處理，也大幅緩解了企業檔案工作人員的工作壓力，促使檔案管理更為便捷、高效。

就歐美等國而言，早在1910年左右便已針對企業檔案進行了大規模收集與存檔，而后發展到1950年，已有更多國家開展該項工作，直至1970年世界各國的企業檔案管理工作均有了較大進展。而檔案托管機構最初于1940年在美國興起，主要是因戰爭引起的需求，構建了成本投入較小的臨時庫房，以對戰爭階段的重要資料予以保存。私有制在相應層面表明了國外眾多企業檔案均為私有財產，企業具備權力對自身檔案予以處理，檔案管理模式各式各樣。在全球各國中，日本可謂是檔案管理模式多元化的佼佼者。大部分企業對分散管理型檔案管理體制進行了應用，檔案均置于產生部門，不用移交。然而，為企業新時代發展需求，企業當前均開始實施一體化管理模式，把檔案室的信息管理體制并入企業信息體系。就美國企業而言，其對整體分開、局部集中的檔案管理模式進行了應用，大部分企業檔案散布于各生成部門，檔案室構建于各部門之下，其權責即給企業本身應用檔案與研究企業發展歷程、進行形象宣傳予以支撐。除此以往，國外企業也享有其他檔案管理方式，譬如某些企業不愿或者沒有精力管理自身檔案，也不想把其交由綜合檔案館，那么就會支付相應經費，把檔案移送至公共檔案機構或中介結構代為管理，這便是國外企業檔案托管機構的初始形態。

就國內企業檔案托管機構而言，最初出現于經濟較為發達的東部沿海地帶，而后開始朝著內陸企業擴張。現階段，企業檔案托管服務正在興起，但即便相應市場已具備較好發展，并呈現出持續拓張的趨勢，然而卻依舊具有較多問題，如匱乏相應發法律規制、監督管理未落實等，對國內企業檔案托管機構的建設產生了一定的阻礙。

3.2 存在問題

3.2.1 法律規制缺失、服務項目不清晰、涉密檔案保護匱乏規范性

當前，國內已有的法律規制沒有把政府購置專業的社會服務工作并入體系當中。某些企事業單位未充分掌握保密法律規制，匱乏較好的保密意識，把涉密、敏感信息檔案交由社會檔案托管機構代為管理，或者未準確把握涉密檔案，將其與非密檔案混為一談。

3.2.2 對檔案托管機構的監督管理未落實

目前，檔案管理的社會服務未設定相應準入標準，檔案托管服務業務規范與質量要求沒有出臺，導致企業檔案托管機構服務水平高低不一，在檔案托管機構資質等方面的審核匱乏嚴謹性，對已到保管期限的檔案未設定監銷流程，導致檔案信息安全可靠性不足。

3.2.3 檔案托管機構匱乏較好保密意識，員工素養不高

因企業檔案托管機構屬于剛興起的社會服務機構，其具備較強的社會、服務、專業性，其檔案管理模式滯留于摸索時期，相應教育課程設計、培訓機構等沒有跟進，故使得現有企業檔案托管機構匱乏較好保密意識，員工素養有待改進。

4 加強企業檔案托管機構建設的策略

4.1 對企業檔案管理機構的建設嚴加審核

國家工商管理部門需對企業檔案管理機構的設立進行嚴格審核，確保其資質，可自主擔負民事責任，內部具備健全、完善的管理機制與檔案托管服務制度，具備獨立的財物管理、會計核算等機制，且享有先進的基礎設施，譬如監控消防等。并且，需對企業檔案托管機構管理層背景嚴加審核，在其管理素質、專業素養，硬件等層面嚴格把關。

4.2 依據質量標準行事，促使服務標準規范化

在企業與某一企業檔案托管機構合作時，需簽署服務合約，對兩者的契約關系予以界定。合約內容需包含服務項目、標準、流程與監督管理標準，需依據檔案行業管理規制擬定適宜的服務準則，應從本質上確保檔案實體與信息安全，且附有保密協議及條例，內容囊括不容許披露等國家、商業機密與個體隱私，托管檔案必須密實封存，不容許他人隨意瀏覽檔案，需指定專員管理，做好出入庫房記錄等。同時，企業檔案托管服務監管機制需依據該行業特征予以全過程監管，并擬定規范的工作流程，對其保管、應用。

4.3 對檔案管理運行全過程予以控制

企業和檔案托管機構簽署合約之后，雙方均需依據合約、工作流程行事。企業可在規定時間去往托管機構實地考察，對檔案托管記錄、存放等情況予以檢查，若發現不足需立即反饋到托管機構以便其改進，若托管機構不予處理則可進行合約的解除。同時，企業檔案托管機構應將企業對其服務質量的考評交由相應領導部門，以當做其服務信譽的基礎。

4.4 體現主管部門監管效用

企、事業單位借助企業檔案托管機構代為管理檔案時，需將檔案內容、數量等信息在行政管理部門詳細記錄，讓該部門可對企業檔案托管機構予以監管，若該機構開展工作時具有檔案遺失等現象，行政管理部門需受理企事業單位的投訴，讓托管機構擔負相應責任并進行整頓。

4.5 企業檔案托管機構需擬定經營、競爭、創新機制

企業檔案托管機構這一自負盈虧的市場主體需選擇單位企業式經營機制，需具備較好的市場、效益意識，構建按勞分配制度，并合理利用競爭機制，促使自身持續健全，改善服務質量與水平。另外，應大力實施創新機制，對服務范圍予以擴張，且豐富服務項目，出具業務咨詢、檔案編研等多元化業務。

4.6 強化員工隊伍建設，增強檔案安全可靠性

企業檔案托管機構需提高招聘標準，確保聘請的檔案管理者具備較好道德、專業素養，且對其保密意識予以強化，固定時間對其實施保密教育。同時，需確保與實體檔案接觸的管理人員具有穩定性，若要離職便應具備足夠的緩沖時間。另外，注重職后培訓，對檔案管理人員專業技能予以提升，確保企業托管檔案具備較強安全可靠性，為企事業單位給予優質服務。

5 結束語

概括而言，此次研究對國內外企業檔案托管機構發展現狀及存在問題進行了探索、討論，并提出了加強企業檔案托管機構建設的策略，望以此為企業檔案托管機構的進一步發展給予相應借鑒。

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