事業(yè)單位人事檔案管理工作的思考

李旭峰

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的廣泛使用，檔案已從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變，檔案管理工作也加快了信息化發(fā)展的進(jìn)程，這不僅有效地提高了檔案使用效率，而且能夠與當(dāng)前信息化社會(huì)的發(fā)展要求相符合，有利于更好的發(fā)揮人事檔案的重要作用。人事檔案管理工作對人員的管理有著潛在的影響，能夠促進(jìn)事業(yè)單位人才結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，更能讓個(gè)性化的人力資源得到有效應(yīng)用。重視人事檔案管理工作，就是重視人的價(jià)值，重視知識力量。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案管理工作；思考

人事檔案管理是記錄一個(gè)人工作經(jīng)歷以及其他信息的憑證，對一個(gè)人的發(fā)展具有非常重要的意義。事業(yè)單位加強(qiáng)人事檔案管理是對員工負(fù)責(zé)的重要體現(xiàn)，也是事業(yè)單位優(yōu)化人力資源管理工作的重要前提條件。事業(yè)單位通過做好人事檔案管理工作，有利于進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)人才結(jié)構(gòu)優(yōu)化，更好地實(shí)現(xiàn)人力資源的有效應(yīng)用，而且重視人事檔案管理工作，也是對價(jià)值和知識力量重視的重要體現(xiàn)，能夠更好地推動(dòng)事業(yè)單位健康、有序發(fā)展。

1 事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題

1.1 當(dāng)前人事檔案管理工作不適應(yīng)改革的需求

隨著人事制度改革的不斷深入，事業(yè)單位改革不斷推進(jìn)實(shí)施，事業(yè)單位將實(shí)行崗位聘用制，建立公開招聘、解聘、辭聘制度，人員流動(dòng)頻繁，人員的隸屬關(guān)系不斷變化，仍然靠單位自行管理顯然不利于人員的合理流動(dòng)。在檔案內(nèi)容上，也是按照《干部檔案工作條例》中規(guī)定的十類進(jìn)行收集，許多單位沒有按照事業(yè)單位人事制度改革的需要，補(bǔ)充相應(yīng)的崗位聘用合同及在招聘錄用、解聘、辭聘過程中單位形成的考察性內(nèi)容。

1.2 人事檔案信息化管理程度不高

隨著電子信息化的普及，各個(gè)單位也采用了電腦來管理人事檔案。相比紙張保管，電子檔案更加的方便實(shí)用，成本也較為低廉[1]。可是在許多單位仍舊習(xí)慣于手工操作，即使安裝了人事檔案管理系統(tǒng)，由于系統(tǒng)本身的限制只能把個(gè)人信息，檔案目錄輸入，調(diào)閱檔案仍需要用手工操作，這樣既不利于檔案的管理，又影響工作的效率。

1.3 對人事檔案工作的重視程度不夠

事業(yè)單位管理工作開展的基礎(chǔ)是領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)同，如果領(lǐng)導(dǎo)缺乏對人事檔案管理的重視，將會(huì)給單位的檔案管理工作帶來極大的阻礙。如今不少單位的領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案的管理意識淡薄，認(rèn)為只要能做到不遺失，不外泄，能查閱，能調(diào)動(dòng)就可以，造成了人事檔案地管理長期處于應(yīng)付地狀態(tài)，難以高效地發(fā)揮其作用。

2 事業(yè)單位人事檔案管理工作的策略

2.1 加強(qiáng)人事檔案管理人員隊(duì)伍的自身建設(shè)

人事檔案管理工作作為事業(yè)單位管理工作中的重要內(nèi)容，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視干部人事檔案管理工作，把它放在單位干部隊(duì)伍建設(shè)的高度來對待，并將其納入到議事日程[2]。我國企事業(yè)單位面臨著重大改革，在這個(gè)階段下，要想提高人事檔案的管理水平，首先就要加強(qiáng)人事檔案管理人員隊(duì)伍的自身建設(shè)，將培養(yǎng)優(yōu)秀人才作為管理工作重心，培養(yǎng)和吸收一些有較強(qiáng)操作能力和創(chuàng)新意識較強(qiáng)的復(fù)合型人才，定期對檔案管理的工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和思想教育，提高他們的專業(yè)素養(yǎng)和工作責(zé)任心，讓他們從思想上重視人事檔案管理的重要性，給他們創(chuàng)造條件去學(xué)習(xí)最新的檔案管理技術(shù)和方法，只有這樣才能提高檔案的管理成效。

2.2 加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)

將信息技術(shù)應(yīng)用到人事檔案管理工作中，能夠提高人事檔案管理工作的效率。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，讓人事檔案管理工作者擺脫了手工管理檔案的落后模式，減輕了人事檔案管理的負(fù)擔(dān)。加強(qiáng)人事檔案的信息化建設(shè)，是人事管理工作的重要依托，也是對檔案信息需要的客觀要求[3]。這就要求檔案管理部門采用先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，不斷地引進(jìn)新的技術(shù)和設(shè)備，將文字和圖片等相關(guān)材料輸入到檔案管理系統(tǒng)中，利用相關(guān)的技術(shù)對其進(jìn)行轉(zhuǎn)換，形成具體的數(shù)據(jù)。不斷地更新檔案管理系統(tǒng)，使得信息的發(fā)布具有時(shí)效性，更好地為管理部門提供他們需要的材料，全面提高事業(yè)單位的管理水平。也可將無需保密的檔案信息發(fā)布到相關(guān)平臺，向社會(huì)提供信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。

2.3 加強(qiáng)人事檔案管理的程序化力度

事業(yè)單位人事檔案管理水平與人事檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)具有直接的關(guān)系，因此需要全面建立一支素質(zhì)過硬的事業(yè)單位人事檔案管理隊(duì)伍。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，事業(yè)單位的人事檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)進(jìn)行全面優(yōu)化，管理者應(yīng)當(dāng)用全新的思想看待人事檔案管理工作，優(yōu)化人事檔案管理工作的程度，明確人事檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)[4]。首先，事業(yè)單位人事檔案管理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)人事檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)落實(shí)人事檔案管理工作，閱讀《檔案法》與《人事檔案管理?xiàng)l例》等規(guī)定，明確人事檔案管理工作的程序。其次，事業(yè)單位應(yīng)建立完善的人事檔案管理制度。規(guī)范人事檔案管理者的思想，就要建立全面的人事檔案管理制度，從而規(guī)范其人事檔案管理行為。根據(jù)人事檔案的種類，對檔案進(jìn)行分類管理。建立科學(xué)的人事檔案查閱制度、歸檔制度以及核對與保密制度，促進(jìn)人事檔案管理工作有標(biāo)準(zhǔn)可依。

3 結(jié)束語

綜上所述，在市場經(jīng)濟(jì)體制不斷完善的今天，需要改革傳統(tǒng)的事業(yè)單位人事檔案管理方法。長期以來，我國的事業(yè)單位在人事檔案管理上取得了一些成效，但是仍然存在很多問題，以往的管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，所以，現(xiàn)階段，事業(yè)單位應(yīng)轉(zhuǎn)變發(fā)展觀念，這就需要國家、事業(yè)單位和員工共同努力合作，國家應(yīng)制定符合事業(yè)單位的發(fā)展制度，做好事業(yè)單位穩(wěn)固發(fā)展的后盾，這就需要人事檔案管理者從單位自身發(fā)展需求和員工的需求出發(fā)，加快人事檔案管理工作的創(chuàng)新，努力提高人事檔案管理水平，使其更好地服務(wù)于事業(yè)單位的健康發(fā)展，為事業(yè)單位的可持續(xù)性發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

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