論檔案管理信息化建設中的標準化問題

宋慧慧

摘 要：檔案中囊括了員工的基本信息，事業單位的重要資料等內容，是事業單位轉型變革中的基礎依據，也是事業單位單位未來發展、人力調配的載體，檔案的管理近年來借助科學技術，在管理上實現了質的飛躍，從傳統的紙質存儲，到現代化的信息建設，檔案的管理更具簡化、全面化、真實化，但目前檔案管理的信息化建設缺乏統一的指標，各地區的檔案分布有獨立的特點，難以標準的衡量檔案的變革效益，應結合現存的一些檔案信息化建設突出問題，給予科學的指導，促使檔案的建設不足得到填補，建立合理的檔案管理機制。

關鍵詞：檔案管理；信息化建設；標準化問題

檔案管理的信息化建設是新時期信息存儲的必然趨勢，應總結信息化建設緩慢、滯后的根本誘因，從設備、人力、理念、管理模式上得到整改，依據新時期的科學發展規律，滿足各項的檔案管理指標要求，完善信息化建設的管理體系，使得管理的標準性更強，檔案管理在信息化的過程中，應打破傳統的管理形式，重組條件讓檔案管理契合時代的發展需求，適應檔案大量的存儲、便于查閱傳輸、檢查真偽、填充信息等，強調檔案管理的實用性。

1 檔案信息化建設現在面臨的標準化問題

1.1 統籌指導缺失，導致系統標準的制定滯后

檔案管理的信息化建設處于一個隨機化的狀態中，不僅文案上的指導較少，信息化建設的人才也不足，電子信息早已融合到人們的生活中，成為辦公的基礎核心組分，雖然檔案管理廣泛需要信息化處理系統整理內容，但檔案管理一直較為守舊，我國關于檔案管理的指導策略很少，檔案管理的培訓管理處于懸空狀態，信息化的建設成為一紙空談，建設的策略與實際檔案管理的情況契合度不高。

1.2 各自為政，系統、數據不兼容

檔案管理的信息化建設沒有聯通性、互動性，雖然部分的大型機構已經開發出適用于檔案管理的系統，但缺乏全國性的共享互動，使得很多地區在建設上仍舊無章可循。是采集數據的內容、質量標準各異，良莠不齊，形成基礎數據結構的鴻溝，造成信息資源整合上先天困難。

2 解決檔案信息化建設中標準化問題的對策

2.1 自上而下地組織對檔案信息化的標準制定

檔案信息化建設不僅涉及技術，更是涵蓋了紛繁復雜的法制、體制、機制問題，檔案作為社會性極強的信息形式，連結著復雜的社會關系，協調和解決與之相關的問題，僅依靠社會組織、機構的低層努力，實在勉為其難，因而必須從政府和國家層面入手。社會信息化迅猛發展的機遇和挑戰面前，檔案信息化建設迫切需要緊密依托政策導向，加強統籌組織，明確工作走向，以求有序、健康、快速發展。與傳統的檔案工作相比，檔案信息化建設更加需要講求統一的技術體系，更加需要講求標準化和規范化，因此先天上更加需要統籌規劃，以便最終達成高度的信息共享。加強標準化建設，有效規范檔案信息化工作已十分緊迫，而此項工作應是政府的職責，因而檔案信息化建設的根本出路在于制定實施國家戰略。

2.2 檔案信息化建設必須貫徹標準化先行的原則

我國檔案行政管理部門對檔案信息化技術研發工作的總體效果并不理想，究其原因，重具體技術研發、輕標準規范研制是重要的癥結所在。各地檔案行政管理部門組織實施的科研中，從課題的內容結構看，幾乎都是為了解決各單位個性化問題，僅僅針對和解決各個點上的局部需要，日益增多的課題研究反而加劇了檔案信息化建設中的各自為政、分散孤立的信息孤島現象。這表明，檔案信息化建設的投入不應僅僅囿于個別和局部，解決具體的微觀問題，檔案行政管理部門必須面向檔案信息化建設的全局，堅持標準先行的原則，把工作重點從解決具體、局部操作問題轉向標準的制定、實施上來，有力提升對檔案信息化建設工作標準化和規范化的指導力度。隨著整個社會信息化水平的提高和檔案信息化建設的推進，實現檔案信息資源整合已是大勢所趨。各級檔案部門都應通力合作，協力構建全國統一的網絡檔案信息資源整合平臺，向社會公眾提供優質高效的檔案信息服務。而在網絡環境下，要實現網絡檔案信息資源的整合，構建統一的網絡檔案信息資源交換與共享平臺，使之能聯結各個應用系統，從而為網絡檔案信息資源的共享創造基礎條件。就必須做到所有入網的檔案信息都執行統一的數據標準，形成統一的邏輯數據庫。因此只有提供關于信息資源系統整合的一系列完整的標準，并在資源的開發、產品化和組織管理的過程中加以遵循，才能實現信息資源的理想整合，所以應圍繞標準化來推進信息資源的整合，堅持檔案信息化建設的標準化先行原則。

2.3 必須做到目光長遠、高屋建瓴的制定適當的標準體系

一方面由于信息處理技術日新月異的飛速發展，而應用研發與實際推廣又需要一定時間，因此往往形成技術應用與技術發展的代差，使得廣大檔案工作者一邊羨慕和暢想著新技術的好處，一邊抱怨著手中的軟硬件設備生澀落后；另一方面，在信息化建設中容易形成希望硬件設備的配置應該是高檔次先進的，軟件系統的設計應該是面面俱到的想法，好像不這樣，不足以體現現代化和先進性。實際上這種認識是不科學的。IT產業有一個著名的“摩爾定律”，即每18個月芯片的運算速度便增長一倍。盲目跟進的結果，將導致原有設備還未充分發揮作用就被新設備所淘汰的局面，損失可想而知。解決這一問題首先是在制定標準時對技術的發展作出適當預判；其次是設立標準研究的常設機構，形成標準跟隨技術進步而銜接發展的常規體系。只有這樣，才能在標準體系制定時做到目光長遠、高屋建瓴，使標準體系不形成對新技術應用的瓶頸，既可以使檔案工作者切實應用到先進技術設備，又可以指導信息化建設的適當水準，不會造成因盲目建設而造成巨大浪費。

3 結束語

綜上所述，要將標準納入檔案人員培訓體系，提升檔案人員的檔案標準化意識以及有關檔案信息化建設方面的標準化知識水平和實際應用能力；加強標準的實際推廣應用，檔案行政管理部門應積極開展貫標試點工作，樹立和扶持典型，摸索解決貫徹標準的技術操作問題，通過典型示范加快標準推廣并提高標準的應用水平。

參考文獻

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