全媒體時代的檔案服務工作

殷百瓊

摘 要：全媒體時代的到來已成為社會共識，全媒體時代的檔案工作也必將發生一系列的變化，出現新的挑戰和機遇。在全媒體時代，為了更好地實現檔案的價值，需要從規章制度、理念、大眾平臺等方面來轉換，以制度為保障，以服務為核心，以傳播為關鍵，實現檔案服務工作的更好發展。

關鍵詞：全媒體；檔案；服務；傳播

隨著信息技術的飛速發展，全媒體時代的到來已經成為社會共識。全媒體時代的技術和工作方式必然會影響到檔案工作。檔案利用工作作為檔案基礎工作中一個重要的基本環節，也必然會受到全媒體的影響。那么，在新的全媒體時代，檔案以及檔案工作有怎樣的變化？隨著這些變化，檔案工作又應當做出怎樣的改變才能更好地發揮檔案的價值？

1 全媒體的概念與特點

“全媒體”一詞可以追溯到英文的“omnimedia”， 即一個名為Martha Stewart Living Omnimedia（MSO）的公司[1]。自2007年開始，“全媒體”一詞開始在國內廣泛使用，但目前學術界還沒形成一個權威的、明確的定義，主要有媒介形態說、媒介運營說、媒介整合說以及媒介營銷說四種代表性看法[2]。綜合各類觀點，可以認為，全媒體作為一種全新的概念，它的產生與通信技術和信息技術的發展密切相關，是綜合運用各種表現形式如文字、圖片、聲音、影像，全方位、立體傳播展示內容，同時通過文字、聲像、網絡等傳播手段進行傳輸的新的傳播形態，是“媒介融合”的產物，是傳統媒體與新興媒體走向融合的結果[3]。

全媒體是所有單一媒介形式的總和，有著鮮明的特點，也與其他傳統媒體有著明顯的區別。

首先，全媒體是指全部媒體，囊括了各種媒體的特征。“全”即所有，它并不排斥任何一種單一的傳統媒體。在運用過程中，無論何種傳統媒體的表現形式都可以成為全媒體的整合運用。全媒體可以說是廣義上的多媒體，是人類掌握的信息流手段的最大化的集成者。除了傳統的紙質、聲像外，全媒體還包括報紙、雜志、廣播、電視、音像、電影、出版、網絡、電信、衛星通訊等，基于互聯網絡和電訊的有WAP、GSM、CDMA、GPRS、3G、4G及流媒體技術等[4]。

其次，全媒體強調多方面的融合。它并不是各類單一媒體“1+1=2”的簡單疊加，而是整合各種媒體，對感覺媒體、存儲媒體、傳播媒體等進行了全方位的融合，使人們的信息感知得到全面實現。全媒體通過提供多種方式、多種層次的、融合各類單一傳統媒體的各種傳播形態，來滿足受眾的各類需求，使受眾更及時、更便捷、更多角度的獲得媒體體驗。

再次，全媒體實現了對受眾市場的超級細分。姚喜君、劉春娟在《“全媒體”概念辨析》一文中認為，全媒體不僅僅是追求媒體傳播的“大而全”，相反，它追求的是細分化，受眾市場可以最終細分到個體。全媒體針對受眾的不同類型的需求，選擇最合適的媒體形式和渠道，實現了最佳效果。同一條信息在全媒體平臺上可以有各種紛繁的表現形式和傳播方式，滿足不同個體受眾的個性化需求，一方面實現了信息內容的全面呈現，同時也實現了對受眾需求的全面滿足[5]。

2 全媒體時代檔案工作的變化

進入全媒體時代，檔案以及檔案工作都隨之產生了變化。

首先表現在檔案的來源上。全媒體時代，檔案不在局限于傳統的文字、圖表、照片等，更多地出現了圖像、音頻、視頻等各類數字檔案。全媒體更直觀地記錄和還原了當時的特定歷史場景，豐富了檔案的內容、形式。同時，檔案來源及種類的多樣化對檔案的管理提出了更高的要求。如何利用全媒體的優勢，解決傳統檔案管理中的瓶頸以及適應新的檔案業務，是檔案工作者的新挑戰。

張大偉提出，全媒體給檔案事業帶來的最大副作用莫過于造成檔案內容、形式、工作流程和管理模式的“碎片化”[6]。陳昕燕也認為，全媒體也給檔案事業帶來了全新的難題，那就是內容瑣碎、形式繁多，為檔案資源的存儲提出了一個亟需解決的難題，“微檔案”該如何整理又該由誰整理也成了一個巨大的難題[7]。

其次，在檔案內容的真實性鑒定方面。隨著信息技術的發展，檔案信息傳播更為簡單、便捷，不再受限于時間和空間。如何在海量的檔案信息來源中，確認檔案信息的真實性，也變得更為繁瑣、復雜。

第三，檔案的保密性與安全性出現新的挑戰。隨著全媒體信息傳播的廣泛化，受眾對保密檔案也提出了利用需求。然而國家對重要檔案的保密性有著嚴格的法律法規規定。如何在保證檔案的保密性的基礎上滿足用戶的需求？檔案內容的保密要求和用戶對信息的需求之間的矛盾該如何調解？保密的期限是否該做出相應的調整？與此同時，開放檔案的信息保密性也不容忽視。同樣，如何處理檔案在全媒體時代的檔案安全問題？一方面，隨著全媒體在檔案事業的應用，檔案數字化、信息化也越來越普及，出現了越來越多的數字檔案館。新的數字檔案館的“庫房管理”增添了新的管理內容，安全問題也必須提供新的保障。另一方面，在利用全媒體便捷、廣泛傳播時如何保障檔案信息的安全？在檔案信息化、數字化的過程中，尤其是在檔案外包服務的過程中，保障檔案信息安全工作更是不容忽視。利用全媒體檔案信息傳播過程中，又當如何保障技術安全？

3 如何在全媒體時代開展檔案服務利用工作

在檔案的服務利用工作中，受全媒體傳播的便捷影響，社會檔案意識明顯提高，參與意識也更加強烈。實時通訊、大數據等各項技術的發展提供了受眾對檔案服務利用工作的參與支持，但在在服務響應速度上，受眾也要求更高，提供的形式也更多地要求適應手機、電腦、iPad、電視等多媒體電子產品，甚至提出了個性化、互動性要求。為適應全媒體時代檔案的諸多變化，檔案服務工作也必須做出相應的調整。大致來講，主要是改善以下幾個方面：

3.1 樹立主動服務意識

檔案的最終目的是為了利用。如前文所言，在全媒體時代，受眾不再局限于簡單地到檔案館（室）查詢相關信息，更多地希望能快速、簡便甚至個性化、互動性的服務。針對此變化，檔案管理人員需要轉變以往被動服務的意識，主動尋求用戶需要，開發檔案信息服務的“點”，并圍繞相關的點，拓展有關主題，積極主動地提供服務。相關案例如北京電視臺“檔案”欄目的成功創辦、華東師范大學“麗娃檔案”等。

3.2 樹立傳播概念

全媒體時代的檔案傳播途徑豐富、范圍廣泛、速度快捷，傳播效率高。傳統檔案八個業務環節中獨缺傳播環節，傳統檔案利用的瓶頸也恰恰出在此環節[8]。在檔案服務工作過程中，主動樹立傳播意識，通過建立如檔案館APP、個性網頁、電視欄目專訪等多媒體傳播手段，大數據傳播，更好地實現檔案的價值。

3.3 建立大眾交流平臺

在建立傳播概念的基礎上，建設能提供用戶交流的大眾平臺，增強檔案工作人員、檔案服務受眾以及檔案工作人員與受眾之間的互動聯系，有效溝通，有效減少檔案工作的管理、利用時間、空間等成本。在大眾平臺的管理上，尤其要注重用戶的實際體驗效果，同時也要重視檔案信息安全以及技術安全。

3.4 法律法規保障

如前文所言，全媒體時代檔案的保密性和安全性出現新的挑戰。檔案的保密期限限定、保密檔案的開放都需要從國家高層面提供更加完善的法律保障。同時，全媒體時代檔案信息網絡傳播成為越來越大眾，網絡完全問題成為檔案信息安全的突出重點。如何把握檔案信息服務與檔案的保密性、安全性之間的平衡？從政府角度而言，制定針對檔案信息全媒體傳播的具體法律規章，嚴厲打擊檔案信息利用全媒體犯罪，是全媒體檔案服務工作的有效保障。

3.5 檔案專業人才隊伍培養

檔案的服務工作終將離不開“人”來實現。全媒體時代，通過與高校合作，研究最新全媒體檔案發展理論，培養適應全媒體時期的專業檔案管理人才，把握全媒體時代特征，實現全媒體時代檔案管理的新突破，樹立主動服務意識和傳播新理念，才能更好地開展檔案利用服務工作。

總之，進入全媒體時代，檔案以及檔案工作都產生了新的變化。基于這些變化，檔案工作者需要改善觀念，把握全媒體時代的優勢，迎接機遇和挑戰，積極主動地做好檔案服務工作，盡可能地最大限度發揮出檔案應有的價值。

參考文獻

[1]羅鑫.什么是“全媒體”[J].中國記者，2010（03）：82-83.

[2]湯黎華，江浩艷.檔案全媒體概念及應用現狀綜述[A].上海高校檔案工作理論與實踐[C].上海：上海三聯書店，2018.192-200.

[3]湯黎華，江浩艷.檔案全媒體概念及應用現狀綜述[A].上海高校檔案工作理論與實踐[C].上海：上海三聯書店，2018.192-200.

[4]張大偉.全媒體時代給檔案事業發展帶來的正能量與副作用[J].上海檔案，2013（09）：20-23.

[5]姚君喜，劉春娟.“全媒體”概念辨析[J].當代傳播，2010（9）：14-15.

[6]張大偉.全媒體時代給檔案事業發展帶來的正能量與副作用[J].上海檔案，2013（09）：20-23.

[7]陳昕燕.全媒體時代檔案事業的新思考[J].商，2015（34）：206.

[8]張大偉.全媒體時代給檔案事業發展帶來的正能量與副作用[J].上海檔案，2013（09）：20-23.