檔案信息化建設與檔案管理探討

摘 要：如今，隨著科學的進步和社會的發展，逐漸的形成了一種新的管理模式，檔案信息化，隨著時代的變化與發展，檔案的管理也要與時俱進，這樣才能夠更好地去適應時代的需求，從而才能實現檔案信息的管理、歸檔、提供服務和收集的效率，滿足人們對檔案信息的需求。下文將對檔案信息化建設和檔案管理的方法進行分析和探討。

關鍵詞：檔案；信息化；建設；管理

伴隨著科學技術的不斷進步和發展，信息化技術也逐漸應用到了各個領域，當中，檔案的管理和信息化技術的結合逐漸的形成了一種全新的信息化管理機制。只有在確保信息結構的先進性的情況下，才能夠做到檔案管理工作和供需關系的平衡發展，才能夠使得檔案信息管理、歸檔、提供服務和收集的效率得到有效的提升。

1 檔案信息化建設和檔案管理的含義

對于企業單位來說，檔案管理工作有著重要的意義，檔案管理工作不單單是提供一些數據資源的路徑，它還是企業單位發展進程和趨勢的較為直觀的信息匯總，因此，檔案管理和信息化技術的結合必定是時代發展的必然趨勢。檔案信息化就是應用現代化的信息技術對檔案管理進行整體結構的升級，借助計算機網絡對檔案管理的內容進行信息化的存檔、收集和管理，從而為管理工作人員提供一個更加方便的調取服務模式。在檔案信息化建設的過程中，人們借助科技的力量，利用信息化對管理機制進行了整體的優化升級，不僅實現了檔案信息的數字化和網絡化，也在最大程度上實現了信息的共享，達到了檔案信息管理和收集的信息化結構升級，整體提升了信息調取使用的便捷度，從而在各個企業單位得到了廣泛的推廣。

2 檔案管理的現狀

2.1 缺乏對檔案信息化建設的重視

在一些不專業的檔案信息管理機構當中，他們普遍地對檔案管理工作不夠重視，這些機構中的管理部門由于不是主要的業務部門，因此在人員的配置上比較隨便，很多都出現了“老弱病殘”的現象，再加上領導對于檔案管理的標準也不夠了解，導致了檔案管理工作不夠標準化，更別考慮檔案信息化的建設和管理。從而也導致了檔案管理人員整體素質不高，工作積極性也不高的現狀。同時，由于長期以來的傳統管理模式和機制，使得檔案管理工作人員容易養成墨守成規的習慣，遵循陳舊的管理理念，所以如果讓這些工作人員接觸新型的管理模式，短時間內不容易使他們接受，甚至還會出現抵觸的情況，從而形成了檔案管理工作的不良循環，是檔案管理的工作遠遠落后于時代的發展。

2.2 檔案管理工作人員的素質較低

如今，各個企業單位的檔案管理工作人員素質相差較大，參差不齊，并且多說的工作人員素質水平較低，主要有以下兩點表現：1）多數的檔案管理工作人員都是半路出家，從別的工作崗位調離到檔案管理工作崗位上的，從而導致他們對于檔案管理工作的理解和認識先天性不足，需要長時間的工作實踐和不斷磨合才能提高檔案管理工作的業務技能和管理理念；2）檔案管理工作人員的責任心不強，基本是一些“老弱病殘”，甚至作為工作崗位的最后一個崗位。這些工作人員沒有更多的精力再去學習，就別提檔案信息化建設和管理工作了；3）“三天打魚兩天曬網”的心態，工作人員的工作積極性不高，根本不想學習，只是抱著只要不犯錯誤就行的理念。這種現狀，嚴重的影響到了檔案管理工作的效率，并且在事務辦理上給他人造成了嚴重不便。

3 檔案信息化建設過程中存在的問題

3.1 滯后性

檔案信息化管理能夠有效的提升檔案管理的基礎結構，不僅能夠方便地查找到檔案信息和管理，還能夠強化其應用價值。當然，對于檔案信息化的運行效率來說，不僅僅取決于計算機網絡的優化和升級，還與管理的機制和結構存在很大的聯系，若是企業單位的管理工作人員不提高自己的責任心，導致檔案信息的內容不能夠及時的傳遞和歸檔，從而不能夠使得檔案信息化發揮應有的效用，反而會更加影響管理工作人員對于檔案的使用效率。

3.2 分散性

在信息傳遞和運行的過程中，由于是使用傳輸通道傳遞信息，共同主題但不同的部門之間就會出現相同的信息，使得一個信息反復出現了多次，這就是信息數據分散性的主要原因。出現這樣的情況的話，就會白白地增加工作人員的篩選工作，在經過反復多次的精心篩選后才可以向各個部門提供出有價值的信息，從而加大了工作量。

3.3 異構性

數據的異構性是在傳輸和接收平臺建立過程中所出現的問題，在計算機網絡的資料庫中，存在著數據異構的性質，從而導致了信息在傳遞后出現了變更，甚至一些信息的屬性和結構都出現了差錯，更嚴重的是，還有可能攜帶一些病毒類文件，增加了信息管理和收集的復雜度，從而在信息收集和管理的過程中，使得檔案信息化建設遇到困難。

4 檔案信息化建設的策略分析

4.1 完善管理機制

想要構建起一個完整的數字化信息管理平臺，首先需要去構建一個完整的數字化系統，并且以此為基礎，建立一個公共的服務平臺和內部的檔案管理系統，充分的結合如今社會發達的計算機網絡技術，設計出符合實際需求的服務窗口，從而對信息資料進行管理，加強實際應用的功能，從此來達到檔案管理信息化的價值和目的。除此之外，還要加強檔案信息的安全性和可靠性。

4.2 提高工作人員的素質

在檔案信息化建設和檔案管理的過程中，應對管理工作人員的要求更高一點，需要管理工作人員具備一定的計算機操作能力，并且面對緊急情況時，能夠理智面對，為了能夠進一步的升級檔案管理的工作，必須提高管理工作人員的整體素質。除此之外，企業單位還應設立獎懲制度和提優，做到獎罰分明，以此來激發工作人員的工作積極性，全面的升級檔案信息化建設和檔案管理工作。還要定期的對檔案管理工作人員進行專業能力和管理素養的培訓，從而做到對檔案信息化建設和檔案管理的整體優化。

4.3 提倡多部門協作

一般來說，原始的檔案產生部門對于相應的電子信息資源較為熟悉，可以對檔案信息進行初步的整理。在電子檔案整合好之后，可以交給檔案管理部門，使其進行有效的分類、歸檔和鑒別等工作，對其中有價值的信息進行充分的利用，最終達到檔案信息化的目的。一個人的力量是有限的，對于企業單位來說，也是一樣的，通過不同部門的共同合作，不僅可以提高工作效率，還可以提高檔案信息的質量水平。

5 結束語

在如今計算機技術和信息化飛速發展的時代，使用計算機網絡技術對檔案信息進行信息化管理有著非常重要的作用，不僅僅提高了信息傳遞和管理工作的效率，還優化了檔案管理的整體結構，因此，管理工作人員要提高自身的專業能力和管理素質，從而促進我們國家檔案信息化建設和檔案管理的持續發展。

參考文獻

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作者簡介

李怡嵩（1989-），男，漢族，云南省昆明市，辦公室工作人員，檔案助理管員，本科。