探究新時期如何做好文書檔案管理工作

楊吉平

摘 要：隨著社會的不斷發展與進步，文書檔案發揮不可替代的作用，強化對各行各業重要信息的記錄，凸顯管理價值。在信息技術的影響下，其優勢發揮在各行各業，文書檔案管理工作也面臨新的機遇，管理標準與要求更高?；诖耍Y合時代發展，應用先進管理方法，提升管理規范化水平，強化文書檔案功能的全面發揮。本文基于文書檔案管理實踐，在闡述文書檔案基本理念的基礎上，分析了文書檔案管理的作用與價值，剖析了發展中存在的問題，對文書檔案管理模式進行了創新，以期提升文書檔案管理水平，在根本上更好發揮文書檔案服務社會的功能。

關鍵詞：新時期；文書檔案；管理

在經濟的飛速發展下，整個社會對文書檔案給予高度重視。在信息技術的影響下，文書檔案管理信息化成為趨勢，尤其是面對海量的檔案信息，傳統文書檔案管理模式凸顯滯后性，管理效果不佳，效率較低。為此，要結合新時期發展形勢，以信息化技術為依托，強化文書檔案信息的全面收集、整理與歸檔，其實提升文書檔案保存與利用價值，為社會發展做出更大貢獻。

1 基于專業角度對文書檔案概念與管理價值的分析

1.1 文書檔案的涵義

對于文書檔案而言，主要產生于行政管理的過程，由文書發展而來。從內容上分析，主要涉及會議記錄、工作計劃以及報告等。從本質上講，文書檔案強化對檔案內容、原則以及相關規律的的展示。從流程上分析，文書檔案源于文書，最終會歸于文書，凸顯文書與檔案的緊密關系。

1.2 文書檔案管理的價值所在

對于文書檔案管理工作而言，其對專業性要求較高，機密性突出，與社會生活息息相關，為此，要提升文書檔案管理的謹慎性。從廣義上講，文書檔案管理對于整個社會的和諧發展具有重要作用。從微觀角度分析，文書檔案管理強化管理效率的提升，增強對檔案價值的認識，對于檔案事業的長遠發展具有強大促進作用。

1）文書檔案管理發揮統計優勢，強化檔案管理整體效率的提升。依托科學的統計，能夠實現對檔案資源的科學分析與甄別，強化整合與歸檔工作的有效性，實現檔案精細化管理，保證管理的可靠性與規范性，降低失誤率。在統計信息的支撐下，檔案管理獲得了強有力的參考信息，促使檔案管理分工更加合理，管理效率大幅提升，檔案管理質量顯著增強。

2）文書檔案管理加深行業價值認識，有效應對發展中的新問題。在社會的引領下，信息資料規模不斷擴大，檔案管理工作更具復雜性，難度增強，但是，這一問題尚未得到整個行業的深刻認識，影響檔案管理的有序開展。依托文書檔案管理，能夠以更加多多元的手段對海量信息進行呈現，增強對檔案信息的全方位認識，實現對檔案管理問題的有效應對。

3）新時期檔案管理的必然趨勢。立足傳統的檔案管理模式，在制度上較為僵化，效率不高，與新時期檔案需求不相適應。另外，檔案信息收集與管理工作凸顯一定單調性，風險也較大。依托檔案管理，強化文書檔案規劃，在根本上維護檔案的安全性與價值性。

2 深入剖析新時期文書檔案管理中存在的問題

2.1 文書檔案管理人才匱乏，服務意識淡薄，綜合素質亟待提升

對于當前的文書檔案管理工作，在多種因素的影響下，人員專業素質參差不齊，管理隊伍整體專業水平較低。立足信息時代，文書檔案管理人員面臨更高的要求，但是，既懂得文書檔案管理又精通計算機操作的復合型人才更加匱乏，在根本上制約了文書檔案管理水平的全面提高。另外，一些文書檔案管理人員服務意識薄弱，服務態度不端正，服務凸顯被動性，主動意識不強，在根本上影響文書檔案管理工作水平的提升。

2.2 文書檔案管理制度不健全，缺乏科學的規范，智能化檢索方式尚未得到推廣

針對文書檔案管理，規范性是基本要求，但是，這也是檔案管理的難點與重點，整體規范性不高，尤其是檔案分類、標題應用設置方面存在缺陷。具體講，一些文書檔案缺乏準確的目錄，有些分類不具體，給檔案管理增大難度，增加查閱難度。目前，在文書檔案檢索中，主要以人工與智能為主，但是，智能方式尚未得到廣泛推廣，人工檢索仍為主，很難實現檢索效率的提升，資源浪費嚴重，管理效率不高。除此之外，在當前文書檔案管理中，管理制度缺乏完善性，給統計工作造成障礙。具體講，由于管理機制的缺乏以及管理的不規范，很難維護文書檔案的完整性，同時，監督機制的不健全也造成統計工作的疏忽，這在根本上給文書檔案管理工作的開展造成阻礙。

2.3 傳統檔案管理模式落后，很難滿足新時期文書檔案發展要求

對于新時期的文書檔案管理工作，檔案信息量急劇擴大，凸顯復雜性與多樣化的特點，檔案信息統計工作量持續增加，這就使得傳統的檔案管理模式凸顯滯后性。雖然信息技術影響力不斷擴大，但是其在文書檔案管理中尚未得到有效發揮，尤其是面對多種形式的檔案內容，檔案統計工作難度異常巨大，加之檔案管理統計方法的落后，很難提高檔案管理效率。

3 如何加強新時期文書檔案管理工作

3.1 提升文書檔案管理人員綜合素養，強化專業能力與服務意識的增強

對于文書檔案管理工作，從業人員的專業素養十分關鍵，對專業知識要求較高，同時，較高的責任意識也不可或缺。立足信息技術飛速發展的今天，文書檔案管理人員還要掌握計算機操作技術，強化檔案管理能力與計算機操作技術的綜合性掌握。基于此，要重視對文書檔案管理人員進行專業的培訓與教育，將專業理論與信息技術進行融合，構建高素質的管理團隊，有效發揮檔案管理人員的作用，保證職責明確，強化細節控制，切實提升管理效率。另外，檔案管理者要增強服務觀念，樹立服務意識，愛崗敬業，增強對文書檔案的認同感。

3.2 重視文書檔案管理制度與機制建設，提升管理的規范化水平

為了保證文書檔案管理工作有據可依，首先，要制定科學的、行之有效的法律法規，為檔案管理工作的有序開展提供指導。其次，要重視監督機制的構建，保證各種制度落到實處，執行到位。再次，做好考核工作，完善考核制度，保證公開性與公正性，保證評分標準合理與科學，增強專業性。除此之外，要提升文書檔案管理規范化水平，主要從幾個方面加強。一方面，重視做好卷宗盤查，對文書檔案價值進行判定。另外，對文書檔案進行重組與整理，做好合并處理工作。最后，合理進行文書檔案分類與標號，保證完整性，避免遺漏。

3.3 加快文書檔案管理信息化建設，提升管理效率，維護文書檔案完整性與可靠性

基于新的發展時期，文書檔案管理工作也要與時俱進，重視信息技術的應用與普及，加快信息化建設。首先，發揮信息技術在文書檔案統計工作中的作用，切實提升檔案統計效率，降低失誤率。其次，依托科技軟件，構建電子檔案，實現多種形式檔案信息的收錄與歸檔，保證檔案的真實性與完整性。再次，構建文書網絡檔案資源庫，實現不同部門檔案資源的整合，提高歸檔率，為搜索提供便利，突破時空限制。最后，構建嚴密的安全監控系統，發揮多種手段，強化對文書檔案的監督與管理，維護檔案保密性。另外，電子檔案的備份與更新檢查工作也要落到實處。

4 結束語

綜上，立足新的發展階段，文書檔案管理工作備受矚目，成為影響社會發展的重要因素。基于此，要準確認識文書檔案管理的范疇，明確其價值所在，正視其發展趨勢，深入剖析發展中存在的問題與不足，以信息化發展為方向，全面提升人員專業素質與能力，對管理制度進行健全與完善，最大化發揮信息技術的優勢，在根本上提升文書檔案管理效率，更加有效地發揮文書檔案服務社會的價值。

參考文獻

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