試論中學檔案管理信息化建設的有效策略

肖玉珊

摘 要：本文對中學檔案管理信息化建設進行了簡單的介紹，從信息化管理實際情況角度出發，討論其建設需要，并提出相應的建設策略，希望本文能夠為中學檔案管理工作的發展提供幫助。

關鍵詞：中學；檔案管理；信息化建設

中學檔案管理工作是對中學學校發展過程中的一切資料的收集、存儲和調取的過程。檔案管理工作不僅是學校發展變化的記錄者和見證者，也是學校未來發展的獻策者，這意味著，在信息時代，檔案管理需要開拓視野，從大局著眼，從細節著手，逐步提高管理效率和管理價值。目前中學檔案管理已經全面進入信息化時代，尋找有效的建設策略，促進檔案管理工作發展，值得我們進行深入探索。

1 中學檔案管理信息化建設概況

檔案管理信息化，簡單來講，就是講傳統的人工管理形式轉化為數字化管理形式，其中包括檔案資料形式數字化，存儲方式信息化，管理路徑信息化。將人工管理過程中的許多工作交由計算機和網絡處理，甚至實現無紙化的檔案管理工作，是檔案管理信息化建設的主要表現，這一點，很多中學學校已經做到了。但是，信息化建設與傳統人工管理的區別在于檔案服務作用的展現以及檔案的社會價值的發揮，這是中學檔案管理信息化建設的主要發展方向。

2 中學檔案信息化管理的發展需要

2.1 提高檔案管理工作效率

信息化檔案管理系統是一個綜合的管理系統，不僅包括各種硬件設施，如檔案存放環境及相關設施、辦公的設備、維護設施等，同時還包括各種軟件設施，如管理軟件系統，人力資源等等。在中學檔案管理工作中經常會出現硬件很到位，可是軟件有問題；或者是管理隊伍很優秀，但是管理設施和管理條件較差的問題，這些都是檔案信息化管理系統軟硬件沒有很好融合的表現。某些環節之間的不匹配、不協調嚴重影響了檔案信息化管理效能的發揮，降低檔案管理工作的效率。因此看，不斷提升工作效率，中學檔案管理信息化建設的第一需要。

2.2 展現檔案的服務價值

在信息時代，檔案就是最有價值、集中性最強的信息資源，中學檔案包含了與中學學校發展的一切內容，而數字化管理的目標，就是實現中學檔案資源的高效利用，突出檔案管理的服務價值，展示出其對中學學校、教師以及學生的服務價值。因此，提高服務意識，展示服務作為是中學檔案管理信息化建設的需要之一。

2.3 提高檔案的利用率

中學檔案不僅對學校師生發展和中學學校建設有著重要的價值，也能夠反映區域內學校教育的基本情況、師資力量，甚至能夠通過檔案數據分析，預測地區人才發展的主要走向，為城市發展中的人才戰略實施提供幫助。中學檔案管理的價值發揮取決于對檔案的有效利用。但是目前很多中學的檔案管理工作，仍僅限于對檔案資料的收集、存儲和調取，主動利用的情況不多，很多檔案資料在收集之后就進入了固化狀態，使用頻率非常低。這樣的檔案利用率無法使檔案的價值充分發揮出來，也不能突出檔案管理信息化的優越性，因此，中學檔案管理信息化建設的重要需求，是提高檔案利用率，這也是檔案管理工作的創新點。

3 中學檔案信息化建設的有效策略

3.1 加大硬件和軟件以及人力資源的資源投入

檔案管理信息化發展所需要的三個基本條件是硬件、軟件、人力，這三個條件代表了信息化發展所利用的寶貴資源。中學檔案管理工作效率較低，使得提高工作效率成為信息化建設的主要需求，則中學學校應該從這三個基本條件入手，思考如何為檔案管理工作創造更好的條件，因此，加大硬件、軟件和人力資源投入，是檔案管理信息化建設的首要策略。第一，學校檔案管理部門要根據自身情況，通過分析當下的檔案信息化建設找出自身的短板，盡快彌補。第二，對于信息化管理硬件的環境設施，檔案管理部門要盡量爭取學校資金進行改造和優化，保證工作的合理開展。在信息化管理軟件方面，管理部門要和軟件商進行充分的溝通，制定一套切實的、具有可操作性的檔案管理軟件，同時在日常工作開展的過程中，及時就軟件出現的問題與軟件廠商進行交流和溝通，定期對軟件進行更新升級。第三，檔案管理部門還要盡快打造一支精銳的管理隊伍，通過專業技術培訓、實踐操作指導、績效評優等各種形式來提高管理人員的職業技能和綜合素質，將人員凝聚起來，形成一種良好向上的工作氛圍，發揮出人力資源的強大軟實力。

3.2 積極建立檔案數據庫實現資源共享

中學檔案管理信息化建設與傳統檔案管理工作最主要的區別，在于將檔案資源是為開放性資源，使其展示出服務價值，為中學教師和學生、學校發展乃至區域教育事業的發展提供幫助，這一發展需要的實現，取決于檔案數據庫能否實現資源共享，因此，建立共享型的檔案數據庫，是中學檔案信息化管理發展的有效策略之一。首先，中學學校應該對現有的檔案數據庫進行整理，優化登錄模式、優化檔案調取和查閱步驟，使學校教師和學生能夠順利使用數據庫；其次，中學學校應該重視豐富檔案數據庫內的資源類型，除了紙質檔案轉為數字檔案之外，還要將音頻、視頻、照片等納入到檔案管理當中，打造全方位的檔案資料平臺，創立報道型的檔案資料形式，方便教師、學生以及學校領導調取使用；第三，中學學校應關注本校檔案數據庫與其他學校檔案數據庫、所在城市的人力資源與社會保障局、教育局、科技管理部門檔案數據庫的聯動建設，爭取建立多個數據庫互通的信息化發展結構，這樣不僅能夠實現本校檔案的共享，還能夠迅速利用其他數據庫的檔案完善本校檔案管理工作。

3.3 以互聯網思維為核心開展檔案管理工作

中學學校的檔案資料，不僅對中學師生個人發展以及學校發展具有重要價值，還是寶貴的社會資源，從宏觀角度講，我國中學的檔案資料在某種程度上反映了我國中級教育的基本狀態，能夠展示出關乎國計民生的重要內容。因此，中學檔案管理工作應重視檔案資料的利用，以互聯網思維為核心開展檔案管理工作，者是信息化建設的必要策略。首先，中學學校的領導和全校教師應充分重視檔案管理工作，學會對檔案內容進行積極主動的查詢和應用，檔案管理工作者也應該具有創新意識，為全校師生主動提供檔案服務，如根據學生的學習成績檔案資料，分析某一個班級的學習狀態以及班主任的班級管理能力，為班級發展提供科學的資料基礎；其次，檔案管理工作人員應主動學習檔案數據處理技術，定期展開檔案資料分析討論會，充分利用檔案資源，從全局角度出發，為學校師生以及校園發展計劃獻策獻計。

4 結論

綜上所述，中學檔案管理信息化已經初步走入正軌，中學學校具備信息化管理的基本硬件和軟件設施，具備進一步開展檔案信息化建設的條件，但是在實際的工作過程中還存在一些問題。不斷提高檔案管理工作的效率、展示信息化檔案的服務價值，提高檔案的利用率，是信息化檔案管理的主要發展需要，中學學校應對檔案管理工作加大資源投入，建立并完善檔案數據庫實現資源共享，在檔案管理工作中使用互聯網思維提升檔案資料的利用程度，只有這樣，檔案管理信息化發展才能穩步提升。

參考文獻

[1]孫玉玲.新形勢下中學檔案管理信息化建設的有效策略[J].辦公室業務，2018（07）：125-127.

[2]劉麗萍.新時期高級中學檔案管理信息化建設方案探究[J].山西青年，2018（02）：123-124.