試論中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的有效策略

肖玉珊

摘 要：本文對(duì)中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行了簡(jiǎn)單的介紹，從信息化管理實(shí)際情況角度出發(fā)，討論其建設(shè)需要，并提出相應(yīng)的建設(shè)策略，希望本文能夠?yàn)橹袑W(xué)檔案管理工作的發(fā)展提供幫助。

關(guān)鍵詞：中學(xué)；檔案管理；信息化建設(shè)

中學(xué)檔案管理工作是對(duì)中學(xué)學(xué)校發(fā)展過(guò)程中的一切資料的收集、存儲(chǔ)和調(diào)取的過(guò)程。檔案管理工作不僅是學(xué)校發(fā)展變化的記錄者和見(jiàn)證者，也是學(xué)校未來(lái)發(fā)展的獻(xiàn)策者，這意味著，在信息時(shí)代，檔案管理需要開(kāi)拓視野，從大局著眼，從細(xì)節(jié)著手，逐步提高管理效率和管理價(jià)值。目前中學(xué)檔案管理已經(jīng)全面進(jìn)入信息化時(shí)代，尋找有效的建設(shè)策略，促進(jìn)檔案管理工作發(fā)展，值得我們進(jìn)行深入探索。

1 中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)概況

檔案管理信息化，簡(jiǎn)單來(lái)講，就是講傳統(tǒng)的人工管理形式轉(zhuǎn)化為數(shù)字化管理形式，其中包括檔案資料形式數(shù)字化，存儲(chǔ)方式信息化，管理路徑信息化。將人工管理過(guò)程中的許多工作交由計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)處理，甚至實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化的檔案管理工作，是檔案管理信息化建設(shè)的主要表現(xiàn)，這一點(diǎn)，很多中學(xué)學(xué)校已經(jīng)做到了。但是，信息化建設(shè)與傳統(tǒng)人工管理的區(qū)別在于檔案服務(wù)作用的展現(xiàn)以及檔案的社會(huì)價(jià)值的發(fā)揮，這是中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的主要發(fā)展方向。

2 中學(xué)檔案信息化管理的發(fā)展需要

2.1 提高檔案管理工作效率

信息化檔案管理系統(tǒng)是一個(gè)綜合的管理系統(tǒng)，不僅包括各種硬件設(shè)施，如檔案存放環(huán)境及相關(guān)設(shè)施、辦公的設(shè)備、維護(hù)設(shè)施等，同時(shí)還包括各種軟件設(shè)施，如管理軟件系統(tǒng)，人力資源等等。在中學(xué)檔案管理工作中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)硬件很到位，可是軟件有問(wèn)題；或者是管理隊(duì)伍很優(yōu)秀，但是管理設(shè)施和管理?xiàng)l件較差的問(wèn)題，這些都是檔案信息化管理系統(tǒng)軟硬件沒(méi)有很好融合的表現(xiàn)。某些環(huán)節(jié)之間的不匹配、不協(xié)調(diào)嚴(yán)重影響了檔案信息化管理效能的發(fā)揮，降低檔案管理工作的效率。因此看，不斷提升工作效率，中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的第一需要。

2.2 展現(xiàn)檔案的服務(wù)價(jià)值

在信息時(shí)代，檔案就是最有價(jià)值、集中性最強(qiáng)的信息資源，中學(xué)檔案包含了與中學(xué)學(xué)校發(fā)展的一切內(nèi)容，而數(shù)字化管理的目標(biāo)，就是實(shí)現(xiàn)中學(xué)檔案資源的高效利用，突出檔案管理的服務(wù)價(jià)值，展示出其對(duì)中學(xué)學(xué)校、教師以及學(xué)生的服務(wù)價(jià)值。因此，提高服務(wù)意識(shí)，展示服務(wù)作為是中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的需要之一。

2.3 提高檔案的利用率

中學(xué)檔案不僅對(duì)學(xué)校師生發(fā)展和中學(xué)學(xué)校建設(shè)有著重要的價(jià)值，也能夠反映區(qū)域內(nèi)學(xué)校教育的基本情況、師資力量，甚至能夠通過(guò)檔案數(shù)據(jù)分析，預(yù)測(cè)地區(qū)人才發(fā)展的主要走向，為城市發(fā)展中的人才戰(zhàn)略實(shí)施提供幫助。中學(xué)檔案管理的價(jià)值發(fā)揮取決于對(duì)檔案的有效利用。但是目前很多中學(xué)的檔案管理工作，仍?xún)H限于對(duì)檔案資料的收集、存儲(chǔ)和調(diào)取，主動(dòng)利用的情況不多，很多檔案資料在收集之后就進(jìn)入了固化狀態(tài)，使用頻率非常低。這樣的檔案利用率無(wú)法使檔案的價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)，也不能突出檔案管理信息化的優(yōu)越性，因此，中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的重要需求，是提高檔案利用率，這也是檔案管理工作的創(chuàng)新點(diǎn)。

3 中學(xué)檔案信息化建設(shè)的有效策略

3.1 加大硬件和軟件以及人力資源的資源投入

檔案管理信息化發(fā)展所需要的三個(gè)基本條件是硬件、軟件、人力，這三個(gè)條件代表了信息化發(fā)展所利用的寶貴資源。中學(xué)檔案管理工作效率較低，使得提高工作效率成為信息化建設(shè)的主要需求，則中學(xué)學(xué)校應(yīng)該從這三個(gè)基本條件入手，思考如何為檔案管理工作創(chuàng)造更好的條件，因此，加大硬件、軟件和人力資源投入，是檔案管理信息化建設(shè)的首要策略。第一，學(xué)校檔案管理部門(mén)要根據(jù)自身情況，通過(guò)分析當(dāng)下的檔案信息化建設(shè)找出自身的短板，盡快彌補(bǔ)。第二，對(duì)于信息化管理硬件的環(huán)境設(shè)施，檔案管理部門(mén)要盡量爭(zhēng)取學(xué)校資金進(jìn)行改造和優(yōu)化，保證工作的合理開(kāi)展。在信息化管理軟件方面，管理部門(mén)要和軟件商進(jìn)行充分的溝通，制定一套切實(shí)的、具有可操作性的檔案管理軟件，同時(shí)在日常工作開(kāi)展的過(guò)程中，及時(shí)就軟件出現(xiàn)的問(wèn)題與軟件廠商進(jìn)行交流和溝通，定期對(duì)軟件進(jìn)行更新升級(jí)。第三，檔案管理部門(mén)還要盡快打造一支精銳的管理隊(duì)伍，通過(guò)專(zhuān)業(yè)技術(shù)培訓(xùn)、實(shí)踐操作指導(dǎo)、績(jī)效評(píng)優(yōu)等各種形式來(lái)提高管理人員的職業(yè)技能和綜合素質(zhì)，將人員凝聚起來(lái)，形成一種良好向上的工作氛圍，發(fā)揮出人力資源的強(qiáng)大軟實(shí)力。

3.2 積極建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)資源共享

中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)與傳統(tǒng)檔案管理工作最主要的區(qū)別，在于將檔案資源是為開(kāi)放性資源，使其展示出服務(wù)價(jià)值，為中學(xué)教師和學(xué)生、學(xué)校發(fā)展乃至區(qū)域教育事業(yè)的發(fā)展提供幫助，這一發(fā)展需要的實(shí)現(xiàn)，取決于檔案數(shù)據(jù)庫(kù)能否實(shí)現(xiàn)資源共享，因此，建立共享型的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，是中學(xué)檔案信息化管理發(fā)展的有效策略之一。首先，中學(xué)學(xué)校應(yīng)該對(duì)現(xiàn)有的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行整理，優(yōu)化登錄模式、優(yōu)化檔案調(diào)取和查閱步驟，使學(xué)校教師和學(xué)生能夠順利使用數(shù)據(jù)庫(kù)；其次，中學(xué)學(xué)校應(yīng)該重視豐富檔案數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)的資源類(lèi)型，除了紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為數(shù)字檔案之外，還要將音頻、視頻、照片等納入到檔案管理當(dāng)中，打造全方位的檔案資料平臺(tái)，創(chuàng)立報(bào)道型的檔案資料形式，方便教師、學(xué)生以及學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)調(diào)取使用；第三，中學(xué)學(xué)校應(yīng)關(guān)注本校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)與其他學(xué)校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、所在城市的人力資源與社會(huì)保障局、教育局、科技管理部門(mén)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的聯(lián)動(dòng)建設(shè)，爭(zhēng)取建立多個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)互通的信息化發(fā)展結(jié)構(gòu)，這樣不僅能夠?qū)崿F(xiàn)本校檔案的共享，還能夠迅速利用其他數(shù)據(jù)庫(kù)的檔案完善本校檔案管理工作。

3.3 以互聯(lián)網(wǎng)思維為核心開(kāi)展檔案管理工作

中學(xué)學(xué)校的檔案資料，不僅對(duì)中學(xué)師生個(gè)人發(fā)展以及學(xué)校發(fā)展具有重要價(jià)值，還是寶貴的社會(huì)資源，從宏觀角度講，我國(guó)中學(xué)的檔案資料在某種程度上反映了我國(guó)中級(jí)教育的基本狀態(tài)，能夠展示出關(guān)乎國(guó)計(jì)民生的重要內(nèi)容。因此，中學(xué)檔案管理工作應(yīng)重視檔案資料的利用，以互聯(lián)網(wǎng)思維為核心開(kāi)展檔案管理工作，者是信息化建設(shè)的必要策略。首先，中學(xué)學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)和全校教師應(yīng)充分重視檔案管理工作，學(xué)會(huì)對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行積極主動(dòng)的查詢(xún)和應(yīng)用，檔案管理工作者也應(yīng)該具有創(chuàng)新意識(shí)，為全校師生主動(dòng)提供檔案服務(wù)，如根據(jù)學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)檔案資料，分析某一個(gè)班級(jí)的學(xué)習(xí)狀態(tài)以及班主任的班級(jí)管理能力，為班級(jí)發(fā)展提供科學(xué)的資料基礎(chǔ)；其次，檔案管理工作人員應(yīng)主動(dòng)學(xué)習(xí)檔案數(shù)據(jù)處理技術(shù)，定期展開(kāi)檔案資料分析討論會(huì)，充分利用檔案資源，從全局角度出發(fā)，為學(xué)校師生以及校園發(fā)展計(jì)劃獻(xiàn)策獻(xiàn)計(jì)。

4 結(jié)論

綜上所述，中學(xué)檔案管理信息化已經(jīng)初步走入正軌，中學(xué)學(xué)校具備信息化管理的基本硬件和軟件設(shè)施，具備進(jìn)一步開(kāi)展檔案信息化建設(shè)的條件，但是在實(shí)際的工作過(guò)程中還存在一些問(wèn)題。不斷提高檔案管理工作的效率、展示信息化檔案的服務(wù)價(jià)值，提高檔案的利用率，是信息化檔案管理的主要發(fā)展需要，中學(xué)學(xué)校應(yīng)對(duì)檔案管理工作加大資源投入，建立并完善檔案數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)資源共享，在檔案管理工作中使用互聯(lián)網(wǎng)思維提升檔案資料的利用程度，只有這樣，檔案管理信息化發(fā)展才能穩(wěn)步提升。

參考文獻(xiàn)

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