大數據背景下的新媒體檔案現代化管理要求

魯學珍

摘 要：多變、高速、大量為大數據的主要特征。在現階段發展過程中，大數據成為社會各個行業運行的主要信息資產。而為了保證大數據背景下事業單位決策、業務的最優化處理，檔案現代化管理成為大數據背景下事業單位檔案管理人員面臨的新要求。本文以大數據背景下檔案現代化管理要求為入手點，結合大數據特點，對大數據背景下檔案現代化管理措施進行了簡單的分析，以期為檔案現代化管理效率的提升提供有效的指導。

關鍵詞：大數據；檔案；現代化管理

大數據主要是指無法在規定時限內，采用常規軟件工具對數據進行提取、管理及處理的數據集合。大數據背景下的檔案管理，需要利用大數據技術從類型各異的數據中獲取最具價值的數據信息。而由于大數據由規模巨大的數據集組成，具體數據集大小不可預估，在21世紀初期，單一大數據集合大小已從數太字節過渡至數十兆億字節。這種情況下，對大數據背景下檔案管理進行適當分析就非常必要。

1 大數據背景下檔案新媒體現代化管理要求

根據《互聯網新聞信息服務管理規定》，云南省互聯網信息辦公室組織開展互聯網新聞信息服務許可證換發活動。在2018年初，公布了云南省首批獲得互聯網新聞信息服務許可證項目。其中迪慶日報社香格里拉APP、“迪慶日報傳媒”騰訊微信公眾號、“迪慶藏文傳媒”騰訊微信公眾號、“微迪慶”新浪微博公眾號、香格里拉網、香格里拉藏文網等新媒體服務項目獲得互聯網新聞信息服務許可證。在這個背景下，傳統新媒體檔案紙質文件管理的方式，已無法滿足信息發展及日益增多的庫房資源管理的需求。首先事業單位檔案管理人員就需要轉變檔案管理理念，合理采用計算機信息技術，利用電子文檔的方式代替紙質文檔，從而保證整體運營數據的完整、有效儲存應用；其次，針對大數據檔案運行特點，需要經過Analytic Visualizations、Data Mining Algorithms、Predictive Analytic Capabilities等現代化分析渠道對大數據檔案進行分布式儲存管理。而檔案管理人員就需要根據工作需要，加強對現代化大數據挖掘分析技術的學習，保證檔案管理工作正常開展。最后，在具體檔案管理工作中，檔案管理人員不僅需要根據工作需要靈活轉變工作方向，而且需要以事業單位真實業務開展為入手點，保證檔案信息的原始性及真實性。

2 大數據背景下檔案現代化管理措施

2.1 轉變檔案管理思維

在電子文檔全面代替紙質文檔的背景下，檔案管理人員也應及時轉變檔案管理工作觀念，樹立服務網絡信息化思維模式。一方面，大數據背景下電子文檔管理方式脫離了時間、地點、管理方式的控制，整體檔案利用需求呈現了多樣化的特點。這種情況下，檔案管理人員就需要將服務網絡信息化思維作為主要工作指導[1]。網絡信息化思維下的檔案管理，具有動態性、發散性、全球性、特異性等現代管理特點，其需要最大程度利用大數據分析挖掘工具，為事業單位管理、業務開展提供數據分析挖掘服務。通過現代化服務工具的應用，可將以往單一的數據信息儲存應用轉化為更具深度的數據挖掘分析，從而獲得更具價值的檔案信息。而為了保證整體檔案信息的充分應用，檔案管理人員需要通過主動推論的方式，充分利用海量數據分析工具，對信息檔案資源價值進行挖掘征集及預先估測，依據客戶需要提供根據個性化的檔案信息服務。

另一方面，信息化是一種以信息技術為載體，技術人員為主導的檔案管理思維，數據信息化思維主導下的檔案管理，需要在全部檔案管理工作中，以信息化為立足點，采用信息化方式對當前檔案信息資源使用弊端及問題處理方式進行合理調控。并將傳統載體館藏檔案資源轉化為數字化信息資源。在具體信息處理過程中，需要從檔案信息目錄數字化、檔案全文內容數字化兩個方面，實現全面歸檔。其中檔案信息目錄數字化主要是通過檔案目錄數據庫構建的方式，實現檔案信息快速共享；而檔案全文內容數字化主要針對紙質文檔，對原有紙質檔案、電子文件進行數字化轉化歸檔。

2.2 加強現代化大數據分析技術培訓

一方面，針對大數據背景下快速增長的檔案數據，事業單位管理人員可在云技術應用的基礎上，依據服務器快速擴容、數據量大規模增長的要求，主動對事業單位業務開展情況進行分析探究。通過不同類型數據模型構建的方式，對海量數據進行相關性分析，在確定相關數據間聯系后，可分別進行市場影響、網絡優化等數據類別劃分，實現全面智能檔案信息服務[2]。

另一方面，在常規檔案管理過程中，為了保證檔案信息的真實性及完整性，事業單位可加大現代化大數據信息分析技術的培訓指導，如SWOT分析、二八法則、6W2H法、PDCA循環等。其中通過PDCA最優化循環管理，可對檔案管理過程中關鍵點、最終結果進行全面排查，并根據具體檔案信息要求，對歸檔結果進行偏差糾正，進而確定下一階段檔案管理要求，實現檔案管理信息的優化循環；而6W2H法則可以確定大數據環境下檔案管理工作思路，從人員、起源、時間、地點、方法、效益等各個方面，實現全面高效檔案信息管控；二八法則可以判定現有檔案管理系統主要風險因素，保證整體工作效率；SWOT分析則主要依據現有業務開展需要，明確檔案管理定位，達到資源最優管控的目的。

2.3 完善現代化檔案管理規范

依據大數據環境對檔案管理工作的最新要求，檔案管理人員需要以云技術為入手點，在檔案大數據基礎架構構建的前提下，從多用戶需求、信息事業單位優勢發揮等方面，逐漸構建完善的檔案管理與事業單位業務檔案記錄流程。

首先，根據大數據環境下信息特點，為了避免信息雜亂對檔案管理工作順利進行的影響。事業單位管理人員可結合具體工作情況，制定具體的大數據檔案管理文件，如《**事業單位檔案管理辦法》、《**事業單位檔案采購辦法》、《**事業單位檔案審計監督辦法》等，為各業務系統規范運行提供有效的約束。同時可借鑒國際檔案現代化管理標準，結合ISO30302檔案管理要求，對各項業務檔案進行適當梳理，以便形成完善的PDCA循環管理流程。

其次，在檔案管理規范制定完畢之后，為了保證檔案管理工作初始階段、最終階段均穩定運行，可將檔案管理工作與整體事業單位辦公系統進行有效結合，如科技創新管理系統、合同管理系統、業務運營系統、網絡支撐系統、項目管理系統等。通過將文檔數據處理歸入具體的收付款、發文、驗收模塊，結合電子文檔、數據文檔邏輯歸類，從技術、文件兩個方面，實現文檔前端合理管控[3]。需要注意的是，在科技、工程、辦公等系統文檔類型劃分過程中，需要采用實時物理歸檔模式；而在合同系統中，可直接接入檔案移交及歸檔功能，將檔案系統與合同檔案進行有效連接，實現合同信息的實時記錄；在采購系統中，可通過采購檔案管理模塊嵌入，建立采購檔案實時記錄、歸檔系統。

最后，由于大數據背景下，事業單位在業務開展、網絡支撐系統中，具有大量的數據信息。為了保證檔案管理的實際價值，可采用邏輯歸檔的方式，在業務運行數據或網絡支撐系統運行數據臨時存放的基礎上，通過管理權限合理劃分，保證一定時間內數據邏輯歸檔處理工作順利進行。

3 總結

綜上所述，檔案部門數字檔案主要以圖像為載體，而圖像需要人工閱讀才可以充分發揮自身價值。因此檔案管理人員應將現有數據內容轉化作為主要工作，推動整體資源優化建設。將檔案常規管理提升至知識思維管理層面，在保證大數據時代檔案管理服務真實性的同時，實現數字化到數據化的合理轉換，為大數據背景下檔案信息的充分應用提供依據。

參考文獻

[1]宋淑琴.大數據視野下檔案管理思維方式的轉變[J].檔案學研究，2015（3）：36-39.

[2]蔡利劍.大數據背景下的檔案管理問題研究[J].西北工業大學學報·社會科學版，2016，36（1）：104-107.

[3]蔣艷華.淺析大數據時代背景下的檔案管理[J].檔案管理，2017（5）：56-56.