新時代中國電子檔案管理的創新與發展

秦月鮮

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）11-126-01

摘 要 在大數據時代，我國電子檔案管理工作正在不斷的創新和發展。基于此，本文從管理理念、服務手段、安全意識這幾個方面詳細闡述了當前中國電子檔案管理的創新，同時深入分析了新時代中國電子檔案管理中的儲存電子化、管理自動化、安全防控完善化發展，從而進一步分析了新時代中國的電子檔案管理工作。

關鍵詞 電子檔案 安全意識 安全防控

在檔案管理工作中，隨著大數據時代的來臨，傳統的管理方式已經不能滿足當前的工作量需求，因此人們開始推廣電子檔案，來利用計算機技術提高檔案管理工作的效率，在此過程中，相關人員應當深入分析當前的電子檔案管理工作的狀態，從而采取相關措施促進電子檔案管理工作不斷的優化完善。

一、新時代中國電子檔案管理的創新

（一）管理理念的創新

在新時代中國檔案管理中，隨著大數據時代的來臨，人們逐漸意識到了集成信息的重要性，而新時代中國電子檔案管理工作通過將檔案管理工作的收集、檢索、儲存等功能的信息化，能夠有效處理海量數據，為企業內部管理提供依據，從而進一步突出了檔案管理工作的服務理念。此外，隨著信息技術的成熟，信息傳輸的速度不斷加快，催生了電子檔案管理中的共享理念，這樣有利于管理者及時的了解到客觀全面的人事信息，避免企業內部存在上下級信息不對等的問題，提高了企業內部管理效率。

（二）服務手段的創新

傳統的檔案管理服務手段主要包括查找、儲存、保護，而在新時代的中國電子檔案管理工作中，服務手段更側重于個性化，從而確保管理人員獲得信息的準確和及時。在當前的大數據時代，海量信息的價值已經得到了肯定，所以人們更注重對信息的迅速準確抓取，從而最快速度的提煉出重要內容，因此當前的檔案服務手段更傾向于構建個性化的搜索平臺，來方便人們進行檢索，例如：在泛微OA電子化檔案管理系統中，人力資源管理人員在尋找所需的人事檔案時，可以直接登錄系統中的管理模塊，從而迅速的找尋相應的人事檔案，實現了個性化的檔案管理工作服務，優化了檔案管理工作水平。

（三）安全意識的創新？

傳統檔案管理中對信息安全的認識僅局限于其封閉保密性，通過加強檔案調動過程中的審批力度，來保證檔案信息的安全，側重于行為層面，而新時代中國電子檔案管理工作中，由于大數據技術的出現，使其安全意識更側重于防止病毒、網絡入侵、權限把控等技術層面，進一步保證的檔案信息的真實性，比如，在人事檔案管理中，由于檔案的調取困難，部分領導會因為自身因素，篡改員工的人事檔案損害他人權益，而在電子檔案管理中，只有固定人員擁有修改權限，同時檔案的查看也比較方便，因此在很大程度上降低了這種問題發生的幾率。

二、新時代中國電子檔案管理的發展

（一）儲存電子化發展？

在當前的電子檔案管理中，依然需要紙質檔案作為備份保留，但隨著大數據時代的來臨，紙質的方式已經無法有效儲存海量的信息了，同時，信息技術的不斷發展，也逐步降低了系統由于意外事故而損失內部電子檔案信息的幾率，因此新時代中國電子檔案管理，正在面向儲存信息電子化的方向發展。此外，當前人們在傳遞信息過程中，使用紙質信息的情況也越來越少，比如，當前人們投遞簡歷可以采用電子簡歷以文檔的形式發送到公司的郵箱中，或者利用微信等軟件來進行傳輸，然后公司可以直接將電子簡歷文檔輸入電子檔案管理系統進行儲存，從而在很大程度上簡單化了檔案管理工作流程。

（二）管理自動化發展？？

在當前社會各領域的發展中，自動化將成為一個必然的趨勢。隨著信息技術的發展，電子檔案處理系統的功能會更加完善，隨著系統中的識別、對比等技術的成熟，使人們只需要做好檔案的錄入工作即可，但在此過程中，檔案管理人員要保證信息能夠全面、真實的錄入，因此未來對管理人員的要求相較于技術、管理層面更傾向于人員的素質水平方面。此外，隨著管理自動化的發展，由于人工操作失誤導致的問題也會越來越少，從而進一步增強了電子檔案管理工作的準確性，促進了新時代中國電子檔案管理工作的優化發展。

（三）安全防控完善化發展？？

由于當前的安全意識更側重于技術層面，因此未來安全防控的發展將面向相關技術的完善化發展。在安全防控完善化方面，隨著信息技術的發展，未來可能會實現對用戶行為的自動化監控，在發現用戶行為不合理時，比如惡意篡改等，系統會發出警報，并阻止用戶繼續操作，進一步保證檔案信息的安全。此外，未來的安全防控可以會對將每個用戶的操作歷史儲存起來，并可以隨時調取，這樣能夠有效將安全責任明確到個人，從而全面提高電子檔案管理系統的安全性，例如：在電子檔案管理中，如果企業職工發現個人簡歷信息被泄露，就可以直接申請調取操作歷史，查看近期調取自己簡歷的人員，來追究相關責任，維護自身權益。

三、結語

綜上所述，新時代中國電子檔案管理的創新與發展為當代我國各企業的管理提供了有力的推動作用。在新時代，電子檔案的管理的創新能夠提高管理效率、實現個性化服務、保證信息真實性，同時，電子檔案管理的發展可以簡化工作流程、增強工作準確性、提高信息安全，從而進一步優化檔案管理工作的效果。

參考文獻：

[1]羅曉華.信息化時代下檔案管理的創新與發展探究[J].內江科技，2019，40（09）：11+84.

[2]邢兆花.新時代人事檔案管理制度與模式的創新探索[J].數字通信世界，2019（09）：282.