醫(yī)院文書檔案管理問題及對策解析

劉貴云

摘 要：醫(yī)院文書檔案的工作內容包括采集資料、立卷封存與整理歸檔等。一旦重要文檔丟失，或病人隱私泄露，就會直接影響醫(yī)院的公共信譽與社會形象。本文論述了醫(yī)院文書檔案管理的意義，分析了文書檔案管理環(huán)節(jié)存在的各類問題，并提出了切實可行的改進策略，旨在提高文書檔案管理水平，促進醫(yī)院的良好發(fā)展。

關鍵詞：醫(yī)院文書檔案;管理水平;改進策略

醫(yī)院在經(jīng)營發(fā)展進程中，會產生大量的文書檔案，其中包括諸多具有參考價值的資料。為保存文書檔案，醫(yī)院應構建完善的文書檔案管理制度，引導與規(guī)范管理人員的工作行為，同時，積極推廣應用計算機技術，提高文書檔案管理時效性與準確性，進而保證整體管理工作落實效果。

1 醫(yī)院文書檔案管理的意義

醫(yī)院文書檔案管理是醫(yī)院內部工作的重要組成部分。經(jīng)濟落實醫(yī)院文書檔案管理工作，有助于完善醫(yī)院的內部管理，推動醫(yī)院的良好發(fā)展。與此同時，醫(yī)院文書檔案管理工作也為開展各項科研工作提供了便利條件。醫(yī)院文書檔案如實反饋了醫(yī)院的內部工作運轉情況、醫(yī)療衛(wèi)生服務水平與綜合管理落實效果。

近年來，伴隨時代的快速發(fā)展與醫(yī)療衛(wèi)生體制的深化變革，人們對醫(yī)院文書檔案管理工作的標準要求也不斷提高。文書檔案記載了醫(yī)院在不同時期的發(fā)展情況，如醫(yī)務人員配置、醫(yī)療器械配置、醫(yī)療技術配置與醫(yī)療基金配置等。醫(yī)院文書檔案也包括醫(yī)院的各項規(guī)章條例、各類運營活動執(zhí)行情況，以及上級部門的審批文件等。由此，可以全面且客觀的分析醫(yī)院日常管理環(huán)節(jié)存在的問題，立足于長遠發(fā)展角度，提出行之有效的整改措施，以促進醫(yī)院的良好發(fā)展。且積極落實醫(yī)院文書檔案管理工作，注重文檔資料的完整性與可靠性，也有助于總結臨床經(jīng)驗，為醫(yī)學研究提供幫助。

2 醫(yī)院文書檔案管理環(huán)節(jié)存在的問題

1）文書檔案管理意識淡薄。衛(wèi)生行業(yè)發(fā)展中，醫(yī)院病歷檔案存檔管理日漸受到了人們的重視，再加上互聯(lián)網(wǎng)技術的飛速發(fā)展，電子病例檔案得以廣泛應用。但是在檔案管理工作中，管理人員并不重視醫(yī)院文書檔案管理工作，醫(yī)院的檔案管理意識也有待提升。根據(jù)現(xiàn)行的醫(yī)療事故處理條例，醫(yī)院在處理醫(yī)療事故時，病例檔案和文書檔案均發(fā)揮著不可忽視的作用。醫(yī)院在處理醫(yī)療事故的過程中，需要以文書檔案中的紅頭文件、規(guī)章制度、委員會小組職能、人事任免制度和物資設備采購等文件為基礎。從上可以看出，醫(yī)院經(jīng)營管理中需要完成的任務越來越多，這也突顯了醫(yī)院文書檔案管理意識薄弱與文書檔案需求量大之間的矛盾。

2）缺乏完善的文書檔案管理機制。醫(yī)院原有的文書檔案管理機制缺乏完善性，監(jiān)督管理工作落實不到位，無法約束與規(guī)范管理行為管理人員思想懈怠，態(tài)度不端正，最終致使文書檔案丟失，失去了其參考價值。由此可見，缺乏完善的管理機制，不僅影響文書檔案的嚴密性，還會給醫(yī)院造成嚴重的經(jīng)濟損失，造成機密信息或病人隱私信息泄露。歸根究底，是由于管理規(guī)章制度落實不到位，對工作環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問題未能及時采取整改處理措施而導致的。

3）文件歸檔范圍不明確。近年來，醫(yī)療衛(wèi)生體制逐步深化變革，但醫(yī)院文書檔案管理仍沿用《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》與《醫(yī)療文書檔案管理期限規(guī)定》等相關規(guī)章條例，未能順應時勢完善制度條例。文書檔案過于陳舊、籠統(tǒng)，無法滿足醫(yī)院的發(fā)展要求。另外，醫(yī)院文書檔案管理人員未能嚴格執(zhí)行歸檔工作要求，不明確歸檔范圍與流程，最終引起檔案缺失。

4）文書檔案管理方式落后。在以往的文書檔案管理中，由于管理手段落后，無法在短時間內快速整理文件，管理效率偏低，而管理人員無法在規(guī)定時間內完成工作任務，只得加班工作。但管理人員工作任務量較重，長期處于疲勞狀態(tài)，極易出現(xiàn)錯誤，而歸檔不同類別的檔案資料，使得醫(yī)生查閱文件時，出現(xiàn)病例與實際不相符的問題，需要二次查找，浪費時間且延誤工作進度。由此可知，管理方式落后，也是引發(fā)檔案管理效率低，管理工作不達標的主要因素。

3 提升醫(yī)院文書檔案管理工作水平的具體策略

1）加強文書檔案管理意識，完善管理工作。醫(yī)院要想促使相關人員加大對文書檔案管理工作的重視度，首要前提是充分認知到管理工作的重要性。首先，將醫(yī)院文書檔案管理作為醫(yī)院發(fā)展的重要內容，加大理論知識與管理技巧宣傳投入力度，并引起全體人員的高度重視。其次，遵循獨立性與專業(yè)性原則，優(yōu)化文檔管理人員配置，設置獨立的管理人員體系，避免文檔管理崗位與行政管理崗位相混淆，使工作人員進一步明確文檔管理工作的重要性。最后，優(yōu)先選擇責任意識強、技術水平高、綜合素質過硬、實踐經(jīng)驗豐富的管理人員，不斷完善管理工作。例如，開展文書檔案講座，或交流學習，保證醫(yī)院文書檔案管理工作走在行業(yè)最前沿。此外，可設置人性化的考核機制，客觀評價管理人員的工作水平，對工作表現(xiàn)突出的員工給予適當?shù)莫剟睿瑢ぷ餍傅〉膯T工略施薄懲，從而調動員工的積極性。

2）構建完善的文書檔案管理制度。現(xiàn)階段，醫(yī)院應當構建完善的文書檔案管理制度，具體策略如下所述：第一，合理劃分文書檔案種類，將同類別檔案整合到一起，按照時間順序排列并封檔。在歸檔整齊后，確認簽字，由此，明確文書檔案管理負責人，促使管理人員明確自身的職責，增強管理意識，以防文書檔案丟失出現(xiàn)互相推諉的問題。第二，各科室要查閱文書檔案，必須出示院長的批復證明，并對于獲取的信息進行保密。對于借閱中出現(xiàn)的文檔損壞現(xiàn)象，要給予嚴厲的批評和懲處，引起借閱人的注意。在文書檔案管理機制中，注重對珍貴檔案的保管工作，一旦發(fā)現(xiàn)檔案損壞，就要根據(jù)情節(jié)的嚴重程度給予處罰，從而不斷完善文書檔案管理工作。

3）明確文件歸檔范圍，保障檔案完整性與可靠性。醫(yī)院文書檔案管理工作的主要目的就是做好資料采集與資料歸檔工作，而明確文書檔案的歸檔范圍則是加強管理工作落實效果的先決條件。為此，必須不斷完善《醫(yī)院文書檔案歸檔范圍暫行辦法》，進一步明確文書檔案的歸檔范圍與保管期限。在完善醫(yī)院文書檔案歸檔范圍限定條例時，首先，需結合醫(yī)院的內部工作運營模式，以各科室的職能與權限為基礎，明確歸檔范圍;其次，合理區(qū)分醫(yī)療業(yè)務檔案與文件資料;最后，積極學習文書檔案歸檔知識。嚴格遵照規(guī)章條例進行檔案采集、整編與歸檔工作，注重文書檔案的完整性與可靠性。

4）加大文書檔案管理的投資力度。在大數(shù)據(jù)時代背景下，醫(yī)院的文書檔案管理工作應秉承與時俱進的基本原則，積極拓展應用多元化信息技術。而技術的引進則需要院方在資金與設備方面的大力支持。首先，醫(yī)院需加大文書檔案管理投資力度，合理利用現(xiàn)代化設備，提升檔案管理效率;其次，做好文書檔案的防護措施，如防火、防潮、防蟲蛀、防腐爛等，延長檔案的使用壽命;最后，院方要不斷開發(fā)文書檔案管理軟件與技術，拓展儲存量，做好數(shù)據(jù)的備份，進而實現(xiàn)各類文書檔案的信息化、集成化管理，提高查閱效率，節(jié)省人力成本與時間成本。此外，還需促進信息的交互與資源共享，將文檔資源廣泛應用到臨床醫(yī)療與科學研究方面，在提升文書檔案管理信息化水平的基礎上，不斷推動醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的良好發(fā)展。再者，完善硬件設施配置，改進設備運行效率與技術應用水平，確保其充分發(fā)揮優(yōu)勢效能。院方還要加強文書檔案管理人員對新技術的掌握，不斷提升其設備操作水平與技術應用水平，完善員工核心專業(yè)素養(yǎng)，從而為文書檔案管理工作提供優(yōu)質服務。

4 結束語

綜上所述，伴隨醫(yī)療衛(wèi)生體制的深化變革，醫(yī)院文書檔案管理工作應當順應時勢，優(yōu)化管理模式與管理手段，加強整體工作落實效果，以此為醫(yī)院的良好發(fā)展奠定堅實基礎。

參考文獻

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