數字檔案室建設的實踐探討

劉雪婷

摘 要：就數字檔案室的建設而言，此類檔案室是順應時代發展而產生的，是運用有關技術對檔案實施管理的。在進行管理的時候，不但使用了有關的計算機技術，并且還使用了新的管理方式，以此來更好地管理檔案室。數字檔案室的建設屬于較復雜的工程，在進行建設的時候，必須使用有關的技術來完成信息的查詢，以此來做到信息的共享。在實施的時候，必須詳細研究實踐過程中具有的缺點，并且逐一進行處理，這樣才可以促進這個技術的快速發展，加強數字檔案室的建設質量。此文詳細分析了數字檔案室建設中具有的不足，并提出了相應的處理措施。

關鍵詞：數字檔案室;建設;實踐;分析探討

數字檔案室的建設是通過應用相關的信息技術來進行的，在這個過程中，需要通過技術的應用以及一些實踐活動，來使這項建設更加成熟，在建設的過程中需要總結相關的經驗，才能促進相關的建設更好發展。在這個過程中，不僅應該對技術進行大力的研發，還應該對相關的建設人員進行更好的管理，并促進這項工作順利完成實施。

1 建設的必要性

我國的數字檔案室建設是隨著信息化的發展做出的一種改變，對于一些檔案建設工作來說，需要在其工作基礎上實現觀念創新，并且通過相關機制的規范，進行更好的管理工作。在這個過程中，需要通過建設相關的檔案室，對檔案進行更好的管理，并且通過這種數字檔案室的建設，應用一些更加先進的技術，通過創新工作模式改變工作內容，使相關的檔案室建設更好發展。在這個過程中，不僅需要將一些管理思想與先進的技術進行融合，還要通過融入一些現代化的思想觀念，創新管理工作，使管理工作能夠更加規范。通過這種規范的管理工作，進行相關的管理[1]，從而使我國的檔案管理工作更加的安全。通過相關技術的實施，使得我國的檔案工作更好發展。隨著技術的發展，我國的一些企業也應該通過建立這種數字檔案室來使企業獲得更好的發展，促進我國社會的檔案管理工作更加符合時代特點和社會的要求，從而構建一個更加安全的社會。

2 數字檔案室建設中存在的問題

2.1 電子文件管理與信息平臺建設亟待規范

隨著電子信息的發展，電子文件有逐漸替代紙質文件的趨勢。但其在管理上仍存在大量問題，如管理制度的缺失，沒有明確對電子文件生成、存儲、歸檔以及對電子文件的真實性、完整性、安全性、可用性的規范管理;缺乏對電子文件形成之初以檔案標準的前端控制，尚未建立起統一的電子文件與電子檔案管理系統，沒有實現文檔一體化管理[2]。

2.2 數字檔案門類單一、缺乏統一管理

當前，大多數檔案室室藏檔案的主體多以文書檔案為主，在開展檔案數字化過程中，往往注重文書類檔案的數字化工作，其他門類檔案包括會計檔案、照片檔案、科技檔案、業務檔案等門類則沒有納入數字檔案的統一管理。在數字檔案室建設的過程中，如何實現各門類檔案的綜合統一管理，使數字化建設符合各行業的標準，也是數字檔案室建設中亟待解決的問題。

2.3 檔案數字化加工工作存在安全和質量隱患

目前，在開展檔案數字化工作中，許多單位以委托外包的形式進行，通過招標形式與數字化加工企業簽訂檔案數字化加工合同，雖然在委托加工的過程中會簽訂安全、保密、質量協議，但在具體實際操作過程中，單位重視不夠，對數字化加工的監管不到位，加之數字化加工人員的素質參差不齊和流動性大等因素帶來一定的安全隱患[3]。

3 數字檔案室建設對策

3.1 提高檔案意識，實現文檔一體化管理

一是從管理層面，對文件和檔案管理的各個環節進行綜合管理、全面控制以及統籌規劃，實行統一規范管理制度、統一規劃組織機構、統一設計管理機制。二是從技術層面，加強對歸檔電子文件的前端控制，要依據《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》《電子文件元數據規范》等相關標準，升級和改進現有信息管理系統，實現文件的形成、流轉、審批、鑒定、歸檔、整理、移交、保存、銷毀等各個環節工作流程的集成和信息的共享，確保其真實性、完整性與有效性，從而保證文檔實體生成一體化、文檔管理一體化、文檔信息利用一體化、文檔規范一體化[4]。三是從安全層面，注意對文件的存儲、傳遞、共享等信息安全風險的管控，采用病毒防治、系統漏洞掃描防護、物理隔離、用戶權限設置、信息加密、數據備份、容災恢復等各種安全手段，確保文檔管理系統的可靠、安全與穩定，以提高數字檔案室的物理安全、數據安全和保密安全能力。

3.2 豐富數字檔案資源，完善制度標準

數字資源建設是數字檔案室的核心。數字檔案室建設應注意完善室藏檔案結構，不僅要有文書檔案，還要有會計檔案、科技檔案、照片檔案、業務檔案等門類。在豐富和規范檔案資源管理上，一方面應在集中統一管理的原則下，實現各部門紙質與電子文件配套管理，將各門類電子檔案和傳統載體檔案全部納入數字檔案室應用系統集中統一管理，規范存儲電子檔案的要求。另一方面根據國家《電子文件管理暫行辦法》《電子文件歸檔與電子管理規范》《電子檔案移交與接收辦法》 《版式電子文件長期保存格式需求》《基于XML的電子文件封裝規范》 等要求，結合實際制定電子檔案數據移交、接收、存儲的規范和標準實現規范管理，研究制定數據端口對接方案，實現業務數據與檔案管理的標準化和規范化。

3.3 加強外包監管，確保數字化加工的安全與質量

在與委托外包單位簽訂保密協議之外，應嚴格依據國家《檔案數字化外包安全管理規范》的要求，加強數字化加工的安全管理。對數字化服務機構的保密、安全措施落實情況進行監督、檢查，防止檔案實體受損、丟失，杜絕數字化服務機構擅自復制、留存、使用檔案信息的行為。在加工結束后，注意對數字化加工中的存儲介質、移動介質、備份介質等進行安全保密的專項驗收。同時，要強化數字化加工的質量監管，注重把好案卷質量與信息著錄的質量驗收[5]。

3.4 完善管理機制，注重提高檔案人員素質

一方面，要通過完善管理，建立起檔案部門與信息技術、業務部門之間的協作機制，形成工作合力，以此來彌補現實工作中人才不足的問題。另一方面，要重視對檔案人員的配備和培養，既要注重人員的素質，又要注重提高檔案業務水平，要鼓勵他們學習新技術、新知識和參加有針對性、實用性強的業務培訓，重點加強電子文件、電子檔案管理以及計算機應用技術的培訓，使其在掌握檔案基礎理論的基礎上，進一步了解和掌握檔案的現代化管理方法，提高其業務素質和實際工作能力。

4 結束語

綜上所述，我國數字檔案室的建設實踐是我國的一項重要工作，不僅涉及我國一些信息數據的安全，而且在進行建設的過程中，還會與一些企業存在著直接的聯系，對于我國總體數字檔案室的建設來說，應該通過應用過程中的一些實踐內容，來對這項技術進行相關的改進，通過這種實踐活動，來對相關的工作進行優化，從而使工作過程中存在的一些問題，能夠得到更好的解決，促進我國更好地進行數字檔案的建設。

參考文獻

[1]王鳳.數字檔案室建設工作的幾點思考[J].檔案天地，2018（06）：58-59.

[2]楊玲，吳玉龍，宋元，米捷.自然資源部數字檔案室建設的問題與對策[J].北京檔案，2018（05）：34-35.

[3]寧莉燕，施建紅.醫院數字檔案室構建及思考[J].江蘇衛生事業管理，2018，29（01）：75-76+83.

[4]黃曉映.醫院數字檔案室建設現狀與改進措施[J].浙江檔案，2017（12）：66.

[5]張巍筠，劉雪麗.試論信息化背景下高校數字檔案室的建設[J].北華航天工業學院學報，2017，27（06）：43-45.